Häufig wird sie unterschätzt, doch die Dokumentation vorbeugender Brandschutzmaßnahmen ist wichtig. Nicht nur, weil sie die Sicherheit der Bewohner/Nutzer verbessert. Sie ist für Brandschutzplaner, ausführende Unternehmer und Betreiber auch ein Selbstschutz im Hinblick auf mögliche Haftungsforderungen.
Ordnungsmäßigen Zustand schnell nachweisen
Darum sollten Planer den Zustand des baulichen und anlagentechnischen Brandschutzes von Gebäuden bei der Neuerstellung, Sanierung oder Instandhaltung stets dokumentieren. Schließlich kann schon am Tag nach der Abnahme eine Brandabschottung durch die unsachgemäße Durchführung eines Kabels oder einer Rohrleitung beschädigt werden. Kommt es später dadurch zu Schäden, lässt sich der ordnungsmäßige Zustand mit einem dokumentierten Foto schnell nachweisen.
Rechtssicherheit für Gebäudebetreiber
Auch für Gebäudebetreiber bieten Dokumentationen Rechtssicherheit, zumal beispielsweise der anlagentechnische Brandschutz regelmäßigen Prüfintervallen unterliegt, was bei großen Gebäuden mit zahlreichen Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, Brandschutztüren, Brandmelde- und Feuerlöschanlagen etc. schnell zu einer Herausforderung werden kann. Brandschutzdokumentationen sind deshalb keine unnötige Bürokratie, sie unterstützen vielmehr die Organisation und Kontrolle der Brandschutzmaßnahmen und schaffen Sicherheit.
Diese Vorteile bietet digitale Dokumentation
Maßnahmen vor Ort dokumentieren
Um den Aufwand möglichst gering zu halten, ist die Verwendung digitaler Dokumentationswerkzeuge empfehlenswert. Ausführende Unternehmen können damit einfacher und schneller die korrekte bauliche Ausführung von Brandschutzarbeiten nachweisen, Planer und Brandsachverständige können sie rationeller und effizienter inspizieren und auf mögliche Mängel untersuchen. Mobile Softwarelösungen ermöglichen eine multimediale Vor-Ort-Dokumentation von baulichen Maßnahmen oder Brandschutzbegehungen.
Da mit dem Baufortschritt entscheidende Details später oft nicht mehr sichtbar sind, ist eine zeitnahe Dokumentation besonders wichtig. Deshalb sind einfach bedienbare, zeitgemäße mobile Werkzeuge erforderlich, die eine unkomplizierte, flexible Vor-Ort-Dokumentation ermöglichen.
Die Brandschutzdokumentation verbessert nicht nur die Sicherheit – sie ist auch für Brandschutzplaner, ausführende Unternehmer und Betreiber ein Selbstschutz im Hinblick auf mögliche Haftungsforderungen.
Mit Smartphone- oder Tablet-Apps lassen sich die ordnungsgemäße Ausführung oder Mängel direkt vor Ort in Wort und Bild erfassen.
Informationen sofort zuordnen
Mobile Dokumentationswerkzeuge nutzen deshalb die intuitiven Bedienungsmöglichkeiten von Smartphones und Tablet-PC und deren integrierte Fotofunktion. Sie erübrigen das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat auf der Baustelle. Stattdessen werden Vor-Ort-Informationen direkt in Wort und Bild digital erfasst und sofort zugeordnet.
Eingabemasken beschleunigen Dokumentation
Eingabemasken mit strukturierten Abfragen, Symbol-, Produkt- und Textdatenbanken beschleunigen die Dokumentation und sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Durch Medienbrüche bedingte Mehrarbeit und Fehler werden vermieden und Arbeitsabläufe rationalisiert.
Unterlagen mit Software rechtssicher erstellen
Da auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt die Software Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder der Verfolgung von Mängelbeseitigungsfristen. Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen.
Dokumente mit Vorlagen generieren und per E-Mail versenden
Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen Berichte, Mängelprotokolle oder Reports generieren und per E-Mail versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an einen Terminkalender, beispielsweise von Microsoft Outlook übergeben werden. Werden die Daten in der Cloud abgelegt, sind alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand. Die erfassten Daten können von den Beteiligten aktualisiert, ergänzt und ausgewertet werden. Verantwortliche können stichprobenartig den Ausführungsstand überprüfen und auch die Abstimmung zwischen Monteur, Bauherrn, Architekt und Bauaufsicht wird einfacher.
