Multifunktionale Bürowerkzeuge

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• AVA-Software wurde seit Einführung der EDV in den Planungsbüros vor über 30 Jahren praktisch mit jeder neuen Version sukzessive um zusätzliche Funktionen erweitert.
• Deshalb ist die Software inzwischen universell einsetzbar: Zur Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen wurden Funktionen für die Mengenermittlung, das Aufmaß, Nachtragsmanagement, das Kosten-, Projekt-, Adress-, Dokument- oder Termin-Management hinzuprogrammiert.
• Neue Anforderungen kamen durch technische Entwicklungen, wie das Mobile Computing und das Cloud Computing hinzu. Das hat dazu geführt, dass AVA-Software immer leistungsfähiger, aber auch komplexer (und teurer) wurde.
• Wer sich die inzwischen unverzichtbare Bürowerkzeug zulegen möchte, sollte deshalb mit Weitblick genau darauf achten, welche Funktionen er braucht und welche nicht.

Programme für die Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) wa-ren bereits in den frühen 1980er-Jahren die ersten brauchbaren Bausoftware-Werkzeuge. Mit ihnen wurde und wird ein beträchtlicher Teil der Honorarerträge planender Unternehmen erwirtschaftet. Sukzessive angereichert mit Funktionen und Modulen für die Bau-kostenplanung, das Büro-, Projekt- oder Dokumentenmanagement tragen sie heute dazu bei, dass es im Büro und auf der Bau-stelle rund läuft.

Dennoch verzichten offensichtlich viele Unternehmen auf die Vorteile der digitalen Multitalente. Darauf lassen zumindest Umfragen schließen, wie die des Marktforschungsunternehmens BauInfoConsult [1]. Nur etwa die Hälfte aller Planungsbüros setzt demnach AVA-Software ein, die andere Hälfte erledigt die klassischen AVA-Funktionen mit allgemeiner Office-Software.

Office- oder AVA-Software?

Aufgrund der Verbreitung von Microsoft Office sind in vielen Unternehmen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme im Einsatz. Nicht nur Bauleistungen werden damit ausgeschrieben, sondern auch die Bürokorrespondenz erledigt, Mitarbeiter- und Projektzeiten erfasst oder der Sicherheits- und Gesundheitsschutz auf Baustellen koordiniert. Das ist in der Anschaffung billiger, weil kein zusätzliches Programm gekauft und jährlich aktualisiert werden muss.

Grundsätzlich lassen sich Ausschreibungen zwar mit jedem besseren Texteditor zusammenstellen. Schließlich ist es nicht (nur) die Software, die für eine gute, vollständige und technisch aktuelle Ausschreibung sorgt: Es sind in erster Linie die auf Erfahrungswerten bei der Ausführung oder Abrechnung beruhenden, teilweise eigenen und bürointern ständig verfeinerten und erweiterten LV-Texte. Wer in MS Excel oder OpenOffice Calc fit ist, kann mithilfe von Formeln und Makros auch Kostenschätzungen, individuelle Preisspiegel oder grafische Auswertungen erstellen. Office-Profis schwören darauf und setzen diese Programme ausschließlich oder parallel zur AVA-Software ein.

Für durchschnittliche Anwender ist der Umgang mit Zeilen, Spalten und Formeln allerdings gewöhnungsbedürftig. Hinzu kommt, dass AVA-Software spezielle Funktionen für die Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung von Bauleistungen, aber auch Auswertung und Verwaltung von Angeboten etc. bietet. Automatismen beschleunigen Abläufe, Textbausteine vereinfachen die Eingabe, Plausibilitätsprüfungen minimieren Fehlerquellen und anderes mehr.

Digitale Multitalente

AVA-Programme sind digitale Multitalente. Sie sind im Hoch- und Tiefbau ebenso zuhause, wie in der Tragwerksplanung, Haustechnik, im Anlagen-, Städte-, Garten- und Landschaftsbau. Sie unterstützen Planer bei der Ausschreibung von Kleinaufträgen ebenso wie bei der Erstellung von mehrere Tausend Seiten umfassenden Leistungsverzeichnissen für millionenschwere Großprojekte.

In ihren Kernfunktionen unterscheiden sich AVA-Lösungen aufgrund geltender Normen und Regelwerke (DIN, REB, GAEB etc.) kaum voneinander: Bauleistungen werden beschrieben und Mengen ermittelt, Angebote geprüft und verglichen, Aufträge vergeben und abgerechnet. Zu den wichtigsten AVA-Funktionen zählen deshalb die Leistungsbeschreibung mit Standardtexten von Drittanbietern und / oder mit eigenen freien Texten, die Mengenermittlung aus CAD-Daten, die Angebotskontrolle, der Preisspiegel, die Vergabe, Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe, Soll/Ist-Übersichten, der elektronische Datenaustausch und anderes mehr.

