Büro, Budgets und Bauzeiten im Blick

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Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) unterstützt Büroinhaber bei der Erledigung aller betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativen Aufgaben ebenso wie bei der Projektplanung und -realisierung.

• Neue Impulse erhält diese Software-Kategorie durch das Mobile und Cloud Computing und die modellorientierte Planungsmethode Building Information Modeling (BIM), aber auch durch rechtliche Vorgaben wie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sowie durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
• Allerdings erfüllen noch längst nicht alle Programme die bereits seit dem 1. Januar 2015 bzw. seit dem 25. Mai 2018 verbindlich geltenden Vorgaben.

Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) unterstützt die Planung, Steuerung und Kontrolle des wirtschaftlichen Erfolgs einzelner Projekte und des gesamten Büros. Werden alle Projekt- und Mitarbeiterzeiten, sämtliche Einnahmen und Ausgaben erfasst, erhalten Büroinhaber über kontinuierliche betriebswirtschaftliche Analysen eine schnelle Übersicht über die aktuelle wirtschaftliche Bürosituation.

Darüber hinaus bieten die Programme viele nützliche Funktionen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Büroorganisation, etwa eine automatische Projektzuordnung von E-Mails.

Da das Büromanagement eine Vielzahl von Aufgaben umfasst, ist BMSP in der Regel modular aufgebaut: Um ein zentrales Verwaltungssystem mit allen wichtigen Stammdaten, wie Mitarbeiter, Projektbeteiligte, Projekte, Kostenstellen etc., gruppieren sich meist mehrere Module für die Mitarbeiter-/Projektzeiterfassung, die Projektdokumentation, Kommunikation, Korrespondenz, Adress-, Aufgaben- und Terminverwaltung, die Ressourcenkontrolle, das Dokumentenmanagement und einige mehr.

Über eine einheitliche Oberfläche erhalten Mitarbeiter einen Zugang zu allen Kommunikationskanälen sowie zur gesamten projektrelevanten Korrespondenz mit sämtlichen Ein- und Ausgängen. Eine zentrale Termin-, Mitarbeiter- und Ressourcenplanung ermöglicht einen effizienten Einsatz von Mitarbeitern.

Projekte einfacher managen

Zu den Projektmanagement-Funktionen gehören die Verwaltung und Organisation von Projekten, Projektbeteiligten, Dokumenten oder Terminen, die Kontrolle von Projektständen, Arbeitsfortschritten, Kosten und so weiter. BMSP-Programme verbessern den Informationsfluss durch mehr Transparenz, eine bessere Verteilung von Informationen und Dokumenten sowie durch optimierte Abläufe und kürzere Suchzeiten.

Umfangreiche Suchfunktionen sorgen dafür, dass Informationen, Dokumente oder Vorgänge sekundenschnell gefunden werden. Wer woran arbeitet, und wo alle Projektdokumente abgelegt sind, ist genauso schnell ersichtlich wie die Zuordnung von Terminen zu einzelnen Tätigkeiten am Projekt. Wiedervorlage-Funktionen sorgen dafür, dass noch anstehende Arbeiten nicht vergessen werden.

Auf der Baustelle oder unterwegs erfasste Notizen, Adressen, Termine, Aufgaben oder Projektstände lassen sich in Echtzeit oder zeitversetzt mit der Bürosoftware synchronisieren. Fehler, die häufig aufgrund einer doppelten Datenhaltung entstehen, werden dadurch vermieden.

Insgesamt werden Projektinformationen und -abläufe transparenter, lassen sich automatisch dokumentieren und in beliebiger Informationsdichte sekundenschnell abrufen – vorausgesetzt, Projektbeteiligte, Kontakte, Termine, Pläne, Honorare, Budgets etc. werden konsequent mit den Projekten verknüpft.

Um den Aufwand erbrachter oder noch zu erbringender Planungsleistungen quantifizieren und neue Projekte zuverlässig kalkulieren zu können, werden Mitarbeiterzeiten projekt- und tätigkeitsorientiert erfasst. So lässt sich schnell prüfen, in welchen Bereichen Gewinne oder Verluste erzielt wurden. Anhand dieser Nachkalkulationsdaten laufender und abgeschlossener Projekte können interne Abläufe und die Akquisition neuer Projekte optimiert werden.

