INNIUS DÖ GmbH
Software im Unternehmen einzuführen ist keine triviale Aufgabe. Noch anspruchsvoller ist ein Programmumstieg. Über seine Erfahrungen beim Umstieg auf die Büro- und Management-Software (BMSP) Weise-Control berichtet Bernd Klimes von der TGA-Planungsgruppe INNIUS DÖ GmbH.
Der Artikel kompakt zusammengefasst
■ Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) unterstützt die Planung, Steuerung und Kontrolle des wirtschaftlichen Erfolgs einzelner Projekte und des gesamten Büros.
■ Für ein zukunftssicheres Büro- und Projektmanagement hat sich das TGA+E-Planungsbüro INNIUS DÖ vor einiger Zeit intensiv mit der Ablösung der bisher eingesetzten BMSP-Software auseinandergesetzt.
■ Berufskollegen, die umsteigen wollen oder müssen, rät Bernd Klimes von INNIUS DÖ pragmatisch: Sorgfältig recherchieren, was man braucht, daraus ein Pflichtenheft erstellen, Favoriten auswählen und diese dann ausgiebig testen. Und: Im Austausch mit den potenziellen neuen Anbietern feststellen, ob man gut zusammenpasst.
Die 1990 gegründete INNIUS DÖ GmbH, ein Mitglied der INNIUS-Gruppe, verfügt mit aktuell 69 Mitarbeitern an den Standorten Dresden, Leipzig und Berlin über eine langjährige Planungserfahrung im TGA-Bereich. Angeboten werden Planungsleistungen für Sanitär-, Heizungs-, Klima und Lüftungstechnik, Stark- und Schwachstrom, Beleuchtungstechnik, den Labor-, Aufzugs- und Rolltreppenbau sowie die Gebäudeautomation.
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Zu den weiteren Leistungsbereichen gehören das Inbetriebnahme-Management inklusive Test- und Messphasen, das Energiemanagement sowie die Energieoptimierung. Mit computergestützten Simulationen für die Raumlufttechnik, Beleuchtung und Entrauchung nutzt INNIUS DÖ ebenso aktuelle IT-Technologien wie für das interne Büro- und Projektmanagement. Dafür setzt das Team seit Sommer 2023 an allen Arbeitsplätzen die Büro- und Management-Software für Planungsbüros Weise-Control von Weise Software ein.
Ein Jahr zur Neuorientierung
INNIUS DÖ GmbH
Schon einige Zeit war Bernd Klimes, einer der drei Geschäftsführer der INNIUS DÖ GmbH, mit der bisher eingesetzten BMSP-Software nicht mehr zufrieden: „Das Programm hatte seit Jahren keine wesentlichen Neuerungen mehr zu bieten. Inhaltlich war die Software zwar sehr gut – auch weil wir als INNIUS-Gruppe viel zur Weiterentwicklung beigetragen haben. Aber die Oberfläche war veraltet und die Eigentümer-Nachfolge war ebenso unklar wie die Weiterentwicklung der Software. Deshalb wollten wir uns für die Zukunft neu und innovativ aufstellen.“
Mit dieser Entscheidung begann für das Unternehmen ein rund ein Jahr dauernder Prozess der Neuorientierung. Dazu hat INNIUS DÖ eine sehr umfangreiche Marktrecherche samt Pflichtenheft erstellt, die schließlich in einem Test von rund zehn verschiedenen Programmen mündete. Klimes erinnert sich noch gut an diese anstrengende Phase, die parallel zum laufenden Geschäftsbetrieb stattfand:
„Die Programme haben wir alle individuell begutachtet. Von den letzten zwei finalen Programmen haben wir das mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis ausgewählt. Da wir stets an individuellen Weiterentwicklungen interessiert sind, war neben dem Programm für uns aber auch von besonderem Interesse, ob die ‚Chemie‘ mit dem Software-Anbieter stimmt. Letztlich zeigte sich Weise Software bereit, unsere Ideen für Weiterentwicklungen aufzunehmen und in die Software zum Nutzen aller Anwender zu integrieren. Rückblickend ist / war das für alle Beteiligten ein vorteilhafter Deal.“
Herausfordernde Einstiegsphase
Die anschließende Um- und Einstiegsphase in das neue Programm erwies sich mit insgesamt sechs Monaten länger als zunächst geplant, weil auch die Bestandsdaten in die neue Software übernommen werden sollten. Glücklicherweise wurde dieser Part von einem eigenen, IT-kundigen Mitarbeiter begleitet. Er hat die neuen Daten aus der alten Datenbank extrahiert und in enger Kooperation mit Weise Software in die neue Software importiert.
„Die Entscheidung zur konsequenten digitalen Übernahme der Daten war grundlegend richtig“, betont Klimes. „Andernfalls hätten wir die wertvollen, über mehrere Jahrzehnte erarbeiteten und gewachsenen Kunden- und Projektdaten komplett neu eingeben müssen.“ Parallel dazu wurde die neue Software an bürointerne Standards angepasst – etwa die Auswertungs-, Angebots- und Rechnungsvorlagen. Auch die Ressourcenplanung, Urlaubsvorschau, das Kopieren von Leistungsbildern und -ansätzen, die zentrale Organisation von Updates, die Zeiterfassung und Stechuhr samt zugehöriger App wurden individuell zugeschnitten.