Auch den administrativen Bereich unterstützen AVA-Programme mit zusätzlichen Funktionen zur Adress- und Projektdatenverwaltung oder der Bürokorrespondenz – bis hin zum Büromanagement. Präzise Leistungsbeschreibungen, Mengen und Preise ermöglichen exakte Kostenprognosen, weshalb AVA-Software auch für die Kostenplanung eingesetzt wird. Fast alle AVA-Programme bieten dazu mittlerweile auch Kostenplanungsfunktionen oder -module an.

Zu Universalprogrammen haben sich AVA-Programme nicht zufällig entwickelt – es war vielmehr eine Reaktion der Bausoftware-Hersteller auf Anwenderwünsche, Markterfordernisse und den Wettbewerb. Was einerseits Vorteile hat – etwa eine einheitliche Datenhaltung und Benutzerführung, die Vermeidung mehrmaliger Eingaben und dadurch bedingter Datenredundanzen sowie ein durchgängiger „Workflow“ – hat andererseits auch Nachteile: So müssen alle Funktionen mitbezahlt werden – auch jene, die man eigentlich gar nicht benötigt. Abgesehen davon macht die Funktionsvielfalt die Programme komplexer, was einen (Wieder-)Einstieg und das Arbeiten mit der Software erschweren kann.

Leistungsverzeichnisse und Baukosten per Knopfdruck gibt es trotz des hohen Leistungsstandards nicht. Das Gros der Planer ermittelt Längen, Flächen oder Mengen immer noch mit Dreikantmaßstab und Taschenrechner auf Grundlage des ausgedruckten Baueingabeplans. Häufig muss aus Zeitdruck schon ausgeschrieben werden, obwohl wichtige formale oder strukturelle Fragen noch gar nicht geklärt sind. Sind sie geklärt, ergeben sich aus unterschiedlichen Gründen Änderungen, die Nachträge zur Folge haben. Hinzu kommt die immer noch verbreitete 2D-CAD-Planung, die nicht die Möglichkeiten einer modellorientierten Mengenermittlung bietet.

Doch selbst wer dreidimensional konstruiert, berücksichtigt nicht alles, was AVA-relevant ist. Auch ein BIM-Gebäudedatenmodell (Building Information Modeling, siehe auch: Wege aus der Sackgasse, TGA 08-2012,  Webcode  369732) ist eine Abstraktion der Realität, das viele Baudetails ausspart, beispielsweise besondere konstruktive Elemente, Verbindungsteile, Konsolen und anderes mehr. In der Praxis läuft es darauf hinaus, dass Standardbauteile zwar automatisch ausgewertet werden, dass aber immer noch viel „von Hand“ ermittelt oder über Erfahrungswerte in der Ausschreibung berücksichtigt werden muss.

AVA-Trends

Neue Entwicklungen halten die inzwischen betagte Kategorie AVA-Software jung. Neben dem schon erwähnten Trend zur Komplettlösung, die insbesondere die Kostenplanung einschließt, sind es das Mobile Computing und das Cloud Computing, die neue Impulse liefern. Gemeint sind damit der mobile Einsatz von IT- und Kommunikationstechnologien, respektive der plattform-, zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf Programme, Daten, Speicher- oder Rechenkapazitäten über Datennetze.

Über Terminalserver-Verbindungen können mehrere Planer jetzt schon von unterschiedlichen Standorten aus gemeinsam an einer Ausschreibung feilen oder für die Rechnungsprüfung online abrufen. Online lassen sich Ausschreibungstexte oder Preise von Drittanbietern, wie Heinze BauOffice, sirAdos, oder von Bauprodukt-, respektive AVA-Herstellern abrufen. Vorteil der kostenpflichtig oder kostenfrei herunterladbaren LV-Texte ist deren Vollständigkeit, Aktualität und Normenkonformität. Auch erste Apps für Smartphones und Tablet-PCs gibt es bereits: so ersparen LV-Viewer das Herumschleppen dicker Ordner.

Vorteile bietet das Internet auch beim digitalen Austausch von Ausschreibungsdaten und der E-Vergabe. Insbesondere im Angebotsverfahren lassen sich Zeit und Kosten einsparen, weil sich der Ausdruck, Postweg, die erneute Eingabe beim Bieter oder die Angebotsnachrechnung erübrigen oder zumindest vereinfachen. Online-Bietermodule ermöglichen auch Bietern, die über keine Kalkulationssoftware verfügen, online ein Angebot zu erstellen und abzugeben.

