Die Gleichzeitigkeit mehrerer Projekte erfordert ein hohes Maß an Organisation und Vorausschau. Bei engen Termin- und Kostenvorgaben stehen Planer unter vielfachem Druck: Wann beginnt welches Projekt? Welcher Zeitrahmen liegt zugrunde? Welche Leistungen wurden erbracht, welche sind bereits abgeschlossen? Und wann können Leistungen abgerechnet werden?
Schnell gerät ein solches Szenario zu einem regelrechten Durcheinander, wenn Übersicht und Darstellung der einzelnen Projekte fehlen. „Bei der Vielzahl kleiner Projekte kann es leicht passieren, dass man den Überblick verliert“, spricht der Geschäftsführer der Hamburger PBA Planungsgesellschaft Haustechnik mbH Thorsten Höpfner die Problematik an, sich in stressigen Zeiten zu verzetteln und Prioritäten falsch zu setzen. Das Planungsbüro PBA vertraut daher auf den Einsatz einer Controlling-Software.
Wirtschaftlichkeit im Blick
PBA, seit 1985 am Markt präsent, ist vornehmlich in der Technischen Gebäudeausrüstung von Gastronomiebetrieben tätig. Zu den Kunden der überwiegend in Hamburg, Schleswig-Holstein, Niedersachsen und in den östlichen Bundesländern tätigen Planungsgesellschaft zählen privatwirtschaftliche Unternehmen wie Raststättenbetriebe der Autobahnen und Schnellrestaurants.
Zu den Schwerpunkten gehört das Instandsetzen von Altanlagen sowie Planungen neuer Anlagen mit modernster Technik, wie Erdwärme, Photovoltaik und Solaranlagen. Das Leistungsspektrum umfasst Luft-, Klima- und Sanitärtechnik, Hygienetechnik sowie Elektrotechnik. Zu den Herausforderungen zählt die Ausstattung von Gebäuden von international renommierten Auftraggebern wie Shell und Airbus. PBA wickelt mit zehn Mitarbeitern, darunter fünf Ingenieure sowie fünf Techniker/Meister und technische Zeichner, durchschnittlich 100 Projekte im Jahr ab.
Um den Erfolg des Unternehmens langfristig zu sichern und Auftraggebern Kostensicherheit zu gewährleisten sowie die einzelnen Projekte hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit im Blick zu haben, setzt der Geschäftsführer das Controllingprogramm S-Control und die Honorarermittlungssoftware S-HOAI ein. Die Programme des Wuppertaler Herstellers Kobold Management Systeme GmbH unterstützen den Planer von der ersten Angebotserstellung über Teil- und Schlussrechnungsstellung inklusive Sicherheitseinbehalt bis hin zur Dokumentation von Zahlungseingängen. „Wir sind heute jederzeit in der Lage, jedes einzelne Projekt hinsichtlich relevanter Kennzahlen wie Projektstart, Leistungsphase oder Budgetausschöpfung darzustellen. „Ohne eine geeignete Controlling-Software wäre dies nicht möglich“, betont Höpfner.
Um die Übersicht über die vielen kleinen Projekte zu haben, hat Höpfner bereits in den 1990er-Jahren die Weichen für ein softwaregestütztes Unternehmenscontrolling gestellt. Neben der Vorgänger-Version von S-HOAI zur Honorarabrechnung hatten die Ingenieure vor allem mit ExcelListen gearbeitet. „Das war bis zu einem bestimmten Zeitpunkt auch durchaus ausreichend, aber irgendwann wollte ich exakt wissen, wo wir wirtschaftlich stehen“, beschreibt der Geschäftsführer die Phase, in der die alten Listen nicht mehr aussagekräftig waren.
Im April 2008 tauschte man daher die Vorgängerversion gegen die neue Version des Controllingsystems aus. Die Datenübertragung in das neue System erfolgte problemlos. Mittlerweile läuft S-Control mit zwölf Lizenzen an allen Arbeitsplätzen. Dabei war für Thorsten Höpfner vor allem wichtig, die Wirtschaftlichkeit jedes einzelnen Projekts darzustellen. Denn nur durch den Überblick über Auftragsstand, Kostenentwicklung, kalkulierte Stunden und freie Kapazitäten sind Aussagen über Wirtschaftlichkeit einer Unternehmung nachzuvollziehen.