Im Trend: Ressourcen, Mobilität, BIM

Personalkosten machen rund zwei Drittel der internen Kosten eines Planungsbüros aus – mit steigender Tendenz. Deshalb wird es immer wichtiger, personelle Ressourcen effizient einzusetzen. Immer mehr BMSP-Lösungen offerieren darum Funktionen, mit denen man den Einsatz von Projektleitern oder Bauzeichnern optimieren und anhand von Was-wäre-wenn-Szenarien wichtige Fragen klären kann: Muss neues Personal eingestellt werden, oder reichen bestehenden Ressourcen, wenn der neue Auftrag kommt? Stehen Reserven für mögliche personelle Ausfälle bereit?

Mitarbeiter können dadurch entsprechend ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeiten optimal eingesetzt werden und die aktuelle Mitarbeiter-Auslastung ist in Echtzeit ablesbar. Neben der Ressourcenplanung werden die zeitnahe digitale Vor-Ort-Datenerfassung, der Mobilzugriff auf Projektdaten und der Abgleich mit der Bürosoftware immer wichtiger. Damit lassen sich Prozesse auch von unterwegs oder auf der Baustelle steuern, unnötige Mehrfacheingaben, Medienbrüche und Fehler vermeiden.

Auch die modellbasierte Planungsmethode BIM spielt eine immer wichtigere Rolle, denn sie wird in den nächsten Jahren die Arbeitsweise vieler Planungsbüros verändern. Dieser Wandel in den Planungsabläufen stellt auch neue Anforderungen an die Kommunikation, Dokumentation und das Informationsmanagement in den Büros. Je mehr das BIM-Modell zum zentralen Dokumentations- und Kommunikationsinstrument im Projektverlauf wird, umso wichtiger werden Anbindungen an das vorhandene Büromanagement-System. Gefragt sind Schnittstellen zum Budget- und Kostenmanagement, zur Termin- und Bauzeitenplanung oder zum Dokumenten- und Informationsmanagement.

Neue GoBD- und DSGVO-Vorgaben

Neben den Unternehmen waren und sind auch BMSP-Anbieter von neuen rechtlichen Vorgaben der 2015 in Kraft getretenen GoBD-Grundsätze sowie der seit dem 25. Mai 2018 in allen EU-Mitgliedstaaten verbindlich geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betroffen.

Mit den GoBD legt das Bundesfinanzministerium Regeln für eine IT-gestützte Buchhaltung, Erfassung, Bearbeitung und Archivierung steuerrelevanter Dokumente fest (TGA Fachplaner 07-2018: Regelkonform Buch führen und archivieren,  Webcode  828836). Die GoBD betreffen zwar in erster Line bestimmte Arbeits- und Verfahrensprozesse in den Unternehmen, die vor allem durch Mitarbeiter-Handlungsanweisungen umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden müssen.

Sie sind aber auch für Büromanagement-, HOAI-, Zeiterfassungs- und Dokumentenmanagement-Programme relevant. So müssen beispielsweise Dokumentnummern automatisch vom Programm vergeben werden und vom Anwender nicht mehr veränderbar sein. Eventuelle nachträgliche Änderungen müssen von der Software protokolliert und archiviert werden. Steuerrelevante Daten müssen vom Steuerprüfer jederzeit digital lesbar sein und zu Prüfzwecken per IDEA-Schnittstelle analysiert werden können und vieles mehr.

Auch die seit dem 25. Mai 2018 in allen EU-Mitgliedstaaten verbindlich geltende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, TGA Fachplaner 06-2018: DSGVO: Darauf sollten Sie achten,  Webcode  824322) hat bei vielen Softwareherstellern in den vergangenen Monaten für einen zusätzlichen Anpassungsaufwand gesorgt. Die DSGVO legt fest, wie private Unternehmen und öffentliche Stellen personenbezogene Daten sammeln, speichern und nutzen dürfen.

Darüber hinaus regelt sie Auskunfts-, Dokumentations-, Anzeige- und andere Pflichten gegenüber Betroffenen und Behörden. Auch für die im Unternehmen eingesetzten Software-Werkzeuge ist die DSGVO relevant.

Wird etwa ein externer Dienstleister damit beauftragt, personenbezogene Daten zu verarbeiten – das trifft praktisch auf alle Anbieter von Cloud-Diensten zu (Webhoster, Projekträume, Anbieter von E-Mail- oder Messengerdiensten, aber auch von webbasierter BMSP, Mitarbeiter- und Projektzeiterfassung etc.) – so muss mit diesem ein sogenannter Auftragsverarbeitungs- oder kurz AV-Vertrag abgeschlossen werden. Darin verpflichtet er sich, die Vorgaben der DSGVO einzuhalten.

