Mit der E-Rechnung Kosten sparen und Prozesse optimieren

Behaneck

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind im B2B-Bereich ab 2025 Pflicht. Was bedeutet das für Planungsbüros, welche Tools gibt es und worauf sollte man beim Erstellen, Versenden, Empfangen, Verarbeiten und Archivieren von E-Rechnungen achten?

Der Artikel kompakt zusammengefasst
■ Bereits seit dem 27. November 2020 sind Planungsbüros dazu verpflichtet, ihre Leistungen gegenüber öffentlichen Einrichtungen des Bundes als E-Rechnung in einem strukturierten, digitalen Datenformat abzurechnen.
■ Ab dem 1. Januar 2025 gilt nun auch zwischen allen inländischen Unternehmen eine E-Rechnungspflicht, mit einer zwei- bis dreijährigen Übergangsfrist. Verantwortliche sollten deshalb prüfen, ob die im Unternehmen verwendeten Programme über entsprechende Funktionen für den Empfang, die Anzeige und Erstellung von E-Rechnungen verfügen.
■ Darüber hinaus sollten gegebenenfalls auch Prozessabläufe beim Versand, bei der Ablage und Archivierung von Rechnungen daraufhin überprüft werden, ob sie den neuen Vorgaben sowie den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation (GoBD) entsprechen.
 

Ab Jahresbeginn 2025 muss der Austausch von Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (Business-to-Business, B2B) in einem strukturierten digitalen Datenformat ausgestellt, übermittelt, empfangen und archiviert werden. Das Datenformat muss EN 16931 für die elektronische Rechnungslegung entsprechen und damit eine maschinelle und medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung ermöglichen. PDF-Rechnungen gelten künftig als „sonstige Rechnungen“ und sind für ab 2025 erbrachte Leistungen – mit einer umsatzabhängigen Übergangsregelung bis Ende 2026 bzw. 2027 – im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.

Mit der mit dem Wachstumschancengesetz und der EU-Richtlinie 2014/55 zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beschlossenen E-Rechnungspflicht folgt Deutschland europäischen Standardisierungsbestrebungen. Deren Ziele sind unter anderem eine schrittweise Einführung eines automatisierten EU-weiten elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystems, das sich aus den E-Rechnungsdaten speist, sowie eine Eindämmung des Steuerbetrugs.

Was sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen sind digitale Dokumente, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Datenformat gemäß der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt, empfangen und elektronisch verarbeitet werden können. EN 16931 definiert Basisstandards, wie eine elektronische Rechnung EU-weit auszusehen hat. Zusätzlich gibt es länderspezifische und branchenspezifische Erweiterungen, sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specifications), die bestimmte Rechtsvorschriften der einzelnen Länder oder spezifische Anforderungen innerhalb einer bestimmten Branche, etwa der Baubranche, berücksichtigen.

PDF-Rechnungen sind – wie auch andere, nicht maschinenlesbare Datenformate oder Papierrechnungen – keine E-Rechnungen und gelten nur noch als „sonstige Rechnungen“. Diese sind als Übergangsregelung und in gegenseitigem Einvernehmen von B2B-Geschäftspartnern bis Ende 2026 bzw. 2027 (umsatzabhängig) weiterhin zulässig. Umsätze an private, nicht kommerzielle Endverbraucher (Business to Consumer, B2C) und nicht innerdeutsche B2B-Umsätze sind aktuell nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto) können weiterhin als „sonstige Rechnungen“ ausgestellt und übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform oder als PDF. Rechnungen an die öffentliche Hand (Business to Government, B2G) müssen dagegen immer in einem EN-16931-konformen E-Rechnungsformat (in der Regel als XRechnung) ausgestellt werden.

Sage

Welche E-Rechnungsstandards gibt es?

