Damit E-Post nicht zum Problem wird

In den letzten zehn Jahren hat die elektronische Post dem Brief, dem Fax und sogar dem Telefon den Rang abgelaufen. Inzwischen werden bis zu drei Viertel aller geschäfts­relevanten Informationen per E-Mail versendet. Die elektronische Post ist damit zu einem un­ersetzlichen Kommunikationsmittel geworden. ­Beliebt ist die E-Post auch im geschäftlichen ­Bereich – nicht zuletzt aufgrund der einfachen Handhabung, Schnelligkeit und vor allem der ­Möglichkeit, Dateianhänge wie Dokumente, Pläne, Fotos etc. zu versenden.

So lassen sich beispielsweise LV-Texte mit wenigen Mausklicks, häufig sogar direkt aus dem AVA-Programm heraus, als PDF-Datei verschicken. Lästige Tätigkeiten wie Ausdrucken und/oder auf einen Datenträger speichern, Kuvertieren, Frankieren und Versenden entfallen – so kann beispielsweise der ungeduldige Architekt den TGA-Plan schon wenige Minuten nach der Fertigstellung einsehen. Zu den weiteren Vorteilen zählt die zeitversetzte Kommunikation: Im Gegensatz zum Telefon müssen beide Partner nicht zeitgleich kommu­nizieren.

Zwar hat es sich im Rahmen der „Netiquette“ eingebürgert, dass wichtige E-Mails noch am ­selben Arbeitstag beantwortet werden – prinzipiell hat der Empfänger aber die Möglichkeit, eine ­Anfrage erst dann zu beantworten, wenn er Zeit dafür hat. Darüber hinaus lässt sich ein elektronischer Brief einem ausgewählten Adressatenkreis – etwa allen Projektbeteiligten – mit einem Klick senden. Doch der wichtigste Internet-Dienst hat auch Nachteile: Aufgrund der allgemein grassierenden Flut an E- und Spam-Mails (über die Hälfte der geschäftlichen E-Post enthält mittlerweile unerwünschte Nachrichten mit werblichem Inhalt) wird die Verwaltung und Archivierung von damit zusammenhängenden Daten immer mehr zum Problem.

Nicht nur die Anzahl der Nachrichten ist in den letzten Jahren enorm gestiegen, auch die Größe der E-Mail-Anhänge, die voluminöse Word- oder Excel-Dokumente, Grafiken, Fotos, Filmsequenzen oder CAD-Dateien enthalten können. Durchschnittlich bekommen Mitarbeiter eines an mehreren Projekten beteiligten Ingenieurbüros 30, 40, 50 und mehr E-Mails täglich, was einer Dateigröße von bis zu 10 MB pro Mitarbeiter bzw. 1 bis 2 GB pro Mitarbeiter und Jahr entspricht. Hinzu kommen unzählige Kopien, die über die Antwort- bzw. Verteiler-Funktion innerhalb eines Unternehmens verbreitet werden und zu redundanten Daten, Mehrarbeit und Fehlerquellen führen.

E-Mail-Verkehr zentral organisieren

Jeder einzelne Mitarbeiter kann im Unternehmen dazu beitragen, dass die E-Mail-Flut nicht zum Problem wird, indem beispielsweise die eben genannte Verteiler-Funktion nur sporadisch und sinnvoll genutzt wird (siehe auch Info-Kasten). Dennoch ist eine kontrollierende und verwaltende „zentrale Poststelle“ insbesondere in Büros ab einer Größe von etwa fünf Mitarbeitern heute unumgänglich. Die kontinuierliche Zunahme elektronischer Post, die dafür zuständige Rechner (E-Mail-Server) überlaufen und die Speicher der Büroarbeitsplätze überquellen lässt, führt zwangsläufig zur Notwendigkeit, den E-Mail-Verkehr zentral zu organisieren, technisch zu kontrollieren und zu verwalten.

Dazu werden dem Unternehmensnetz entsprechende Systeme vorgeschaltet, sodass ein- und ausgehende E-Mails entweder selektiv oder automatisch archiviert werden können. Über Suchmechanismen haben die Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumente und Daten. Individuelle oder projektspezifische Benutzerrechte definieren, wer zu welchen Informationen Zugang hat. Zu den zahlreichen Vorteilen gehören – neben der Entlastung des E-Mail-Servers – die Archivierungsfunktion und die automatische Filterung des Betreffs, des E-Mail-Textes und teilweise der Anhänge nach Schlüsselwörtern. Damit „weiß“ das Programm, wo die E-Mail hingehört und legt sie eigenständig in den passenden Ordner ab.

