AVA-Software vollzog in den vergangenen Jahren einen beachtlichen technologischen Wandel: Von einfachen, text- oder datenbankorientierten Insellösungen für die Kernbereiche Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) entwickelten sich die Software-Produkte immer mehr zu durchgängigen Gesamtlösungen für die Bereiche AVA, Kosten-, Projekt- und Büromanagement. Liefen erste AVA-Programme Anfang der 1970er Jahre noch auf schrankgroßen Rechneranlagen, die mit Lochkarten gefüttert wurden, so begann der eigentliche Siegeszug in den Planungsbüros erst mit Einführung bürotauglicher PCs Mitte der 1980er Jahre. Mittlerweile gehören AVAProgramme – neben CAD – zu den wichtigsten Software-Werkzeugen, mit denen Planer einen beträchtlichen Teil ihrer Honorarerträge erwirtschaften. Von Kleinaufträgen, über komplette Gewerke, bis zu mehrere hundert Seiten umfassende Ausschreibungen für große Gebäudekomplexe bietet AVA-Software Unterstützung in allen Bereichen.
Eier legende Wollmilchsau
Die Entwicklung vom einfachen Ausschreibungsprogramm zur „Eier legenden Wollmilchsau“ ist nicht zufällig. Sie ist eine Reaktion der Bausoftware-Hersteller auf Wünsche der Anwender, Erfordernisse des Marktes und den Wettbewerb der Anbieter untereinander. In ihren Kernfunktionen unterscheiden sich AVA-Lösungen aufgrund standardisierter Verfahren bei der Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen und aufgrund geltender Normen kaum voneinander: Bauleistungen werden beschrieben, Angebote in einem Preisspiegel verglichen, Aufträge vergeben und abgerechnet. Da die Bauplanung und Realisierung in zahlreiche Normen, Richtlinien und Vorschriften eingebunden ist, berücksichtigen AVA-Software und entsprechende Ausschreibungstexte Regelwerke wie DIN-Normen oder VOB-Regeln.
Um den steigenden Anforderungen des Marktes im Hinblick auf Kosten-, Termin- und Planungssicherheit gerecht zu werden und um sich gleichzeitig vom Wettbewerb abzusetzen, wurden Stück für Stück zusätzliche Funktionen ergänzt: Adressverwaltung, Terminplanung, Kostenkontrolle, Bauzeiten-, Projekt-, Büro-, Dokumentenmanagement und weitere. Was auf der einen Seite Vorteile hat – etwa eine einheitliche Datenhaltung, Benutzerführung, die Vermeidung von Datenredundanzen und ein durchgängiger „Workflow“, hat auf der anderen Seite auch Nachteile.
So entsteht teilweise eine Überschneidung mit im Büro bereits vorhandenen BMSP- (Büro- und Management-Software für Planungsbüros) oder kaufmännischen Lösungen, die für bestimmte Aufgaben weitaus besser geeignet sind. Zudem müssen alle Funktionen mitbezahlt werden, auch wenn man sie eigentlich gar nicht nutzt. Ob eher der „dicke Hobel“ oder das schlanke Software-Werkzeug das Richtige ist, hängt vom Einsatzbereich und der Softwareumgebung im jeweiligen Ingenieurbüro ab.
Was macht eine AVA TGA-spezifisch?
AVA-Software für den TGA-Bereich unterscheidet sich inhaltlich kaum von allgemeinen AVA-Programmen für Bauingenieure oder Architekten, dem Großteil des Angebots auf dem Markt. Deshalb zählen die meisten AVA-Anbieter auch Haustechniker zu ihrer Zielgruppe. Dennoch gilt es, auf einige Besonderheiten zu achten, wenn man sich für ein konkretes Produkt entscheidet: Funktionen etwa, die von TGA-Fachplanern häufig genutzt werden, sollten intuitiv bedienbar und schnell erreichbar sein.