Es gibt zwei wichtige EN-16931-konforme XML-Rechnungsformate: ZUGFeRD und XRechnung. XML (eXtensible Markup Language) ist ein plattformübergreifendes Datenformat, mit dem hierarchisch strukturierte Textdateien unabhängig von den beteiligten IT-Systemen ausgetauscht werden können. Bei der elektronischen Rechnungsstellung spielen die XML-Standards CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language) eine zentrale Rolle.

CII ist im E-Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) integriert und ermöglicht die Erstellung von hybriden Rechnungen, die sowohl maschinenlesbar (XML) als auch menschenlesbar (PDF) sind.

UBL ist in der XRechnung enthalten und wird insbesondere für den Rechnungsaustausch mit Behörden, Verwaltungen und vielen Großunternehmen genutzt. UBL ist flexibel und erweiterbar, eignet sich daher auch für komplexe Rechnungsprozesse, etwa im Baubereich. Im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format ist XRechnung ein reiner XML-Datensatz, der keinen menschenlesbaren Bestandteil enthält und nur mit einem speziellen Viewer betrachtet werden kann.

Bei der Entscheidung für ein bestimmtes E-Rechnungsformat sollten insbesondere Lieferanten oder Kunden berücksichtigt werden. Wer etwa vorwiegend Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern hat, für den ist die XRechnung verbindlich. Für das ZUGFeRD-Format spricht, dass es für unterschiedliche Kunden genutzt werden kann – etwa auch für Privatkunden, die über keine spezielle Anzeige- oder Verarbeitungssoftware verfügen.

Sage

Was ist beim Erstellen und beim Empfangen zu beachten?

Die neuen Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung gelten für Unternehmen jeder Größe und Rechtsform. Deshalb müssen auch Planungsbüros, Selbstständige oder Freiberufler ihre Werkzeuge und Prozesse beim Erstellen, Empfangen, Verarbeiten und Archivieren von Rechnungen prüfen und gegebenenfalls anpassen.

Beim Erstellen von E-Rechnungen müssen mehrere Dinge beachtet werden. Neben den Pflichtangaben (siehe Info-Kasten) müssen beispielsweise an Bundesbehörden adressierte E-Rechnungen entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes mindestens die folgenden Informationen enthalten: Eine Leitweg-ID (Adresse zur Weiterleitung an Bundesbehörden), Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingung), Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers, eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers sowie gegebenenfalls weitere vom Auftraggeber benötigte Daten.

Für die Erstellung der E-Rechnung und den Export im gewünschten Rechnungsformat und für die Weiterverarbeitung sind spezielle Programme erforderlich. Das können allgemeine Buchhaltungsprogramme oder Weblösungen sein. Planer werden branchenspezifische Lösungen, wie etwa Büromanagement-Software für Planungsbüros (BMSP) bevorzugen. Auch für den Empfang ist eine geeignete Software oder zumindest ein Viewer erforderlich, mit dem die maschinenlesbaren, strukturierten Daten für den Menschen lesbar gemacht werden können (siehe auch Abschnitt „Welche Tools gibt es?“).

Weise Software

Wichtige Punkte für die Übermittlung

Wie E-Rechnungen übermittelt werden, bleibt zunächst dem Rechnungsaussteller überlassen – sofern eine elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche möglich ist und sofern der Empfänger keine besonderen Anforderungen stellt. In der Praxis werden E-Rechnungen, wie bisher PDF-Rechnungen, meist per E-Mail als Anhang übertragen. Da damit auch die Gefahr von Cyberattacken steigt, sollte man E-Rechnungen vor dem Import auf einen korrekten Absender und auf mögliche Schadsoftware prüfen. Ein speziell für Rechnungseingänge eingerichtetes Postfach kann die Cybersicherheit und Prozessabläufe verbessern.

Um zu verhindern, dass Dritte Zugriff auf sensible Rechnungsdaten erhalten, können Rechnungen optional verschlüsselt, respektive mit einer Digitalen Signatur versehen werden (siehe auch www.bsi.bund.de/dok/6597618 ). Alternativ können Rechnungsdaten über eine elektronische Schnittstelle oder per Download über ein spezielles (Kunden-)Portal übertragen werden.