Die Controlling-Software bietet Planungssicherheit von der ersten Kostenschätzung bis hin zur Kostenerfassung jedes einzelnen Projektes. In S-Control sind zudem die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling integriert. Sämtliche Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation lassen sich mühelos bearbeiten.
Realistische Kalkulation
Für Höpfner standen ganz pragmatische Dinge im Vordergrund. Zum einen sollen Projekte auf der strategischen Ebene entsprechend zusammengestellt und die richtigen Schwerpunkte gesetzt werden. Zum anderen sollen die einzelnen Projekte wirtschaftlich abgewickelt werden. Höpfner wollte bereits im Vorfeld wissen, ob die Angebote geschrieben und die entsprechenden Zahlen hinterlegt sind und wann die Rechnungsstellung erfolgen kann. „Das war mit der Vorgängerversion nicht mehr darzustellen und in Excel war die Fülle der Daten einfach nicht mehr zu handeln.“
Darüber hinaus war wichtig zu erkennen, ob die Projekte realistisch kalkuliert sind und wie sich der bereits geleistete Stundenaufwand auf das einzelne Projekt verteilt. „Bei einer falschen Kalkulation können Projekte sonst leicht aus dem Ruder laufen.“ Der Geschäftsführer weiß dank der Software zu jeder Zeit, wie ein Projekt steht, ob es sich rechnet oder gegengesteuert werden muss. Auch, dass sich die Kosten gegenüber dem Auftraggeber eindeutig darstellen und zu jedem Zeitpunkt dokumentieren lassen, empfindet der gestandene Planer als Plus.
Während für den Geschäftsführer vor allem die Daten wie Projektstart, Leistungsphasen, Kostenträger und Rechnungsverwaltung immens wichtig sind, hat sich für die Planungsgesellschaft insgesamt das Modul zur Zeiterfassung bewährt. Die Mitarbeiter bei PBA erfassen die Stunden, die je Projekt erbracht wurden, entsprechend der Leistungsphasen.
Wenngleich die Software nicht zur Stundenüberwachung der einzelnen Mitarbeiter genutzt wird, lassen sich über die erfassten Stunden wichtige Rückschlüsse hinsichtlich Projektkalkulation und letztendlich hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit des Büros ziehen. „Wir haben uns früher oft gefragt, ob der geleistete Stundenaufwand zum Angebot passt oder ob wir drauflegen. Die Software zeigt uns das bereits in einer ganz frühen Phase. Dann können wir entsprechend reagieren.“
Um in einem Planungsbüro mit mehreren Mitarbeitern die betriebswirtschaftliche Gesamtausrichtung einzuordnen, sind transparente Vorgänge wichtig: Aktuelle Zahlen hinsichtlich Auftragsbestand, Kostenentwicklung und Gemeinkostenfaktor müssen jederzeit abrufbar sein. Dazu gehören auch Angaben über tatsächlich geleistete Stunden sowie Angaben zu freien Tagen, Feiertagen, Urlaub und Krankheit. In den Gemeinkostenfaktor fließen Aufwände, die für Akquisition, für Schulungen und Weiterbildung anfallen und keinem bestimmten Projekt zugeordnet werden können. Dadurch ergibt sich eine exakte Gesamtkostenabschätzung für jede weitere Projekt- und Finanzplanung. Ein zusätzliches Plus: Durch Kenntnis der Gemeinkostenstruktur sind Bruttostundensätze aus den Nettostundensätzen ablesbar.
Abrechnen von Sonderleistungen
Ein wichtiges Entscheidungskriterium für den Einsatz von S-Control war für PBA die Darstellung und Abrechnung von Sonderleistungen. Mithilfe des Systems ist ersichtlich, wann welcher Mitarbeiter welche Leistung erbracht hat. Darunter fallen auch Sonderleistungen, die in der Projektkalkulation aber nicht berücksichtigt wurden. „Wir können dank der Software heute sehen, welche Zusatzleistungen erbracht wurden, diese gegenüber dem Kunden darstellen und in der Rechnungsstellung berücksichtigen.“ Früher seien diese Leistungen schlichtweg unter den Tisch gefallen. Susann Barczikowski, Bad Nauheim