Erste Web-Anwendungen gibt es ebenfalls bereits: So ist beispielsweise mit NetBAU Globe von Sidoun, Pallas von Architext oder Nevaris von Nemetschek / Auer ohne vorherige Installation ein passwortgeschützter Online-Zugriff auf die Software und Projektdaten möglich.

Auch der Austausch von Ausschreibungsdaten und die elektronische Vergabe von Bauleistungen haben sich mit Einführung des Datenaustausch-Standards XML etabliert. Immer mehr Online-Ausschreibungs- und Vergabeplattformen für öffentliche und private Bauvorhaben unterstützen teilweise auch den rechtsverbindlichen und verwaltungskonformen Vergabeprozess, inklusive digitaler Signatur.

Was bieten der Markt und die Tabelle?

Eine Vielzahl, meist unter Windows laufender AVA-Programme konkurriert um einen, angesichts oben genannter Umfrageergeb-nisse, offensichtlich noch entwicklungsfähigen Markt (siehe auch Tabelle und Info-Kasten). Daneben gibt es auch Low-Cost und Shareware-Lösungen, (auch) unter Mac OS (bei-spielsweise AVA.relax, California.pro oder LazyJack) oder Linux (beispielsweise Lxava) laufende oder auf TGA-Gewerke spezialisierte Programme (beispielsweise Avaplan Studio und Hottgenroth AVA).

Die Preise liegen zwischen Null und mehreren Tausend Euro, abhängig vom Funktionsumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für Zusatzmodule, Schnittstellen oder LV-Texte (zwischen 300 und 1500 Euro).

Dass einige Programme ein viertel Jahrhundert und älter sind, kann auch Oberflächenkosmetik nicht verbergen. Technisch überholte Programmkerne und Datenbanken können insbesondere bei größeren Projekten den Arbeitsfluss hemmen. Deshalb sollte man bei der Software-Auswahl nicht nur auf den Funktionsumfang achten (Texte, Schnittstellen, Bietermodul inklusive? etc.), sondern auch Fragen zur Aktualität der Programm- und Datenbanktechnik, zum letzten Update/Upgrade oder zur Anwenderzahl und -struktur stellen. Im Einzelnen wurden folgende Programm-Merkmale abgefragt:

Anhand des Softwarekonzepts kann man die Software vorab einschätzen: Handelt es sich um eine Einzelplatz- und / oder Netzwerk-, Kauf- oder Mietsoftware? Der Großteil läuft unter Windows, teilweise aber auch unter Mac OS oder einem anderen Betriebssystem.

Die Einsatzbereiche zeigen, ob die Software für die Bereiche Hochbau, TGA (SHK), SiGe und Kommunal geeignet ist, über entsprechende Funktionen und Anwender verfügt.

Nur besonders schlanke AVA-Programme verfügen lediglich über die Basisfunktionen Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung sowie Mengenermittlung. Die meisten Lösungen beherrschen zusätzlich Aufmaß-, Raumbuch-, Auftrags- und Nachtragsmanagement-Funktionen. Zu den Zusatzfunktionen umfassender AVA-Lösungen zählen Kosten-, Budget-, Projekt-, Adress-, Dokument- und Termin- Management-Funktionen.

Ob Textbausteine mitgeliefert werden, ob man eigene Texte oder Textdatenbanken von STLB-Bau, DBD, STLB-BauZ, sirAdos, Heinze und anderen verwenden kann, listet diese Zeile auf. Insbesondere das STLB-Bau wird (mit oder ohne DBD BauPreise) häufig von TGA-Planern genutzt, auch weil es hierfür speziell zugeschnittene Pakete gibt.

Wichtige Austauschformate im AVA-Bereich sind für den Baubereich die GAEB-90- und GAEB-2000-Formate (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen), als Weiterentwicklung des REB-Formates (Regelungen für die elektronische Bauabrechnung) sowie GAEB DA XML 3.1. Dieses Datenformat wird zur Sicherung der Qualität im elektronischen Datenaustausch zertifiziert (weitere Infos, inklusive einer Liste der zertifizierten Programme: http://www.bvbs.de/zertifizierungen.html). Die wichtigste Schnittstelle neben GAEB ist im TGA-Bereich Datanorm, ein Standardverfahren für den Artikeldatenaustausch zwischen dem Fachgroßhandel, Herstellern und dem Installationshandwerk. Die Formate UGS und UGL für die Übergabe von Artikelnummern, -mengen und Preisen ermöglichen eine Kalkulation des Materialanteils und einen Abgleich der Einkaufspreise zwischen Handwerker und Großhandel beziehungsweise Hersteller. Die VDI-Richtlinie 3805 „Produktdatenaustausch in der Technischen Gebäudeausrüstung“ wird aufgrund mangelnder Nachfrage bisher von keiner in der Tabelle vertretenen Software unterstützt. Ausschreibungstexte in VDI-3805-Datensätzen lassen sich allerdings durch „Standardübergaben“ nutzen.