Es gibt auch Webseiten, mit denen man Rechnungen online als XRechnung erstellen und versenden kann, beispielsweise mit B2Brouter oder Xrechnung-Erstellen. Für die elektronische Rechnungsübermittlung an Bundesbehörden wurde eine spezielle Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) eingerichtet. Rechnungssteller können dort ihre Rechnungen über Webservices wie PEPPOL, E-Mail oder De-Mail übermitteln, als XRechnung auf der ZRE-Webseite hochladen oder manuell eingeben.

BITKOM

Revisionssichere Archivierung

Neben dem Empfang und der Verarbeitung müssen ab 2025 alle Unternehmen auch eine revisionssichere Ablage und Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen. Das bedeutet, dass sie gemäß den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung und Dokumentation (GoBD) jederzeit auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar, vollständig und fälschungssicher sein müssen. Deshalb sollte die E-Rechnungssoftware einmal erstellte E-Rechnungen als Originaldokument sperren, respektive Änderungsverläufe dokumentieren.

Die Lesbarkeit der E-Rechnung muss über den gesamten umsatzsteuerrechtlich geforderten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren gewährleistet sein. Dabei ist die E-Rechnung im ursprünglichen (strukturierten und elektronischen) Datenformat aufzubewahren und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit, Zugriffssicherheit, dauerhafte les- und Auswertbarkeit etc. müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum erfüllt sein.

Die Verwendung eines E-Rechnungsprogramms und Dokumentenmanagementsystems (DMS) alleine garantiert allerdings keine Revisionssicherheit. Eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung lässt sich nur durch ein Zusammenspiel von Hardware, Software und innerbetrieblichen Abläufen sicherstellen. Auch das ist wichtig: übermitteln die Geschäftspartner neben der E-Rechnung im strukturierten Datenformat auch eine inhaltsgleiche, digitale „sonstige Rechnung“ (z. B. PDF), gilt die Archivierungspflicht für die E-Rechnung. Wird die E-Rechnung per E-Mail versandt, die lediglich als Transportmedium dient und keine steuerrelevanten Inhalte enthält, muss sie nicht mit archiviert werden.

Projo

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

E-Rechnungen werden auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen. Dadurch spart man Zeit und Material, weil sie nicht ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt und zum Briefkasten gebracht werden müssen. Elektronisch versandte E-Rechnungen sind zudem schneller beim Kunden, was den Zahlungseingang beschleunigen kann. Auch ökologisch bieten E-Rechnungen Vorteile, weil weniger Papier, Tinte oder Toner verbraucht wird, allerdings benötigen sie elektrische Energie für die digitale Verarbeitung, den Versand und die Archivierung.

Digitale Rechnungen lassen sich ferner per Suchbefehl schneller finden und auch die Archivierung ist einfacher: digitale Rechnungen brauchen weniger Platz und bleichen innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht aus. Untersuchungen zufolge liegen die Einsparpotenziale digitaler Rechnungen zwischen 1,50 Euro für Papier, Porto, Druck etc. und 11 Euro pro Rechnung, wenn man die Lohnkosten für die Erstellung, Versendung, Übermittlung, Annahme und Verarbeitung berücksichtigt.

Noch höher fallen die Einsparungen aus, wenn die E-Rechnungsdaten automatisiert gebucht, formal und inhaltlich geprüft, freigegeben und archiviert werden. So können Informationen wie Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc. digital ausgelesen, geprüft und dabei etwa Tippfehler und formale Fehler automatisch erkannt werden. Das rationalisiert die Rechnungskontrolle und Buchhaltungsabläufe. Im besten Fall können Bestellungen mit Lieferscheinen, Bestellpreise mit Rechnungspreisen oder angebotene Leistungen bis auf Positionsebene mit den Rechnungsbeträgen abgeglichen und eventuelle Abweichungen angezeigt werden.