Digitale Dokumentation erstellt Informationsdatenbank
Mit der digitalen Dokumentation entsteht außerdem quasi sukzessive eine Informationsdatenbank, die in der Bau- und Nutzungsphase wichtige Fragen beantworten kann: Wer hat noch welche Mängel bis wann zu beseitigen etc.? Wann müssen welche Instandhaltungsarbeiten durchgeführt werden? Was ist wann ausgetauscht worden? Diese Daten können auch später für die Beweissicherung, Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung genutzt werden.
Welche Lösungen hält der Markt bereit?
Die Softwarebranche offeriert inzwischen eine Vielzahl an Dokumentationslösungen (Smarter dokumentieren, TGA 06-2017, Webcode 769755 und Info-Kasten). Sie bestehen meist aus einer auf mehreren Smartphones oder Tablets installierbaren App für die mobile Datenerfassung und einer stationären Bürosoftware. Damit lassen sich Baustellenaktivitäten an Ort und Stelle digital dokumentieren und die gewonnenen Informationen am Büro-PC auswerten und verwalten.
Modular für Kontrolle der Arbeitssicherheit aufrüsten
Die meisten Lösungen sind für die Aufnahme, Beschreibung und Zuordnung von Mängeln und das Mängelmanagement ausgelegt. Einige lassen sich modular für spezielle Tätigkeiten und Bereiche aufrüsten, wie etwa die Kontrolle der Arbeitssicherheit oder die Sammlung von Daten für den späteren Gebäudebetrieb.
Zur Brandschutzdokumentation konzipierte Lösungen
Speziell für die Brandschutzdokumentation konzipiert oder entsprechend modular erweiterbar sind die im Folgenden beschriebenen Lösungen. Die meisten davon sind sowohl für Ausführende, wie Elektriker, Lüftungs-, Heizungs-, Sanitär-, Trocken- und Akustikbauer oder Montageunternehmen für Brandschutzelemente als auch für Planer, Bauleiter und Brandschutzbeauftragte, Gebäude- und Anlagenbetreiber geeignet. Mit Ausnahme von Apodixis und des Hilti CFS-DM Brandschutz Dokumentationsmanagers sind alle Lösungen brandschutzproduktneutral, wobei die Datenbanken individuell erweiterbar sind.
Für welche mobilen Endgeräte gibt es Dokumentations-Apps?
Zugehörige Apps für die mobile Datenerfassung sind wahlweise auf Windows-, iOS- oder Android-Mobilgeräten lauffähig, in der Regel kostenlos und auf beliebig vielen Endgeräten installierbar, sodass auch eine spontane Erfassung mit einem auf der Baustelle gerade verfügbaren Mobilgerät möglich ist.
Brandschutz-Dokumentationslösungen bestehen aus einer mobilen Erfassungs-App für Smartphones oder Tablets und einer Desktop-Auswertungssoftware.
Die einfache Bedienbarkeit von Dokumentations-Apps basiert auf der intuitiven Bedienung und der integrierten Fotofunktion von Mobilgeräten.
Büroanwendung: Windows oder plattformunabhängig
Die stationäre Büroanwendung läuft meist unter Windows oder es handelt sich um eine plattformunabhängige Weblösung. Die Preise für Brandschutz-Dokumentationsprogramme liegen zwischen 900 und mehreren 1000 Euro, bei webbasierten Lösungen kommen zur Monatsmiete ab etwa 50 Euro teilweise Grundgebühren für die Online-Archivierung, -Synchronisation und -Wartung etc. hinzu.
Wie unterscheiden sich die Produkte?
Alle Produkte sind in der Lage, die brandschutztechnische Situation auf der Baustelle zu dokumentieren. Unterschiede gibt es in Bezug auf die Einsatzbereiche. Sie reichen von der Erfassung brandschutztechnisch relevanter Details und erforderlicher Maßnahmen, inklusive Aufmaß-, LV- bzw. Angebots- und Rechnungserstellung, über die abnahmefähige Eigendokumentation ausgeführter Maßnahmen mit allen Pflichtangaben und Übereinstimmungserklärungen, die Inspektion, Kontrolle und Mängelerfassung durch Brandschutzfachleute, bis hin zur FM-gerechten Brandschutzdokumentation inklusive aller Informationen zum Bauteil, zu Prüfintervallen, Kontrollterminen, Zulassungserklärungen, Montageanleitungen und Produktinformationen.