Das betrifft zum Beispiel Wiederholungs- und Zuschlagspositionen, die vom Programm komfortabel unterstützt werden sollten. Suchfunktionen (Artikelnummer, Begriff, Warengruppe etc.) bzw. Kurzweg-Tasten für die Schnellauswahl sollten Ausschreibungs-Profis eine schnelle LV-Bearbeitung erlauben. Auch sollte eine komfortable Eingabe innerhalb von Tabellen (Preisspiegel etc.) möglich sein, ohne zwischen verschiedenen Fenstern hin- und herspringen zu müssen. Auch an den kleinen Dingen ist Praxisnähe erkennbar: so ist es beispielsweise sehr praktisch, wenn der Langtext automatisch eingeblendet wird, sobald man mit dem Mauszeiger auf den entsprechenden Kurztext in der Tabelle zeigt.
Durch die Konzentration auf wesentliche Funktionen, die für den TGA-Fachplaner wichtig sind, werden die Übersichtlichkeit und die Bedienung des Programms erleichtert. Zusatzfunktionen wie Adressen- und Projektdatenverwaltung oder Kostenkontrolle sind nützlich, während ein Raumbuch, eine Bauzeitenkontrolle oder eine Mengenermittlung bzw. CAD-Datenübernahme nicht unbedingt erforderlich sind.
Schnittstellen machen AVA flexibel
Anders als im CAD-Bereich, funktioniert der AVA-Datenaustausch relativ problemlos. Das liegt einerseits daran, dass der Austausch alphanumerischer Informationen technisch einfacher ist, andererseits hat sich die Baubranche früh auf allgemein anerkannte Standards geeinigt. Wichtige Austauschformate im AVA-Bereich sind für den Baubereich das GAEB-Format (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen), als Weiterentwicklung des REB-Formates (Regelungen für die elektronische Bauabrechnung) sowie – als wichtigste Schnittstelle für den TGA-Bereich – Datanorm, ein Standardverfahren für den Artikeldatenaustausch zwischen dem Fachgroßhandel, Herstellern und dem Installationshandwerk.
Zusätzlich wurden die Formate UGS und UGL im SHK-Bereich für die Übergabe von Artikelnummern, -mengen und Preisen entwickelt. Sie ermöglichen eine einfache Kalkulation des Materialanteils und einen schnellen Abgleich der Einkaufspreise zwischen Handwerker und Großhandel bzw. Hersteller (siehe auch Kasten). Ergänzend zur Druckausgabe wird häufig der Export von Leistungsverzeichnissen in den Formaten ASCII, DOC, RTF und TXT unterstützt. Das verbreitete PDF-Format bietet sich zusätzlich als einfaches und sicheres Format für den elektronischen Versand von LV-Texten per E-Mail an. Allgemein gilt: je umfassender die Palette der Im- und Exportformate ist, desto flexibler lässt sich eine AVA-Lösung einsetzen.
Ausschreibungstexte
Ohne Ausschreibungstexte ist ein AVA-Programm wie ein Auto ohne Benzin. Deshalb sollte ein AVA-Programm serienmäßig mit einer guten Text-Grundlage ausgestattet sein. Natürlich können Planer auch eigene Texte nutzen bzw. aufbauen, die mit den Jahren wachsen. Regelmäßige Aktualisierungen, Normen-Konformität und eine gewisse Rechtssicherheit bieten Texte kommerzieller Anbieter. Normen und Vorschriften sind stetigen Änderungen unterworfen, was auch für Leistungsbeschreibungen Folgen hat. Planer, die auch bei Standardpositionen eigene Texte nutzen, haben das Nachsehen, denn wer hat schon die Zeit, alle Texte regelmäßig auf Normen- und VOB-Konformität prüfen?
