Wichtig war für Helmut Ulbrich von Anfang an die Durchgängigkeit des Systems. So hat der Elektroplaner aus Pirna vom ersten Kostenanschlag bis zur Endabrechnung inklusive der kompletten Projekt- und Dokumentenverwaltung alle seine Daten in einem System. Darüber hinaus legte er großen Wert auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit sowie auf einen stabilen Partner, der seine Software den Anforderungen der Anwender entsprechend weiterentwickelt und auch in den nächsten Jahren noch auf dem Markt verfügbar sein wird.
Das dreiköpfige Team um den Bürochef plant in der Region für öffentliche und industrielle Auftraggeber: Angefangen bei der elektrotechnischen Ausrüstung von Schulen, Sporthallen, Schwimmbädern, Altbausanierungen in historischen Zentren, bis zu Produktionshallen der Kunststoff- und Tabakindustrie einschließlich Trafostationen, Hochstrom-Schienensystemen und Datennetzen. Auch in der über 750 Jahre alten Festung Königstein und dem Kurort Bad Schandau in der Nationalparkregion „Sächsische Schweiz“ hat der Diplom-Ingenieur und Sachverständige des VdS Beleuchtungsanlagen geplant.
Alle Daten im System
Heute hat das Büro alle projekt- und kundenrelevanten Daten wie Adressen, Protokolle, Verträge, Aktennotizen, Schriftverkehr, Rechnungen etc. in der Datenbank von California 3000 abgelegt. Auf Basis des Corporate Designs des Ingenieurbüros wurden Formulare für den Schriftverkehr entwickelt. Auf diese kann jedes Team-Mitglied zugreifen. „Eine Honorarrechnung, die hat bei uns mindestens vier Seiten, sofern es kein Pauschalauftrag ist. Da ist es gut, wenn man in ein Rechnungsformular nur die entsprechenden Daten eintragen muss und das System die Rechenvorgänge inklusive Interpolieren übernimmt“, erklärt Ulbrich, der auch Vorsitzender des Verbands Beratender Ingenieure (VBI) in Sachsen ist.
Doch nicht nur sämtliche Vorlagen und Dokumente verwaltet das Büro mit der Software, sondern auch seine gesamten Leistungsbeschreibungen mit Positionen, Kommentaren und sonstigen Texten. So hat der Elektroplaner im System ein Stammleistungsverzeichnis aufgebaut, das er seit 1990 ständig weiterentwickelt und verfeinert. Denn gerade die Texte, welche die Informationstechnik, das heißt Hard- und Software, betreffen, sind nach wenigen Wochen schon veraltet. Daher gilt es diese und auch alle anderen ständig dem neuesten Stand anzupassen, um schnell eine frühe Kostenschätzung oder ein Leistungsverzeichnis zu erstellen.
Ab der ersten Kostenschätzung…
Zu einer ersten Kostenschätzung kann der Elektroplaner mithilfe der Software weitgehend automatisiert Kosten aus Vergleichsobjekten ermitteln und Planungsvarianten einfach per Knopfdruck durchspielen, um so aktiv die Kosten zu planen. Danach legt er das Raumbuch für das relevante Objekt an und ordnet die einzelnen Positionen den entsprechenden Räumen zu.
Die im Raum- und Gebäudebuch einmal erfassten Daten eines Objekts sind auch für alle Folgemaßnahmen zu nutzen. Ein automatischer bauteil- und raumübergreifender Austausch von Ausführungsvarianten sowie eine Szenarioanalyse zur Kostenoptimierung und Budgetplanung sind ebenso möglich, wie die automatische Generierung der Leistungsverzeichnisse. Ulbrich erläutert: „Per Knopfdruck erhalte ich hierbei auch die räumliche Zuordnung und kann damit später das Aufmaß der Errichterfirma kontrollieren und feststellen, ob die Angaben stimmen oder ob der Unternehmer die geplanten Mengen überschritten hat.“
Kommen die ausgefüllten Leistungsverzeichnisse zurück, wird der Preisspiegel inklusive Ausreißerpreisspiegel erstellt und nach förmlicher und technischer Prüfung der Angebote dem Auftraggeber ein Vergabevorschlag unterbreitet. „Wir schließen auch entsprechend der Vergabekriterien nach VOB Angebote aus der Wertung aus, weil zum Beispiel Bieter bei abweichenden Produkten den Nachweis der Gleichwertigkeit nicht beigelegt haben. Ohne technische Daten können wir die Gleichwertigkeit der Angebote nicht prüfen. Das ist dann ein Ausschließungsgrund“, meint der Bürochef.
Ist der Auftrag vergeben, legt das Ingenieurbüro Ulbrich alle während der Ausführungsphase erstellten Protokolle in California 3000 ab und schreibt die Kosten gemäß des Baufortschritts im Programm fort. Kommt das Aufmaß, werden im Planungsbüro die Daten in das System eingegeben und auf Knopfdruck eine Prüfrechnung erstellt. Die in der Prüfrechnung stehenden Mengen sind die vom Ingenieurbüro Ulbrich freigegebenen Mengen für die Rechnung der Ausführungsfirma. „Sollten Differenzen bestehen, muss ein klärendes Gespräch geführt werden“, meint Ulbrich. Darüber hinaus verwaltet das Büro sämtliche Abschlagszahlungen, Rechnungen, Schlusszahlungen sowie das Nachtragsmanagement mit dem Programm.
Übersicht über die Kostenentwicklung
Regelmäßig erstellt Ulbrich eine Übersicht über die Kostenentwicklung sowie einen Vergleich zu den ursprünglich geplanten Kosten, damit sowohl er als auch der Auftraggeber genau wissen, wie es um das Projekt steht. So ist es möglich, bei Abweichungen rechtzeitig einzugreifen. „Wir haben immer eine Übersicht über Kostenentwicklung, Abrechnungsstand und die weiteren prognostizierten Kosten. Das ist gut durchdacht in dem Programm und für uns ausgesprochen hilfreich.“
Alle Mitarbeiter des Büros arbeiten mit der Netzwerklizenz des Systems und greifen von ihren Arbeitsplätzen auf die auf dem Server laufende Datenbank zu. Für Ulbrich ist der Nutzen des Systems enorm, da er sowohl die Projektdaten verwalten und alle kostenrelevanten Daten bearbeiten kann und das mit einem Programm. Für ihn ist das System die Basis seiner Arbeit und er empfindet es als großen Vorteil, dass er nicht mit unterschiedlichen Systemen, sprich mit einer Textverarbeitung, einer Tabellenkalkulation, einer Adressverwaltung und einer Ausschreibungs- und Kostenkontrollsoftware arbeiten muss, sondern dass all diese Werkzeuge im Programm integriert sind.
Heike Blödorn
