Auch für kleine Büros unverzichtbar

01.10.2007 | Veröffentlicht in Ausgabe 10-2007

In größeren Büros ist professionelles Controlling weit verbreitet. Ab 20 Mitarbeitern ist ein auf handschriftlichen Aufzeichnungen basierendes System kaum noch anzutreffen. Ebenso stößt die selbstgestrickte Tabellenkalkulation an ihre Grenzen, so dass sich auch größere TGA-Büros mehr und mehr professionelle Controllingsysteme anschaffen. Doch benötigt ein Büro mit fünf Mitarbeitern oder sogar ein Einzelkämpfer ein professionelles System? Rechtfertigt der Nutzen die Investition?

Der „kleine Unterschied“ ist einfach und schwerwiegend zugleich. Tabellenkalkulationsprogramme wie MS-Excel lassen nur eine eindimensionale Nutzung der eingegebenen Daten zu. Professionelle Controllingsysteme, die auf einer Datenbank beruhen, können die einmal eingegebenen Daten hingegen unter den unterschiedlichsten Gesichtpunkten auf Knopfdruck auswerten. Dies können zum Beispiel Auswertungen über Honorar / Budget im Vergleich zu Kosten und Projektstand sein. Um den Nutzen professioneller Controllingsysteme zu beurteilen, werden im Folgenden die Kosten in Zahlen und der Nutzen mit Erfahrungswerten gegenübergestellt.

Ermittlung der Kosten

Die Kosten für ein Controlling-System lassen sich schnell ermitteln. Beim Erwerb eines Systems, beispielsweise „S-Control“ von Kobold Management Systeme (siehe Bilder), fallen für ein Büro mit drei Mitarbeitern Anschaffungskosten von ca. 1870 Euro an. Hinzu kommen die Kosten für die Einrichtung des Programms und die Unterweisung der Nutzer. Diese liegen bei etwa 1300 Euro. Pro Jahr fallen weitere 9 % des Listenpreises für einen Servicevertrag – dieser berechtigt zum dauerhaften Bezug neuer Programmversionen – sowie weitere 9 % für die Nutzung der Hotline an. Dies bedeutet im Anschaffungsjahr Gesamtkosten von ca. 3510 Euro. Für die Folgejahre kämen Kosten für den Servicevertrag und Hotline in Höhe von 340 Euro hinzu, sofern das Büro dieses überhaupt möchte.

Bewertung des Nutzens

Die Anwendungsseite ist dagegen schwieriger in konkrete, allgemeingültige Zahlen für alle Büros zu fassen. Die nachfolgende Darstellung liefert aber Grundlagen für eine Bewertung zum finanziellen Nutzwert eines Controlling-Systems. Diese kann aber jeder Interessierte für sich selber in Zahlen übersetzen. Eine gute Software wird eine einfache Eingabe- und Auswertungsmöglichkeit für Sonderleistungen und Nebenkosten bereitstellen. Dies ist erfahrungsgemäß in vielen Büros eine Schwachstelle. Oftmals fehlen eine geeignete Kommunikationsplattform vom Mitarbeiter zum Inhaber und ein Aufzeichnungskonzept für diese Leistungen. Damit gehen hochgradig geldwerte Informationen verloren. Ein weiterer Aspekt ist die hohe Nachweisfähigkeit, die ein Datenbanksystem liefert. Einem Datenbankausdruck über erbrachte Sonderleistungen und Nebenkosten wird ein Auftraggeber in der Regel vertrauen.

Damit lässt sich feststellen, dass sich die Wahrscheinlichkeit der Berechnung sowie der gelungene Nachweis von Sonderleistungen mit einem Controlling-System wesentlich erhöhen. In einem von uns durchgeführten Controlling-Seminar berichtete ein Teilnehmer, der bereits mit einem professionellen Tool arbeitete, von einem Mehrerlös von 15000 Euro allein in einem Projekt durch die Vorlage einer Datenbank-Auswertung mit den erbrachten Sonderleistungen. Ein anderer Teilnehmer, Inhaber eines 3-köpfigen Büros erzählte, dass er bereits im Einführungsjahr des Controllingsystems 9000 Euro an Nebenkosten den Auftraggebern in Rechnung stellen konnte. Dieser Betrag wäre ohne (das) System unter den Tisch gefallen.