Die einzelnen Lösungen unterscheiden sich hinsichtlich der enthaltenen Brandschutzprodukte, Textbausteine, Dokumentations-, Auswertungs- und Reportfunktionen.
Alle Informationen zum Bauteil, wie Prüfintervalle, Gefährdungsbeurteilungen, Kontrolltermine, Zulassungserklärungen, Montageanleitungen oder Produktinformationen können hinterlegt und per Fingertip auf ein Symbol aufgerufen werden.
Worin unterscheiden sich die Programme wesentlich?
Auch hinsichtlich der enthaltenen Brandschutzsymbole, Brandschutzprodukte, Textbausteine, Dokumentations-, Auswertungs- und Reportfunktionen unterscheiden sich die Produkte deutlich. Während einige Programme beispielsweise alle VdS-Textvorlagen, Checklisten und Protokolle inklusive kompletter Brandschutz-Symbolik nach DIN EN ISO 7010, DIN 4844-2 oder DIN 14 034-6 [1, 2, 3] mitliefern, müssen sich Anwender anderer Lösungen alles individuell zusammenstellen.
Diese Unterschiede gibt es beim Erfassen
Auch Brandschutzprodukt-Datenbanken mit den entsprechenden Zulassungen sind unterschiedlich gefüllt. Sind auf der Baustelle verwendete Produkte bereits im System gespeichert, müssen sie vom Anwender nicht neu definiert werden. Auch bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa im Hinblick auf die Möglichkeit, Vorher/Nachher-Fotos aufzunehmen, zu bearbeiten und diese im Plan zu verorten, beliebig lange Notizen anzufügen, Spracheingaben beispielsweise per Google Docs zu erfassen, beliebig viele Attribute oder Dokumente zu ergänzen und so weiter.
Wie sieht es mit der Weiterbearbeitung aus?
Entscheidend für eine Anschaffung ist auch, welche Funktionen und Automatismen die Software für die anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung, Auswertung und Reporterstellung bereithält. Zur Auswertung sollte beispielsweise die Möglichkeit gehören, Mängel projektübergreifend auszugeben, um beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausfiltern zu können.
Funktionieren die Apps offline?
Wichtig bei mobilen App-, respektive Online-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer (ausreichend schnellen) Online-Datenverbindung auf Baustellen nicht immer gewährleistet ist.
Überblick über Software-Lösungen für die Brandschutzdokumentation
Apodixis
Mit dieser speziell für die Brandschutz-Dokumentation konzipierten Weblösung können ausführende Gewerke oder Gebäudebetreiber Brandabschnitts-, Raum- und Maßnahmendaten per Smartphone oder Tablet erfassen und über die Zuordnung von Vorher/Nachher-Fotos dokumentieren. Keine abnahmerelevante Information kann vergessen werden. So werden beispielsweise Herstellungsdatum, Feuerwiderstands-Klassifikation, amtlicher Nachweis und Gültigkeitsdauer als Pflichtangabe gefordert und mit der Konstruktion abgespeichert. Berechtigte können von jedem Standort aus auf abnahmefähige Brandschutzdokumentation mit Übereinstimmungserklärung zugreifen oder neue erstellen.
Was auf der Baustelle per Android- oder iOS-App erfasst wird, …
… kann anschließend als automatisch erstellter PDF-Bericht über E-Mail-Verteiler an alle Beteiligten versandt werden.
Etiketten mit Barcode oder QR-Code ermöglichen die schnelle und eindeutige Identifizierung von Objekten.
BS-Doku
Onlinebasierte Dokumentationssoftware zum Erstellen und Verwalten von Brandschutz-, respektive Sanierungskonzepten, Ausschreibungen und Angeboten, Brandschutzdokumentationen oder Abnahmeroutinen. Dazu werden im Grundrissplan gewerkespezifische Piktogramme positioniert, über die der Bearbeitungsstatus, Fotos und Dokumente aufgerufen werden können. BS-Doku ermöglicht eine gewerkeübergreifende Dokumentation und Überwachung der Ausführung, eine schnelle Mängelaufnahme sowie die Überwachung und Instandhaltung von Gebäuden nach ihrer Fertigstellung. Durch die detaillierte Erfassung werden Arbeiten der einzelnen Gewerke nachvollziehbar, was beispielsweise die Abrechnung vereinfacht.