Klimes: „Genauso wie das Programm, mussten allerdings auch wir uns anpassen und neu orientieren. Insbesondere die neue ‚Denkweise‘ und die Begrifflichkeiten des Programms mussten wir erst verinnerlichen.“
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Volle Kontrolle mit Weise-Control
Inzwischen arbeitet das gesamte Team von INNIUS DÖ produktiv und routiniert mit der neuen Version 2024 von Weise-Control. Dabei werden Mitarbeiter bei organisatorischen Büro- und Projekttätigkeiten unterstützt, Projektleiter sehen unmittelbar, ob und wie sich das aktuelle Projekt „rechnet“, und Büroverantwortliche haben stets einen Überblick über die aktuelle Situation laufender Projekte und des Büros.
„Nach der Einführungsphase wurde die neue Software von unseren Mitarbeitern gut angenommen“, freut sich Klimes über die Akzeptanz der Mitarbeiter. Auch er musste sich an die neue Eingabe der Projektzeiten wahlweise am PC, am Erfassungs-Terminal oder mobil per iOS-/Android-App erst gewöhnen. Inzwischen schätzen alle die Flexibilität bei der Erfassung und Abrechnung, die auch individuelle Arbeitszeit-, Überstunden oder Pausenmodelle berücksichtigt.
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„Vom Controlling waren unsere Mitarbeiter von Anfang an begeistert, weil sie sich besser in Entscheidungsprozesse eingebunden fühlen“, ergänzt Klimes sein Resümee des Programm-Einstiegs. Tatsächlich unterstützen die automatisiert erstellten Auswertungen und Diagramme zu aktuellen Projektständen, zu Auslastungen oder zur Liquidität nicht nur Projektverantwortliche bei der Planung. Sie sorgen auch für mehr Transparenz im Unternehmen. Damit können Mitarbeiter Entscheidungen besser nachvollziehen, was letztlich die Mitarbeiterzufriedenheit und die Identifikation mit dem Unternehmen fördert.
Win-Win für alle Beteiligten
Auch die moderne, intuitive Oberfläche des Programms und der erweiterte Funktionsumfang kamen und kommen gut an. Klimes: „Verbessert hat sich neben der ‚Optik‘ auch der Funktionsumfang des Programms. Von großem Vorteil ist für uns beispielsweise die Ressourcenplanung, weil wir damit unsere Mitarbeiter optimal einsetzen können.“
Dabei zeigt eine digitale Ressourcenübersicht die jeweilige Auslastung und eventuelle Potenziale an. So kann das Unternehmen auf kurzfristige Änderungen, Engpässe oder Verzögerungen besser reagieren. Krankheits- oder Urlaubszeiten werden automatisch in den Outlook-Kalender übertragen.
Auch beim Umgang mit Rechnungen und Angeboten sieht Klimes eine erhebliche Verbesserung des Workflows. So erspart man sich etwa mit der integrierten Honorarberechnung nach HOAI oder AHO viel Eingabeaufwand: Aus den vereinbarten Angebotshonoraren werden einfach direkt projektphasenbezogene Rechnungen erstellt, bei Bedarf auch im digitalen XRechnungsformat.
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Doch keine Software ist so gut, dass sie nicht noch verbessert werden könnte. Viele Ideen für eine Optimierung ergeben sich aus dem laufenden Betrieb des Unternehmens. „Uns fällt ständig etwas Neues ein, was man besser machen könnte. So sind wir häufig Ideengeber – zugleich aber auch Beta-Tester für unsere eigenen Verbesserungsvorschläge. Meist werden unsere Wünsche zügig übernommen. Dinge, die mehr Programmierungsaufwand erfordern, dauern manchmal etwas länger, allerdings keine Monate“, kommentiert Klimes augenzwinkernd das konstruktive Verhältnis mit dem neuen Software-Partner.
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Für Kollegen, die sich ebenfalls mit Umstiegsgedanken befassen (müssen), hat er einen pragmatischen Rat: „Sorgfältig recherchieren, was man braucht, daraus ein Pflichtenheft erstellen, Favoriten auswählen und diese dann ausgiebig testen. Aber auch das Bauchgefühl und die Kommunikation mit dem neuen Anbieter spielen eine wichtige Rolle.“
Weise-Control 2024 …
… unterstützt Planungsbüros bei der wirtschaftlichen und organisatorischen Kontrolle von Büro und Projekten. Eine automatisierte Projektkontrolle ermöglicht das „Business-Cockpit“, mit dem Zahlungseingänge visualisiert, Angebote und Rechnungen projektbezogen gegenübergestellt, Auftragsreserven ausgewiesen oder Projekte nach Rechnungsvolumen, Auftragsreserven oder Fälligkeiten strukturiert werden können. Das Programm enthält darüber hinaus Funktionen zur Optimierung der Büroorganisation und liefert Kennzahlen zur Einschätzung der aktuellen Bürosituation.
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