Daten und Fakten statt Bauchgefühl

Auch haben wir in unseren Controlling-Seminaren immer wieder gehört, wie die Inhaber darüber klagten, nicht genau zu wissen, ob sich ein bestimmtes Projekt oder sogar ganze Projektarten überhaupt lohnen. Wir sprechen hier also nicht nur von einem Einzelprojekt, sondern von einer Projektkategorie. Ein gutes Controlling-System ist hier in zweifacher Weise hilfreich. Zum einen liefert es eine klare Aussage, wie erfolgreich diese Projektkategorien in der Vergangenheit tatsächlich waren. Damit geht es weg vom Bauchgefühl hin zu klaren Daten und Fakten. Zum anderen wird es auch eine auf die Zukunft gerichtete Aussage machen. Und zwar, welche Mindestkonditionen zukünftig anzusetzen sind, damit ein bestimmter Ertrag erwirtschaftet werden kann. Lassen sich diese Konditionen nicht am Markt durchsetzen, kann es nur heißen: Finger weg von diesen Projekten. Eine Erkenntnis, die oftmals sicherlich schwer umzusetzen sein mag, aber gerade wegen ihres schweren Gewichts auch fundiert begründet sein will.

Neben dem Aspekt des Zeitnachweises für Sonderleistungen gibt es einen weiteren Grund für ein Controlling-System in Bezug auf den Zeitnachweis. Viele oder vielleicht sogar nahezu alle Büros haben die Schwierigkeit, eine Leistungsphase konsequent abzuschließen. Idealerweise schließt die Entwurfsphase mit einer Freigabe des Auftraggebers ab. Nachträgliche Änderungen am Entwurfskonzept in der Ausführungsphase wären dann als „Nachträge“ zu behandeln und gesondert zu honorieren.

Belegen was Änderungen kosten

Erfahrene Auftraggeber lassen sich auf solche formalen Akte allerdings in der Regel nicht ein. Die Konsequenz: Der TGA-Planer ändert und ändert und ändert die Pläne, ohne einen zusätzlichen Honoraranspruch zu generieren. Das Projekt wandert allmählich in die Kategorie „Verlustbringer“. Am Ende wird das Projekt irgendwie zu Ende gebracht und keiner ist so recht zufrieden. Ein Controlling-System kann hierbei sicherlich nicht die mangelnde Kommunikation ersetzen, aber helfen, für die notwendige Kommunikation die Grundlagen zu schaffen. Läuft das Projekt aus dem Ruder, weiß der Projektleiter, dass ein Grundsatzgespräch innerhalb des Büros und/oder mit dem Auftraggeber ansteht.

Dies kann der Fall sein, wenn der Projektzeitverbrauch in einer Leistungsphase (z.B. 50 % der budgetierten Projektzeit ist bereits verbraucht) und der Projektfertigstellungsgrad auf Basis der Leistungsphase (das Projekt ist z.B. erst zu 40 % fertiggestellt) auseinanderklaffen. Der TGA-Planer kann dem Auftraggeber eine Datenbankauswertung vorlegen. Aus dieser geht hervor, wie viele Stunden und damit letztlich Kosten durch Umplanungen des Auftraggebers bislang entstanden sind und nicht weiterberechnet wurden (ein wenig Goodwill ist ja durchaus angebracht, aber bitte nicht bis zur Selbstaufgabe!). Das kann für die weitere Verhandlung enorm hilfreich sein.

Profis sollten professionell auftreten

In diesem Zusammenhang noch eine Anmerkung: Nach unserer Erfahrung mit Auftraggebern besteht absolut nicht der Wunsch, den Planer in den Ruin zu treiben. Hier lautet das Motto eher „Gutes Geld für gute Planung!“. Man ist bereit, für eine gute Leistung auch das entsprechende Honorar zu zahlen. Ist der TGA-Planer also in der Lage, den betriebenen Aufwand zweifelsfrei nachzuweisen, wird dieser damit auch automatisch eine gute Verhandlungsposition haben. Und dabei gilt dasselbe, wie bereits oben ausgeführt: Ein Datenbankausdruck wirkt einfach professioneller und letztlich glaubwürdiger als eine handgeschriebene Liste oder ein Excel-Ausdruck und ist auf jeden Fall auch schneller zu erstellen.