Online-Datenbanken wie das HeinzeBauOffice bieten Abhilfe. Eine Installation der Daten auf dem eigenen System ist nicht erforderlich, was Speicherplatz spart und Sicherheit bietet, denn aktuelle DIN- und VOB-Normen sowie die gültigen Ausführungsrichtlinien werden berücksichtigt. Doch Baudatenbanken enthalten mehr als aktuelle Ausschreibungstexte: Speziell für Ingenieure bieten sie umfassende, aktuelle Bauproduktinformationen mit detaillierten Auskünften zu Produkten und Dienstleistungen der Bauindustrie. Dazu gehören LV-Texte ebenso wie Bildinformationen, detaillierte Produktdaten, Montagehinweise etc.
CAD + AVA = LV?
Wer mit CAD und AVA plant, generiert Leistungsverzeichnisse auf Knopfdruck – so versprechen es die Anbieter. Die Realität sieht anders aus, denn die Mehrzahl der Planer ermittelt Massen (notgedrungen) lieber mit Dreikant und Taschenrechner aus dem ausgedruckten CAD-Plan. Das hat mehrere Gründe: Häufig sind inhaltliche Fragen eines Bauwerks noch nicht vollständig geklärt, oder Installationsobjekte und Materialien vom Bauherren noch nicht definiert, da wird aus Zeitgründen schon an der Beschreibung der Bauleistungen gearbeitet. Viele Anwender nutzen CAD zudem lediglich als Reißbrett. Doch aus zweidimensionalen Daten lassen sich nur eingeschränkt beispielsweise Leitungslängen ermitteln.
Hinzu kommt, dass der CAD-Plan, wie jeder Plan, eine Abstraktion der Realität ist. Viele Details bei der SHK-Installation werden in der Regel nicht gezeichnet – etwa Verbindungsteile, Halterungen oder andere Details. In der Praxis behilft man sich damit, dass diese Objekte entweder „von Hand“ ermittelt oder über Erfahrungswerte im LV berücksichtigt werden. Aus den oben genannten Gründen und weil die Prüfung der automatisch übergebenen Daten auf Korrektheit mehr Aufwand generiert als eine manuelle Ermittlung, spielt die Mengen/Massenübergabe von CAD nach AVA (nicht nur) im TGA-Bereich eine eher untergeordnete Rolle.
AVA@Web – online ausschreiben
Wie in anderen Bereichen auch, erhielt die Ausschreibung und Vergabe durch das weltweite Datennetz einen Entwicklungsschub. So bietet die Möglichkeit, Ausschreibungsdaten im Internet zu publizieren und vom Empfänger ohne Neuerfassung weiterzubearbeiten, erhebliche Kosteneinsparungspotenziale. Ausschreibungen müssen nicht mehr ausgedruckt, gegebenenfalls kopiert und postalisch verschickt werden. Der zeitlich nicht immer kalkulierbare Postweg entfällt.
Insgesamt wird der Datenaustausch und die Kommunikation zwischen Ausschreibenden, Bietern und Produktlieferanten einfacher und effizienter, denn Ausschreibungsdatenbanken bieten mehr: so können sämtliche Unterlagen wie Leistungsverzeichnisse, Pläne, Bilder oder Formulare online abgelegt und ausgewählten oder allen Bietern zur Verfügung gestellt werden. Vergleichsangebote lassen sich so in ausreichender Anzahl zur Entscheidung heranziehen und neue Geschäftsbeziehungen knüpfen.
Checkliste AVA-Software
Aufgrund der Funktionsvielfalt ist es nicht einfach, in einer komprimierten „Checkliste“ Wichtiges zusammenzustellen. Bei der Kaufentscheidung sollte man aber auf folgende Punkte achten:
Ausschreibung: Sowohl eigene Texte als auch marktgängige Textsammlungen bzw. Datenformate (Datanorm, GAEB, StLB, Heinze BauOffice, sirAdos, DBD, ausschreiben.de, MS-Excel, MS Word etc.) sollten bei der Auswahl von LV-Positionen genutzt werden können und nach dem Einfügen per Drag&Drop editierbar sein. Eine automatische Versionsprüfung beim Einlesevorgang sollte sicherstellen, dass die Daten korrekt interpretiert und gespeichert werden.
