Bei der Planung von Projekten und Beratung von Kunden verfolgen die Ingenieure der b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft einen ganzheitlichen Ansatz, der von der Grundlagenermittlung über die Planung, Ausschreibung und Bauleitung bis hin zur Abnahme reicht. Oberstes Ziel ist dabei immer die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit durch hohe Qualität und Wirtschaftlichkeit in Planung und Durchführung der einzelnen Projekte.
Doch die eigens für diesen Zweck schon vor längerem angeschaffte Projektcontrolling-Software erzielte nicht die gewünschte Wirkung. Sandra Koch, Controllerin bei b.i.g.: „Nach einer umfassenden Marktanalyse haben wir uns damals für eine günstige Remote-Hosting-Variante über das Internet entschieden. Aber bereits bei der Implementierung und der Anpassung an unsere Arbeitsprozesse merkten wir, dass wir mit dieser Lösung nur unzureichend unsere Projekte und deren Strukturen mit ihren spezifischen Eigenschaften und internen Erfordernissen abbilden und überwachen konnten.“ Schließlich wurde die Remote-Lösung nur zur Projekt-Zeiterfassung eingesetzt. Auswertungen waren nur begrenzt und mit hohem zeitlichem Aufwand möglich. „Es bestand kein wesentlicher Unterschied zu dem umfangreichen bürokratischen Aufwand, den wir vorher mit Excel betrieben haben. So war es einfach nötig, neue Wege zu gehen.“
Reibungslose Umstellung
Aufgrund dieser unbefriedigenden Situation und dem dringenden Bedarf nach einem integrierten, umfassenden und arbeitserleichternden Controlling-Tool entschied sich die Ingenieurgesellschaft für wiko, eine Branchen-Lösung für Architektur- und Ingenieurbüros, mit der heute über 25.000 Anwender arbeiten. Welch hohen Stellenwert die Wirtschaftlichkeit bei b.i.g. hat, zeigte sich dann am Zeitplan, mit dem wiko implementiert wurde: Im April 2008 begannen Software-Spezialisten von wiko mit dem Einspielen der Daten und der Strukturanpassung. Bereits zwei Wochen später konnten die Mitarbeiter nach einer internen Schulung ihre Leistungserfassung komplett in wiko vornehmen.
„Die Umsetzung ging sehr schnell, unsere Mitarbeiter hatten ein Leistungserfassungsdefizit von lediglich zwei Wochen“, fasst Koch die reibungslose Einführung der voll integrierten und durchgängigen Geschäftslösung wiko zusammen. Auch die weiteren Anpassungen folgten einem straffen Plan: Innerhalb weniger Wochen wurden die Altbestände an Projekten strukturell an die neue Lösung angepasst. Bereits im dritten Quartal 2008 konnten die b.i.g.-Ingenieure und Planer die Vorteile von wiko in gewünschtem Umfang nutzen.
Seitdem wird jedes Projekt in der neuen Struktur angelegt. Dafür werden speziell an die Bedürfnisse angepasste Vorlagen genutzt und das gesamte Projektgeschäft von der Akquise über die Abwicklung bis hin zur Abrechnung mithilfe der Software gesteuert und verwaltet. „Unsere Strukturen sind einfach wesentlich schlanker geworden“, erläutert Koch. Inzwischen wird nahezu der volle Umfang von wiko genutzt. Alle Mitarbeiter erfassen ihre Projektzeiten und können durch persönliche Soll-Ist-Analysen ihre eigenen Aufwendungen in Form von Projektkosten überprüfen.
Schnelle Information
Die Projektleiter arbeiten mit der Struktur der Projektsteuerungs- und Projektcontrolling-Funktion wesentlich effizienter als früher mit Excel-Auswertungen, sie können Budgets jederzeit prüfen und aktualisieren. Bei Projektneuanlagen werden Zeit und Nerven gespart, indem Standard-Projektvorlagen praktisch per Mausklick auf das aktuelle Projekt bezogen werden. Ganz besonders profitiert die Controlling-Abteilung von der neuen Lösung: „Mit wiko erledigen wir heute das komplette Projektcontrolling – die Excel-Berechnungen und -Auswertungen von damals gehören der Vergangenheit an“, freut sich Koch. Weil von der Angebotserstellung über die Projektanlage, die HOAI-Berechnung bis hin zur Rechnungsstellung alle Arbeitsabläufe komplett unterstützt werden, könne man an jeder Stelle Zeit sparen.
Auch die b.i.g.-Geschäftsführung schätzt die Vorteile der neuen Software-Lösung: Mit dem Reporting-Modul kann das Controlling dem Management innerhalb kürzester Zeit detaillierte und individuell einstellbare Auswertungen einschließlich der relevanten Kennzahlen vorlegen. Laut Anbieter ein Alleinstellungsmerkmal. Denn bei wiko liegt der Fokus eindeutig auf dem Controlling, die Wirtschaftlichkeit und die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung spielen die herausragenden Rollen. Die Funktionalität der Projektsteuerung komplettiert die Software schließlich zur umfassenden, integrierten Geschäftslösung, deren Einsatz immer wieder optimiert wird.
Koch: „An wiko nehmen wir hin und wieder kleinere Anpassungen vor, begründet im Tagesgeschäft. So optimieren wir das Nutzungsvolumen für uns immer weiter. In Zukunft wollen wir so bis zu 30 % unserer Verwaltungskosten einsparen.“ Doch damit sind die Einsatzmöglichkeiten von wiko längst nicht ausgeschöpft: In naher Zukunft soll bei den b.i.g.-Ingenieuren auch die Ressourcenverwaltung zum Einsatz kommen, über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung wird bereits nachgedacht. 2010 wird wiko dann vielleicht schon die komplette Dokumentenverwaltung übernehmen. Tino M. Böhler
1) Die wiko Bausoftware GmbH ist am 15. September 2009 aus dem Baubereich der 3pleP Development GmbH und ihrer Tochterfirma APSIS AnwenderZentrum GmbH, beide Freiburg, entstanden. Dabei haben die Software-Häuser ihre Lösungen zur wirtschaftlichen Steuerung von Architektur- und Ingenieurbüros sowie der öffentlichen Bauverwaltung unter einer gemeinsamen Marke vereint: Seitdem werden die Lösungen 3pleP Project Suite, APSIS 2009 sowie wiko SQL unter dem Namen wiko vermarktet.
b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft
Aus der 1981 im badischen Karlsruhe von Gisela und Bernd Bechtold gegründeten b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft ist eine Unternehmensgruppe entstanden, die heute bundesweit und international an 31 Standorten tätig ist und mehr als 2700 Mitarbeiter beschäftigt. Referenzen im Bereich der Ingenieurleistungen sind u.a. die Allianz-Arena in München (Qualitätssicherung), die O2-Arena in Berlin und der neue Großflughafen BBI, Berlin Brandenburg International (Elektrotechnik). Mit vier Niederlassungen und mehr als 80 Mitarbeitern in Deutschland ist die b.i.g. bechtold Ingenieurgesellschaft mit Hauptsitz in Karlsruhe das Herz der Unternehmensgruppe. Zu den Geschäftsfeldern der Unternehmensgruppe zählen neben der Generalplanung als Ingenieurbüro und dem vollständigen Betrieb von Liegenschaften auch Sicherheitsdienstleistungen, Facility Management und Gebäudeservice, Einrichtungsservice, Personalservice, Schulung, Aus- und Weiterbildung sowie Komplex-Dienstleistungen.