Anbieter dieser Dienste halten auf ihren Websites meist entsprechende Formulare zum Download bereit. Die meisten Hersteller haben ihre Software bereits an die neuen rechtlichen Vorgaben angepasst, jedoch nicht alle und der Umfang ist unterschiedlich. So unterstützt nur etwas mehr als die Hälfte der hier vorgestellten Programme die GoBD noch nicht im vollen Umfang und etwa ein Drittel ist noch nicht DSGVO-konform.

Worin unterscheidet sich BMSP?

Etwas einfacher wird eine Kaufentscheidung, wenn man BMSP-Lösungen im Detail vergleicht. So kann bereits das Softwarekonzept entscheiden, ob die Software zum Büro passt: Herkömmliche, mehrplatzfähige Client-Server-Kaufsoftware ist der Standard, VPN- oder Terminalserver-fähige Programme ermöglichen externe Zugriffe, Weblösungen, die sich nur mieten lassen und per Webbrowser plattform- und standortunabhängig genutzt werden, liegen im Trend.

Mobil verfügbar sind meist nur ausgewählte Funktionen, wie die Erfassung von Adressen, Terminen oder Mitarbeiterzeiten. Bei Weblösungen lassen sich alle Funktionen per mobiler Internet-Verbindung auch unterwegs nutzen.

Die Einsatzbereiche geben an, ob die Software neben dem Büro-, Projekt- und/oder Terminmanagement auch Funktionen für die Honorarabrechnung, das Controlling, das Dokumentmanagement (DMS), das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder weitere Bereiche bereithält.

Zu den Bürofunktionen zählen die Adressenverwaltung und Korrespondenz, das E-Mail-Management, eine Volltextsuche sowie Erinnerungs- und Wiedervorlage-Funktionen. Per MS-Outlook- oder MS-Exchange-Schnittstelle lassen sich E-Mail- und Adressdaten synchronisieren. Mit einer TAPI-Schnittstelle können eingehende Anrufe automatisch Projekten zugeordnet und dokumentiert werden.

Büro-Controlling-Funktionen überwachen wichtige Bürokennzahlen, wie etwa die Arbeitskosten, den Projektstundenanteil, den mittleren Bürostundensatz oder den Gemeinkostenfaktor und machen damit die wirtschaftliche Bürosituation transparenter. Nach dem PeP7-Standard zertifizierte Programme ermitteln die Bürokennzahlen einheitlich und machen diese so untereinander vergleichbar.

Ebenso wichtig für die wirtschaftliche Sicherheit sind Prognosen, etwa wie lange ein Büro mit dem aktuellen Auftragsbestand kostendeckend arbeiten kann oder Liquiditäts-Kontrollen, die Einnahmen und Ausgaben kontinuierlich im Blick behalten. Ressourcenplaner ermöglichen eine Optimierung des Mitarbeiter-Einsatzes.

Sowohl die GoBD-Richtlinien als auch die DSGVO-Vorgaben werden noch nicht von allen Programmen erfüllt (siehe oben).

Zu den Projekt-Controlling-Funktionen gehören unter anderem das Aufgaben- und Termin-Management, die Überwachung von Bauzeiten und des Projektstatus oder die Erstellung von Soll-Ist-Reports. Dazu offerie-ren immer mehr BMSP-Anbieter direkte Anbindungen an das BIM-Gebäudedatenmodell, etwa für die automatisierte Erstellung von Bauzeitenplänen.

Die Grundlage für Controlling-Funktionen bildet die Zeiterfassung. Sie sollte sowohl stationär am Büro-PC als auch mobil per iOS-, Android- oder per Web-App möglich sein.

Ist ein Modul für die Erstellung von Angeboten und Honorar-Rechnungen nach HOAI integriert, spart das nicht nur Zeit – es steigert auch die Sicherheit, dass alle erbrachten Leistungen auch tatsächlich abgerechnet und nicht vergessen werden (TGA Fachplaner 06-2018: Vom Angebot bis zum Zahlungseingang,  Webcode  824344).