Mit der E-Rechnung und der damit verbundenen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie neuen KI-Funktionen könnte sogar ein grundlegender struktureller Wandel eingeläutet werden, der Beteiligten Routinearbeiten künftig abnimmt, weil Rechnungen irgendwann weitgehend automatisierte Prozesse durchlaufen [2].

Bauer Software

Bauspezifische Anforderungen

Diesem Szenario einer Automatisierung von Prüfprozessen stehen speziell im Baubereich jedoch einerseits einige bauspezifische Besonderheiten der Bauabrechnung entgegen. Andererseits werden in aktuellen Versionen der E-Rechnungsformate bestimmte Rechnungsdetails schlicht (noch) nicht berücksichtigt. So kann beispielsweise das E-Rechnungsformat XRechnung bauspezifische Besonderheiten in der aktuellen Fassung 3.0.1 vom 1. Februar 2024 im Kern-Datenmodell nicht abbilden. Dazu gehören zum Beispiel kumulative Rechnungen (Sammelrechnungen), Nachversteuerung bei Umsatzsteueränderungen, Skonti, Sicherheitseinbehalte etc.

Diese und andere Erweiterungen sind aber eine Voraussetzung für eine Automatisierung von Workflows. Sie können aber nur relativ langsam und sukzessive realisiert werden, da an der Weiterentwicklung der E-Rechnungsformate mehrere Gremien beteiligt sind. Deshalb müssen teilweise Übergangslösungen geschaffen werden. So wurde erst kürzlich aufgrund von fehlenden Datenfeldern beim XRechnungsformat für umsatzsteuerrechtliche Pflichtangaben bei Abschlagsrechnungen eine bis Ende 2027 befristete Übergangslösung eingerichtet, wonach der XRechnung als begleitende Unterlage eine PDF-Rechnung mit den eindeutig ausgewiesenen Umsatzsteueranteilen eingebettet werden kann.

G&W Software

Abbildung von Baurechnungen

Planer stellen nicht nur Honorarrechnungen aus und empfangen eingehende Rechnungen. Sie müssen in der Funktion als Prüfende im Rahmen der Objektüberwachung bei der Abrechnung von Bauleistungen auch digitale Baurechnungen empfangen und prüfen. Trotz der oben genannten Unzulänglichkeiten können mithilfe der Extensions XRechnung – einer Ergänzung des XRechnungs-Standards um weitere Datenfelder und Funktionalitäten – auch komplexere Rechnungsarten, wie Baurechnungen als XRechnung abgebildet und geprüft werden. So können etwa Rechnungsmengen bis auf Positionsebene mit Unterpositionen berücksichtigt werden.

Sollen die einzelnen Rechnungspositionen zusätzlich auf Basis von Aufmaßen detailliert geprüft werden, können zusätzlich XML-Anhänge (z. B. GAEB X89B, X31, DA11) als rechnungsbegründende Unterlagen eingebettet werden. Das gilt auch für andere, für die Rechnungsprüfung relevante Informationen, wie Lieferscheine, Rapportzettel, Fotos, Skizzen, Pläne etc. (siehe auch: www.e-rechnung-bund.de/faq/baurechnung). Mit der Berücksichtigung des E-Rechnungsstandards und der Umsetzung bauspezifischer Anforderungen stehen viele Hersteller von in die Baurechnungsprüfung involvierten AVA-Programmen (AVA-Software: Digitale Multitalente, TGA+E 01-2022) allerdings noch am Anfang.

Weise Software

Kommt die „automatische Rechnungsprüfung“?

Angetreten ist der neue E-Rechnungsstandard mit dem Anspruch, Rechnungsprozesse zu automatisieren, zu denen auch die langwierige Rechnungskorrektur gehört. Während die formale und teilweise auch inhaltliche Prüfung in vielen Branchen schon Standard ist, steht die Baubranche noch am Anfang – wegen der beteiligten Werkzeuge und Standards, aber auch wegen der vielen komplexen Zusammenhänge und Abhängigkeiten bei der Realisierung und Abrechnung von Bauvorhaben. Da es immer strittige Positionen, Mengen und Leistungen gibt, wird es auch keine vollautomatisierte digitale Rechnungsprüfung geben und die menschenlesbare und -prüfbare Baurechnung wird weiterhin ihre Berechtigung behalten.