Der zentrale und schnelle Zugriff auf Inhalte, ohne lange Suchzeiten und auch in Zeiten, wenn Mitarbeiter krankheits- oder urlaubsbedingt fehlen, gehört zu den weiteren Vorzügen. Für die Projektdokumentation ist die E-Mail- bzw. Dokument-Archivierung ebenso ideal, denn quasi auf Knopfdruck können alle projektrelevanten Briefe, Dokumente und Pläne auf einem Datenträger archiviert und Bauherren oder Betreibern als besondere Dienstleistung übergeben werden. Da E-Mail-Archivierungssysteme auf vorhandenen Anti-Virus-, Anti-Phishing-Systemen sowie Spam- und Spyware-Filtern aufbauen oder diese integriert haben, ist auch für die nötige Sicherheit gesorgt. Die Systeme sind in Kombination mit gängigen Anwendungen wie MSOutlook, MSExchange, LotusNotes etc. einsetzbar. Teilweise sind auch Module, wie Adressverwaltung, Terminplanung, Projekt- und Vorgangsverwaltung etc. integriert. Schnittstellen zu externer Büro-/Projektmanagement- oder kaufmännischer Software, ERP- oder Finanzbuchhaltungs-Programmen sorgen dafür, dass sich die Lösungen in vorhandene Softwarestrukturen eines Unternehmens einfügen lassen.

Rechtliche Aspekte elektronischer Post

Neben informationstechnischen, Kosten- und Produktivitätsaspekten hat die Archivierung elektronischer Geschäftspost auch einen rechtlichen Gesichtspunkt. So schreibt das Steuer- und Handelsrecht buchführungspflichtigen Unternehmen für steuerrechtlich relevante E-Mails eine Datenaufbewahrung von sechs bis zehn Jahren vor. Seit 2002 muss steuerlich relevante elektronische Korrespondenz nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) separat und elektronisch unveränderbar archiviert werden und für die Steuerbehörden über die sogenannte IDEA-Schnittstelle verfügbar sein.

Zu den steuerlich relevanten Daten zählt prinzipiell alles, was für die Besteuerung von Bedeutung ist, insbesondere alle Daten der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Aber auch alle Schriftstücke, die ein Geschäft, vorbereiten, abschließen oder seine Durchführung bzw. seine Rückgängigmachung zum Gegenstand haben, können relevant sein. Dazu zählen Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge.

Nicht dazu gehören allgemeine Informations­korrespondenz oder nicht zu einem Geschäftsabschluss führende Angebote. Für planende und beratende Fachingenieure, die als Freiberufler von der Buchführungspflicht befreit sind, sind die GDPdU-Regeln nicht bindend. Da der elektronische Postverkehr samt Anhängen heute ein wichtiger Teil der Projektdokumentation ist und insbesondere E-Mails mit digitaler Signatur auch juristisch verwertbar sind, sollten natürlich auch im Ingenieurbüro alle projekt- und (steuer-)rechtlich relevanten E-Mails archiviert und sicher aufbewahrt werden.

Management und die Archivierung

Hat sich der Begriff „Dokument“ ursprünglich am physisch greifbaren Schriftstück orientiert, so kann ein Dokument im PC-Zeitalter beliebige digitale Informationen mit einer beliebig komplexen Struktur enthalten. Dokumente können Texte, Tabellen, Datensätze, CAD-Daten, Fotos, gescannte Text- oder Pixeldateien, Web-Formulare, HTML-Seiten, Video- und Ton-Aufzeichnungen, elektronisch signierte Dateien oder E-Mails mit und ohne Anhang sein. Diese (und weitere) Dokumente gilt es, in einem Unternehmen zu verwalten, abrufbereit zu halten und zu archivieren.