Beim Einlesen sollten Texte ggf. automatisch auf den TGA-Standard von 40 Zeichen je Zeile umgebrochen und nicht erlaubte Zeichen gefiltert werden. Alle Positionsarten (Normal-, Wiederholungs-, Zuschlags-, Eventualposition etc.) sollten komfortabel unterstützt werden. Bestehende LVs sollten sich mit Artikel-Stammdaten abgleichen lassen, z.B. im Zusammenhang mit Updates auf aktuelle oder alternative Preise, Rabattgruppen, Kurztexte, Volltexte oder Verpackungsmengen.
Eine Suchfunktion nach Artikelnummer, Suchbegriff, Waren- oder Rabattgruppe ermöglicht eine beschleunigte LV-Bearbeitung. Windows-konforme Textfunktionen sollten auch das Suchen/Ersetzen von Kurztext und Langtext ermöglichen. Falls vorhanden, sollten sich Bilder der Artikel-Stammdaten während der LV-Bearbeitung anzeigen, auswählen und vor oder hinter den Text einfügen lassen. Individuell veränderbare Layouts mit vielfältiger Gestaltungsmöglichkeit geben allen LV-Texten ein Büro- bzw. Projekt-konformes Äußeres. Eine Druckvorschau mit Zoomfunktion hilft, Papier zu sparen. Alternativ zum Ausdruck und Postversand sollten LVs per E-Mail in den Formaten RTF/DOC, XLS und vor allem PDF versendet werden können.
Vergabe: Die AVA-Software sollte eine Vielzahl von Möglichkeiten bieten, Angebote zu verwalten, zu analysieren und Aufträge zu vergeben. Ein Bietermodul sollte der Datenaustauschdatei mitgegeben werden können, damit der Bieter seine Preise eintragen kann. Die Bieterangebote sollten dann über Standardschnittstellen direkt in den Preisspiegel eingelesen werden können. Anhand von Fehlerprotokollen sollten Nachweise über die Vollständigkeit und Korrektheit von Angeboten möglich sein. Im Preisspiegel sollten sich die Bieter alphabetisch, nach Preisen oder in der Reihenfolge der Angebotseröffnung gegenüberstellen lassen. Der Ausdruck sollte auch im Querformat und nur für markierte Bereiche möglich sein. Auch die eigentliche Auftragsvergabe sollte unterstützt werden (Generierung Vertrags-LV, Datenaustauschdatei, automatische Generierung von Absagen oder Zusagen etc.). Bei der Vergabe sollten die Angebote mit den entsprechenden Zu- und Abschlägen versehen werden können.
Abrechnung: Vor allem die Bereiche Rechnungsprüfung, Aufmaß und Zahlungsfreigabe sollten effizient unterstützt werden. So sollten Aufmaßdaten in den Standardformaten DA11 und DA12 importierbar sein und mit der entsprechenden Rechnungsfreigabe verknüpft werden können. Aufmaße sollten nach freier Formel, nach REB bzw. GAEB möglich sein. Alle Aufmaßberechnungen sollten druckbar sein, inklusive Soll-Ist-Vergleich. Von der Einzelrechnung über die Abschlags- und Teilschlussrechnung bis zur Abschlussrechnung sollten alle Rechnungsarten komfortabel unterstützt werden. Zahlungsaufforderungen oder Zahlungsübersichten sollten automatisch generiert werden.
Sonstiges: Eine einfache Bedienung im MS-Office-Standard hilft über erste Hürden hinweg, ebenso wie eine Online-Hilfe, ein gutes Handbuch mit Tutorial oder gar ein Programm-Assistent, der bei kniffeligen Arbeitsabläufen den Einsteiger mit Tipps und Hinweisen unterstützt. Weitere wichtige Auswahlkriterien sind die Bereiche Schulung (Kosten für Individual-/Gruppenschulung), Support (Erreichbarkeit, Kompetenz, Kosten) sowie Updates/Upgrades auf neue Versionen (Kosten Wartungsvertrag, Online-Download). Ein Tipp für die Testphase: Voll funktionsfähige, zeitlich befristete Testversionen eignen sich für Testzwecke besser, als funktionell eingeschränkte Demo-Versionen.