Cheqsite
ist eine digitale Audit- und Inspektionssoftware. Zusammen mit der Software werden Vorlagen für verschiedene Prüfungen geliefert, etwa für Arbeitsmittelprüfungen, Gefährdungsbeurteilungen oder Instandhaltungsarbeiten. Alternativ lassen sich auch individuelle Prüflistenvorlagen erstellen. Mängel lassen sich direkt vor Ort mit Fotos, Videos oder Audiodateien dokumentieren und per Barcodes oder QR-Codes verorten. Standardisierte Prüfberichte können über integrierte Kommunikationsfunktionen, wie E-Mail, Dropbox, Google Drive, FTP etc., mit Kunden und Auftraggebern geteilt werden. Mit den Apps für Smartphones, Tablets und Desktop-Computer wird der gesamte Prüfprozess von der Vorbereitung von Prüflisten, der eigentlichen Prüfung vor Ort bis hin zur Dokumentation der Prüfergebnisse digitalisiert und automatisiert.
Foto Experience
Mit dieser auf der Dokumentationslösung OpenExperience basierenden App kann der Anwender anhand vorgegebener Schritte Brandschutzmaßnahmen aufnehmen und anhand von Fotos dokumentieren. Die erfassten Aufnahmen werden zentral verwaltet und stehen allen Beteiligten entsprechend ihrer Berechtigungen zur Verfügung. So können Verantwortliche jederzeit stichprobenartig den Ausführungsstand begutachten. Per QR-Code lässt sich jedes Objekt schnell und eindeutig identifizieren. Über ein automatisiertes Berichtswesen werden langwierige Tätigkeiten rationalisiert und Arbeitsabläufe beschleunigt.
Hilti CFS-DM Brandschutz Dokumentationsmanager
unterstützt das Erstellen abnahmefähiger Dokumentationen für Abschottungen mit Hilti-Brandschutzsystemen inklusive aller Nachweise. Brandschutzinstallationen oder Wartungsarbeiten können über das Smartphone dokumentiert werden. Dazu werden alle relevanten Informationen und Fotos erstellt, die Installationen dokumentiert bzw. die Lage der Abschottungen auf einem Plan markiert. Etiketten mit QR-Code vereinfachen die Dokumentation bei Nachbelegungen. Berichte lassen sich als PDF- oder Excel-Datei ausgeben, inklusive aller Zulassungsdokumente. Informationen zu jeder Abschottung können online abgerufen werden, sodass alle Parteien den gleichen Informationsstand haben und eventuelle Mängel nachbessern können.
Kevox
Auch diese für verschiedene Fachdisziplinen erhältliche Dokumentationslösung lässt sich intuitiv bedienen. Bauteilsymbole werden einfach mit dem Finger auf den Plan gezogen. Alle Informationen zum Bauteil, wie Prüfintervalle, Gefährdungsbeurteilung, Kontrolltermine, Zulassungserklärungen, Montageanleitungen oder Produktinformationen, sind hinterlegt und per Fingertip auf das Symbol aufrufbar. Über Notizen, Sprachaufnahmen und Fotos werden Mängel erfasst. Zahlreiche Filtermöglichkeiten beantworten wichtige Fragen: Welche Bauteile müssen geprüft werden, welche sind mangelhaft, wo existieren Gefahrenstellen? Im Hintergrund entstehen vollständige Begehungsberichte, Gefährdungsbeurteilungen, Bauteilhistorien und weitere Protokolle.
Olmero Brandschutzdokumentation
Mit diesem Modul der Dokumentationslösung Olmero lassen sich über Fotos, Notizen oder Sprachmemos und Planverortungen lückenlose Dokumentationen erstellen. Die kostenlos auf beliebig viele Endgeräte ladbare Android- oder iOS-App ermöglicht eine mobile Aufnahme per Tablet oder Smartphone ohne Internetverbindung. Nachdem die Informationen mit der Olmero-Plattform synchronisiert wurden, können die Einträge beliebig gefiltert, ergänzt und weiterverarbeitet werden. Bei festgestellten Mängeln kann der zuständige Unternehmer direkt aus dem System heraus zur Behebung aufgefordert werden. Ebenso können Berichte generiert und weitergeleitet werden.