Moderne Management- und Archivierungssoftware sollte also über die elektronische Post hinaus auch alle anderen ­Dokumente berücksichtigen. Viele E-Mail-Archivierungslösungen lassen sich deshalb zu einem allgemeinen Dokumentarchiv erweitern. Gleich mehrere Software-Kategorien bieten mehr oder weniger umfangreiche Funktionen für das Management und die Archivierung von E-Mails bzw. Dokumenten: Zunächst sind dies allgemeine E-Mail-Archivierungs- oder Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Aber auch Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) verfügt teilweise über Module, die E-Mails zentral verwalten und ablegen. Daneben enthalten auch die meisten kaufmännischen Branchenprogramme entsprechende Basisfunktionen.

Welche Lösung für ein Ingenieurbüro oder einen Fachbetrieb die richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. So unterscheiden sich die einzelnen Programme im Hinblick auf ihren Funktionsumfang, ihre Anpassungsfähigkeit an vorhandene Software- und Hardware-Strukturen, die Möglichkeiten der automatischen oder manuellen Klassifizierung von Daten oder die Indizierung und gezielte Suche von Unterlagen. Ist eine BMSP- oder kaufmännische Lösung im Unternehmen bereits vorhanden und reichen die darin enthaltenen E-Mail- oder Dokumenten-Management-Funk­tionen nicht, ist darauf zu achten, dass die E-Mail-Archivierungs- oder DMS-Software entsprechende Schnittstellen aufweist.

Kommunikationsdaten schützen!

Viele Unternehmen orientieren sich im Hinblick auf die Kommunikation noch immer am Telefon oder am traditionellen Schriftverkehr: Für die Infrastruktur sorgt das Unternehmen, für die Ablage und Archivierung der Informationen sind Mitarbeiter zuständig. Doch E-Mails enthalten inzwischen zu einem erheblichen Teil für das Unternehmen so wichtige, wertvolle, geschäftlich und (steuer-)rechtlich relevante Informationen, dass man die Archivierung nicht ausschließlich in die Hände der Mitarbeiter legen darf (Urlaubs-, Krankheitszeiten etc.).

Zentrale Archivierungs- und Management-Systeme bieten die Möglichkeit, elektronische Post und alle im Unternehmen anfallenden Dokumente rationell zu verwalten und rechtskonform abzulegen. Bei der Auswahl müssen jedoch viele Aspekte berücksichtigt werden. Dazu gehört, dass redundante Informationen vermieden werden, möglichst alle Anhänge, auch jene mit „exotischem“ Datenformat, einsehbar sein sollten, dass wichtige E-Mails aufgrund indexierter Begriffe in der Betreffzeile oder einer Signatur nicht versehentlich im Spam-Ordner landen, dass auch verschlüsselte E-Mails berücksichtigt werden, dass sich die Lösung in das vorhandene Software-Umfeld möglichst nahtlos einfügt.

Nicht zuletzt spielt natürlich auch der Preis eine Rolle, zumal die Preis-Spannweite zwischen 500 bis 5000 Euro liegt, je nach Leistungsumfang und ­Systemkonzept. Hinzu kommen laufende Kosten für Pflegevertrag und Updates.

Marian Behaneck, Jockgrim

Weitere Infos (Auswahl)

http://de.wikipedia.org/wiki/e-mail

http://www.e-mail-archivierung-wissen.org

http://www.email-spamschutz.de

https://www.gdpdu-portal.com/

http://www.stefanbucher.net/tutorial/email

Anbieter und Lösungen (Auswahl)

http://www.questsoftware.de Archive Manager

http://www.bitfarm-archiv.de bitfarm-Archiv DMS

https://byteactionsolutions.de/ BytStorMail

http://www.awp-consult.de DigiArch

http://www.gsd-software.com Docuframe

http://www.docuware.de DocuWare

http://www.ser.de DOXiS Archiv

https://www.elo.com/en-de.html ELO Office

http://www.artec-it.de EMA

http://www.group.de E-Mail Lifecycle

http://germany.emc.com EmailXtender

http://www.gfisoftware.de GFi MailArchiver

www-306.ibm.com/software/de Information Management

http://www.iqs.de iqs DocumentCenter

http://www.opentext.de Livelink ECM

http://www.xtramind.com Mailminder

http://www.mailstore.com/de MailStore

http://www.com2.de NetOrchestra

http://www.hs-soft.com Professional Archive Man

http://www.symantec.com/de Symantec Enterprise Vault

Anbieter von BMSP-Lösungen (Auswahl)

http://www.acclaro.de

http://www.heitker.de

http://www.officeware.de

http://www.loreg.de

http://www.mair-programme.de

http://www.rib.de

http://www.nemetschek.de

https://www.kbld.de/

http://www.untermstrich.com/de/

http://www.kla-solutions.de

Die Bearbeitung elektronischer Post lässt sich rationeller gestalten, wenn man folgende 10 Punkte berücksichtigt:

1) Nicht ständig nach neuen E-Mails schauen, sondern nur zu festen Bearbeitungszeiten (z.B. morgens, mittags und vor Feierabend).