Marktdaten
Die Marktübersicht erhebt angesichts der Vielzahl an AVA-Anbietern keinen Anspruch auf Vollständigkeit, dennoch gibt sie einen anschaulichen Überblick über Einsatzbereiche, Leistungen und Preise. Das Gros der Lösungen bedient hauptsächlich die Bereiche Hoch- und Tiefbau. Speziell für den TGA-Bereich ausgelegte Lösungen sind im Vergleich zum Gesamtangebot eher selten (ConSoft, ETU Software, liNear, Solar-Computer und weitere) und beschränken sich häufig auf die Ausschreibung. Ein neuer Anbieter ist Avaplan Software, Berlin, der sich mit „Avaplan Studio“ an den Bedürfnissen von TGA-Fachplanern ausrichten will. Zur Markteinführung wird auf https://www.avaplan.de/ eine kostenfreie Vollversion zum Download (etwa 14 Tage ab 30. März angeboten).
Die Preisspannen von AVA-Lösungen sind relativ groß – sie liegen meistens zwischen 500 und 3000 Euro – je nach Funktionsumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für Ausschreibungstexte (zwischen 300 und 1500 Euro). MB
Datanorm, UGS und UGL
Datanorm: …ist als wichtigstes Standardverfahren im TGA-Bereich für den Artikeldatenaustausch zwischen dem Fachgroßhandel, Herstellern und dem Installationsfachhandwerk seit vielen Jahren etabliert. Die Datanorm-Versionen 1, 2 und 3 wurden nach den Anforderungen an die Datenaustauschformen im Heizungs- und Sanitärgewerbe vorwiegend aus der Sicht der Fachhändler konzipiert. Anforderungen aus anderen Bereichen wurden in den Versionen 4 und 5 berücksichtigt. Die aktuelle Version 5 beinhaltet gegenüber den Vorgängerversionen zahlreiche Verbesserungen. So ist es beispielsweise möglich, über Umrechnungsfaktoren im Kalkulationsbereich automatisch zwischen Stangen- bzw. Rollen-Materialpreisen und Meter-Preisen umzurechnen. Eine weitere Verbesserung ist die Möglichkeit, umfangreiches Bildmaterial (Artikelfotos, CAD-Zeichnungen etc.) mit Artikeldaten zu verknüpfen, womit Ausschreibungstexte noch mehr Aussagekraft erhalten.
UGS/UGL: Das UGS-/UGL-Format (UeberGabeSchnittstelle Lang) wurde entwickelt, um im SHK-Bereich eine Übertragung von Artikeln aus einer Katalog-CD oder aus Online-Katalogen von Großhändlern in ein Anwendungsprogramm zu ermöglichen. So können benötigte Artikel komfortabel zusammengestellt, gesammelt an ein Angebots-, Rechnungs- oder Bestellprogramm übertragen und dort digital verarbeitet werden. Das UGL-Format ist eine Weiterentwicklung des UGS-Formates und ermöglicht die Übertragung von Artikeln, inklusiven Texten und Preisen, ohne dass Stammdaten des Datenlieferanten vorhanden sein müssen.
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Weitere Infos (Auswahl)
http://www.ausschreiben.de Ausschreibungstexte online
http://www.buergerle.de Datanorm-Infos, Leistungskatalog Sanitär/Heizung
http://www.dbd.de Dynamische Baudaten für Kostenermittlung und AVA
http://www.din-bauportal.de Neutrale und herstellerbezogene Ausschreibungstexte
http://www.gaeb.de Gemeinsamer Ausschuss für Elektronik im Bauwesen
http://www.heinzebauoffice.de Ausschreibungstexte, Bauprodukte
http://www.sirados.de Baudaten für Kostenplanung und Ausschreibung