Über eine direkte Datenanbindung an CAD-Software verfügen einige Programme (beispielsweise Hottgenroth AVA, Avanti, AVA.relax, California.pro, Orca AVA oder RIB iTWO), einige sogar über eine IFC-Schnittstelle (AVA.relax, BuildUP, RIB iTWO).

Ausgabe: Ergänzend zur Druckausgabe, in der Regel mit individuellem Layout oder zumindest Druckkopf, wird der Export von Leistungsverzeichnissen in den Formaten ASCII, DOC, RTF, TXT und PDF unterstützt.

Unter Besonderheiten haben die Anbieter maximal drei kurze Alleinstellungsmerkmale ihrer Lösung genannt.

Zum Preis für die Basis-/Komplettversion (zzgl. MwSt.) kommen jährliche Wartungs- und gegebenenfalls Schulungskosten hinzu.

Was „sagt“ die Tabelle nicht?

Programme unterscheiden sich heute weniger über den Funktionsumfang, als durch den Bedienungskomfort, die Benutzerfreundlichkeit, Benutzeroberfläche, Bedienungsabläufe usw. Diese „weichen“ Programmkriterien lassen sich schwerlich im Rahmen tabellarischer Produktvergleiche abfragen und darstellen.

Deshalb sollte man nicht nur darauf achten, ob die Software alle Funktionsanforderungen erfüllt, sondern auch, wie einfach und intuitiv oder kompliziert und umständlich Arbeitsabläufe bei den infrage kommenden Lösungen sind. Das gilt beispielsweise für das Zusammenstellen und Editieren der LV-Texte, für Auswertungen oder die Verwaltung von Nachträgen.

Zwar bieten die Programme identische oder ähnliche Funktionen, ob man damit tatsäch-lich auch effizient arbeiten kann, lässt sich aber nur im praktischen Einsatz herausfinden. Steht eine Kaufentscheidung an, ist es des-halb ratsam, mithilfe dieser vergleichenden Tabelle zwei bis drei Produkte auszuwählen und diese nach einem Download der entsprechenden Testversionen einem praktischen Test zu unterziehen.

Bei der Vorauswahl sollte man sich auch gut überlegen, welche der Zusatzfunk-tionen man braucht und auf welche man bewusst verzichten kann, weil sie beispielsweise bereits im vorhandenen Büro- und Projektmanagement-Programm enthalten sind (siehe auch: Digitale Büro- und Projektmanager, TGA 07-2011,  Webcode  322242).

Marian Behaneck

Quellen, Info-Tipps, LV-Texte (Auswahl)

[1] BauInfoConsult: CAD schlägt AVA: welche Software Architekten am meisten nutzen. Düsseldorf, August 2010

[2] BauInfoConsult: Architekten: Jeder dritte AVA-Nutzer arbeitet mit Orca. Düsseldorf, August 2010

[3] Rösel, W.; Busch, A.: AVA-Handbuch, Ausschreibung – Vergabe – Abrechnung. Wiesbaden: Vieweg + Teubner, 8. überarbeitete Auflage, 2014

http://www.ava-bau.infoAVA-Marktübersicht

http://www.ausschreiben.deAusschreibungstexte

http://www.baukosten.deBaupreise, Kostenplanung

http://www.bdb.atAusschreibungstexte

http://www.cad.deRubrik „Foren AEC“, „AVA Bauwesen“

https://www.din-bauportal.de/Ausschreibungstexte, Baukosten etc.

http://www.eurobau.comAusschreibungstexte

http://www.gaeb.deGAEB-Infos

http://www.heinzebauoffice.deAusschreibungstexte, Bauprodukte

http://www.sirados.deBaudaten für AVA und Kostenplanung

http://www.stlb-bau-online.deSTLB Bau Dynamische Baudaten

Erläuterungen: erfüllt/ vorhanden; nicht erfüllt / nicht vorhanden; k. A.: keine Angaben; a. A.: auf Anfrage. Alle Angaben beruhen auf Herstellerinformationen, Stand: Mai 2014

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