2) E-Mails unbekannter Absender mit offensichtlich werblichem Betreff oder ganz ohne Betreffzeile sofort löschen (Virengefahr, Zeitaufwand, siehe auch „10 Tipps gegen die Spam-Flut“).

3) Für jede E-Mail maximal 1 Minute verwenden: bis dahin sollte feststehen, ob sie bearbeitet, wieder vorgelegt oder gelöscht wird.

4) Ablagestruktur einrichten: Heute beantworten, Wiedervorlage, Projekt A, B, C, Newsletter etc. Ziel: ein leerer Eingangs-Ordner.

5) Sofern vorhanden, einen E-Mail-Filter einrichten, der eingehende Nachrichten nach Betreff/Absender automatisch im richtigen Ordner ablegt.

6) (Steuer-)Rechtlich relevante E-Mails, dazu gehören insbesondere Rechnungen, müssen inklusive digitaler Signatur archiviert werden.

7) Anstelle „elektronischer Rundbriefe“ sollte ein Intranet eingerichtet und für die Kommunikation interner Informationen genutzt werden.

8) Jede E-Mail möglichst nur einmal archivieren (Datenredundanzen, Speichervolumen).

9) Verteiler (CC oder BCC) nur überlegt, sparsam und wenn unbedingt erforderlich verwenden.

10) E-Mail-Archivierungs- DMS- oder andere geeignete Systeme einsetzen, die den Anwender bzw. Systemadministrator bei der Verwaltung und Archivierung unterstützen.

Spam-Programme sammeln E-Mail-Adressen, indem sie Webseiten, Foren und andere Internet-Dienste durchforsten und diese für den Spam-Versand nutzen. Dagegen kann man sich schützen:

1) Mehrere E-Mail-Adressen: Streng trennen zwischen geschäftlicher und privater Korrespondenz mithilfe mehrerer Adressen. Wer aktiv an Foren teilnimmt: separate Adresse einrichten!

2) Individuelle Adresse: Wer eine eigene Internet-Seite betreibt, dem stehen mehrere Adress-Konten zur Verfügung. Diese sollte man nutzen, da eine Adresse mit individueller Domain (z.B. name@haustechnik-meyer-neustadt.de) einen gewissen Schutz bietet.

3) Kein Klartext: Im Internet publizierte Adressen (z.B. Impressum einer Internet-Seite) niemals als Klartext schreiben, sondern verklausuliert (z.B. info(klammeraffe)haustechnik-meyer-neustadt.de) oder noch besser: E-Mail-Adresse als Grafik abbilden.

4) Spamfilter nutzen: Spamfilter können mittlerweile recht zuverlässig eine Spam- von einer „echten“ E-Mail unterscheiden, vorausgesetzt sie wurden zuvor richtig konfiguriert.

5) Freemail: Wer Freemail-Angebote nutzt (GMX, WEB.DE etc.) sollte darauf achten, dass der Betreiber über ein mehrstufiges und individuell konfigurierbares Spam-Abwehrkonzept verfügt.

6) Nur-Text-Anzeige: E-Mails nur im Nur-Text-Format lesen und Vorschau-Funktion des E-Mail-Programms deaktivieren (einstellbar im Optionen-Menü).

7) Nicht öffnen: E-Mails unbekannter Absender niemals öffnen und erst recht keine darin enthaltenen Dateianhänge, die Viren enthalten könnten.

8) Nicht antworten: Wer auf eine Spam-Mail antwortet, bietet dem Absender nur die Möglichkeit festzustellen, dass die Adresse aktiv ist.

9) CC und BCC: Die Funktionen BlindCarbonCopy und insbesondere CarbonCopy für den Versand an mehrere Adressaten nur sporadisch und in begründeten Fällen verwenden.

10) Mit dem Verteilen der eigenen geschäftlichen Adresse sparsam umgehen und möglichst wenigen, vertrauenswürdigen Partnern überlassen.