Die Praxis wird mit der Zeit aber vermutlich zur Verbesserung der Automatisierung bei der Rechnungsprüfung neue Ansätze liefern. Bis dahin besteht beispielsweise die Möglichkeit, sich an einem existierenden, bereits vielfach praktizierten Verfahren der „Optimierten Bauabrechnung“ zu orientieren, die schon seit vielen Jahren bei der Deutschen Bahn erfolgreich zum Einsatz kommt. Dabei wird vor die eigentliche Rechnungsstellung ein Abstimmungsprozess der Mengenermittlung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vorgeschaltet. Konkret übergibt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine digitale Mengenermittlung als DA11-Datei. Diese wird gemeinsam abgestimmt und mit den abgestimmten Mengen wird erst danach die eigentliche Rechnung als XRechnung erstellt, siehe auch: www.bit.ly/tga1483

Welche Tools gibt es?

In vielen allgemeinen Buchhaltungsprogrammen sowie den meisten branchenspezifischen Lösungen wie Büromanagement-Softwares für Planungsbüros (BMSP) oder AVA-Anwendungen (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) sind E-Rechnungsfunktionen bereits integriert oder in Vorbereitung, wobei sich der Funktionsumfang aktuell noch erheblich unterscheidet. Einige BMSP-Hersteller ermöglichen das Ausstellen von E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD bereits seit 2020, darunter MWM, Projekt Pro, RIB Software, Rossmayer Consulting, UntermStrich, Weise Software und andere (Das Büro und die Projekte überall auf dem Schirm, TGA+E 10-2023).

Diese schon früh in die Thematik eingestiegenen Hersteller offerieren teilweise auch Funktionen für den Empfang, die Visualisierung, Weiterbearbeitung und Archivierung von XRechnungen und / oder ZUGFeRD-Rechnungen. Unterschiedlich unterstützt werden auch bestimmte Rechnungsarten wie Teil-, Abschlags- oder Schlussrechnungen, Anhänge, Rechnungsprüfungen oder eine GoBD-konforme Ablage und Archivierung.

Wer den Funktionsumfang einer BMSP- oder AVA-Software nicht benötigt, lediglich Rechnungs-Grundfunktionen braucht und bisher Word oder Excel verwendet hat, kann auch kostengünstige Basislösungen abonnieren (z. B. Easybill, Lexoffice, SevDesk, Wiso Mein Büro Rechnungen), kaufen (z. B. E-Rechnung von Weise Software) oder kostenfreie Web-Portale nutzen (z. B. b2brouter, PDF24 oder XRechnung-Erstellen). Wer E-Rechnungen lediglich betrachten oder validieren will, findet in der folgenden Übersicht des Bundesverbands Software und Digitalisierung im Bauwesen (BVBS) eine passende Lösung: www.bvbs.de/erechnung

Durm Internetdienstleistungen

Ein wichtiger Stichtag, aber kein Grund zur Panik

Der 1. Januar 2025 ist zwar ein wichtiges Datum, aber kein Grund zur Panik. Schließlich hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen bis Ende 2027 vorgesehen. Dennoch sollten TGA+E-Planungsbüros – auch aufgrund der vielen Vorteile von E-Rechnungen – zeitnah die Vorgaben umsetzen und ihre bestehenden Werkzeuge auf „E-Rechnungstauglichkeit“ prüfen. Beachten sollte man allerdings, dass neben der Software meist auch innerbetriebliche Abläufe angepasst werden müssen, um allen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen – etwa für eine revisionssichere Ablage und Archivierung von E-Rechnungen. Marian Behaneck

Fachberichte mit ähnlichen Themen bündelt das TGA+E-Dossier TGA+E-Software