Standard-Schnittstellen wie ASCII, DOC, PDF, XLS, HTML oder XML ermöglichen den digitalen Austausch und die digitale Weiterbearbeitung und von Daten. Schnittstellen wie ZUGFeRD oder XRechnung ermöglichen eine rationelle digitale Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Per IDEA-Schnittstelle lassen sich steuerrelevante Daten von Steuerbehörden zu Prüfzwecken importieren und automatisiert auswerten.

Die Preise für die BMSP-Basissoftware liegen zwischen 500 und 2000 Euro – je nach Programmkonzeption und Funktionsumfang. Hinzu kommen Kosten für Zusatzmodule. Nicht vergessen werden sollten auch Schulungskosten und bei Kaufprogrammen jährliche Wartungskosten.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit beschränkt sich der tabellarische Produktver-gleich auf wichtige Funktionen und Module. Etwas detaillierter geht der BMSP-Praxis-check „Büromanagement-Software für Planer am Bau“ [3] von Dagmar Kunick auf die einzelnen Funktionen ein. Erschienen ist die Publi-kation Anfang 2017 als Sonderausgabe des Magazins PBP Planungsbüro professionell (www.iww.de).

Letztlich muss der Workflow stimmen

Büro- und Management-Software für Planungsbüros sorgt dafür, dass der „Bürokram“ leichter von der Hand geht und der Workflow bei den Projekten stimmt. Allerdings sollte man bei der Auswahl sorgfältig vorgehen, denn sowohl technisch als auch inhaltlich unterscheiden sich die Programme in vielen Punkten. Hinzu kommt es aufgrund der wachsenden Programmvielfalt immer häufiger zu Funktionsüberschneidungen:

Neben BMSP-Programmen unterstützen auch internetbasierte Projektmanagement-Lösungen die Büro- und Projektaufgaben von Planern. Daneben gibt es eine Reihe weiterer, für Projekt- und Bauleiter nicht minder wichtiger Programme für die Bauzeitenplanung (TGA Fachplaner 04-2011: Die Planung planen,  Webcode  313127), die mobile Bautagebucherstellung, die Mängelerfassung und -verfolgung, respektive die Baustellendokumentation (TGA Fachplaner 06-2017: Smarter dokumentieren,  Webcode  769755). Deshalb sollte man sich vorher genau überlegen, was man wofür einsetzt, wie man sich Mehrfacheingaben erspart und wie der Datenfluss optimal läuft. Marian Behaneck

Weitere Lösungen und Anbieter (Auswahl)

ABK www.abk.at

EasyProject www.officeware.de

Gbis.Net www.abp-software.de

SDR-Optimus www.sdr.at

Smart www.software-fs.de

Start+ www.startp.de

ZT-Office ztoffice.mursoft.at

Literatur

 [1] Goldammer, D.: Betriebswirtschaft für Architekten und Bauingenieure: Erfolgreiche Unternehmensführung im Planungsbüro. Heidelberg: Springer Verlag, 2012

 [2] Kochendörfer, B.; Liebchen, J. H.; Viering, M. G.: Bau-Projektmanagement, Grundlagen und Vorgehensweisen. Wiesbaden: Vieweg+Teubner, 2010

 [3] Kunick, D.: Büromanagement-Software für Planer am Bau: Der Anbieter-Check 2017, aus: Planungsbüro professionell, PBP Planungsbüro professionell, Sonderheft 2017, IWW-Institut, Würzburg, Download Ausgabe 2015: www.bit.ly/tga1118

 [4] Mersch, H.: Projekträume im Internet, Teil 1 und 2, aus: Deutsches Architektenblatt 2/06 und 3/06, corps. Düsseldorf: Corporate Publishing Services, Download: www.bit.ly/tga1119

 [5] aec-office.de BMSP-Checklisten und Marktübersicht, Stand: 03/2015

 [6] www.bayika.de/de/pkms PKMS-Infos und -Marktübersicht

 [7] www.dvpev.de Deutscher Verband Projektmanager Bau- u. Immobilienwirtschaft

 [8] www.gpm-ipma.de Gesellschaft für Projektmanagement

 [9] www.pep-7.de PeP-7-Praxisinitiative und Kennzahlen

[10] www.pm-software.info Marktübersicht Projektmanagement-Software

[11] www.pmaktuell.org Pojektmanagement-Fachmagazin

[12] www.projektmagazin.de Projektmanagement-Magazin