Themis
Als Arbeitsgrundlage dienen Brandschutz- oder Stockwerkpläne etc., auf welchen die Mängel und Objekte verortet werden. Durch frei gestaltbare Textvorlagen werden diese erfasst und können mit Fotos versehen werden. Zudem können Zuständigkeiten, Termine und Prioritäten definiert sowie externe Dokumente einzelnen Mängeln und Objekten zugewiesen werden. Für den Ablauf einer Begehung, können beliebige Checklisten (z. B. nach Zuständigkeit, Termin, Priorität etc.) erstellt und Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Jeder erfasste Zustand eines Mangels und Objekts wird nachvollziehbar gespeichert, somit hat man jederzeit einen Überblick über dessen Lebenslauf.
Brandschutzdokumentationen: Ab damit in die Cloud
Aktuellen Stand kontinuierlich verfügbar machen
Brandschutzdokumentationen werden nicht nur einmalig fällig, wenn das Gebäude erstellt wird. Insbesondere in Gebäuden besonderer Art und Nutzung sind aufgrund immer wiederkehrender Instandhaltungsarbeiten, Nutzungsänderungen, Umzügen oder Systemwechseln permanente Brandschutzarbeiten erforderlich. Daraus resultiert auch ein Bedarf an kontinuierlichen Brandschutzdokumentationen, die Änderungen zeitnah erfassen und den aktuellen Stand allen Beteiligten kontinuierlich verfügbar machen.
Alle Projektbeteiligte können auf Daten zugreifen
Die Zukunft gehört deshalb cloudbasierten Lösungen. Damit können auf der Baustelle oder im Objekt erfasste Daten direkt auf einem per Passwort zugänglichen Web-Server gespeichert werden. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte haben dadurch die Möglichkeit, die für sie relevanten Dokumentationen jederzeit online einzusehen, eigene Informationen beizusteuern oder sich zeitnah über den aktuellen Stand zu informieren. Das vereinfacht die Abstimmung und kann die Qualität von Brandschutzmaßnahmen verbessern.
Mobile Dokumentationslösungen bieten viele Vorteile, sie sollten aber robust und einfach bedienbar sein.
Literatur
[1] DIN EN ISO 7010 Graphische Symbole – Sicherheitsfarben und Sicherheitszeichen - Registrierte Sicherheitszeichen (ISO 7010:2011). Berlin: Beuth Verlag, Dezember 2012
[2] https://www.beuth.de/de/norm/din-4844-2/164483124https://www.beuth.de/de/norm/din-4844-2/164483124. Berlin: Beuth Verlag, Dezember 2012
[3] DIN 14034-6 Graphische Symbole für das Feuerwehrwesen – Teil 6: Bauliche Einrichtungen. Berlin: Beuth Verlag, April 2016
[4] Juch, M., Schnippenkötter, M.: Praxis Bauüberwachung, aus: BS 1/2015. Gütersloh: Bauverlag, BS Brandschutz 1-2015
[5] Lippe, M.: Brandschutztechnische Dokumentation ist unverzichtbar. Planegg: IHKS Industrieverband Heizungs-, Klima- und Sanitärtechnik Bayern, Sachsen und Thüringen IHKS-Fachjournal 2010, Download auf www.ihks-fachjournal.de
[6] Müller, K.: Dokumentation im Bauprojekt. Graz: Netzwerk Bau-Publikation Nr. 17-013, Eigenverlag, Graz 2013, Download auf www.wmlaw.at
[7] VdS-Brandschutzrichtlinien
[8] baua.de Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit
- Aconex Field
- bau-mobil
- Baudokumentation smart & easy
- Baumängel-Verwaltung
- BauProCheck Mängelverfolgung
- Baustelle 4.0
- Bautagebuch 2017, Mobile App
- BIM 360 Field
- DefectRadar
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- QManager
- Sablono Plattform
- Sfirion.Journal
- Skillbaudoc
Dieser Artikel ist eine Überarbeitung des Artikels „Digitaler Lebenslauf für den Brandschutz“ von Marian Behaneck, erschienen in TGA 09-2017.
