Digitale Büromanager machen mobil

05.08.2015 | Veröffentlicht in Ausgabe 08-2015 | Druckvorschau

<p>
</p>

<p>
<span class="GVAbbildungszahl">1</span>
Büro und Projekte managen – mit einer BMSP-Lösung behält man den Überblick, auch unterwegs.
</p> - © Wiko Bausoftware / Fotolia — © Wiko Bausoftware / Fotolia

1 Büro und Projekte managen – mit einer BMSP-Lösung behält man den Überblick, auch unterwegs.

Büro und Projekte managen kann man heute überall – am Arbeitsplatz, auf der Baustelle, im Zug oder im Home-Office. Digitale Büro- und Projektmanager werden mobil und helfen, Büro, Bauzeiten und Budgets auch von unterwegs im Griff zu behalten.

Kompakt informieren

Wer ein Ingenieurbüro wirtschaftlich führen und Projekte erfolgreich realisieren will, braucht das nötige Know-how – und eine Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP), die bei den betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativen Aufgaben und bei der Projektplanung und -realisierung unterstützt.
Immer mehr BMSP-Funktionen werden mobil. So ist die Erfassung von Kontaktdaten, Aufgaben und Terminen samt Abgleich mit der Bürodatenbank für die Bauüberwachung ebenso nützlich wie die Dokumentation von Arbeitszeiten und Projektständen.
Einige Anbieter gehen einen Schritt weiter und bieten ihre Lösung als Webapplikation an, auf die man von jedem Rechner mit Internetverbindung zugreifen kann.

TGA-Planer sind Experten für Haustechnik, weniger für Wirtschaft, Management oder Controlling. Doch auch Ingenieurbüros unterliegen den Gesetzmäßigkeiten des Markts. Zusätzlich zur fachlichen Kompetenz entscheiden immer mehr auch das kaufmännische und betriebswirtschaftliche Know-how, Organisations- und Kommunikationsstrukturen darüber, ob ein Planungsbüro erfolgreich ist oder nicht.

Angesichts der weitgehend geregelten Honorare, der zunehmenden Komplexität von Projekten und den steigenden betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativen Anforderungen wird es für Büroinhaber aber immer schwieriger, ohne Hilfsmittel die Übersicht zu behalten. Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) sorgt dafür, dass der „Bürokram“ leichter von der Hand geht und der „Workflow“ stimmt.

BMSP ist multifunktional

Digitale Büromanager sind in der Regel modular aufgebaut: Um ein zentrales Verwaltungsprogramm mit allen wichtigen Kerndaten, wie Mitarbeiter, Projekte, Projektbeteiligte, Adressen, Kontakte etc. gruppieren sich mehrere Module. Sie dienen der Mitarbeiter- und Projektzeiterfassung, der Kommunikation, der Korrespondenz- und E-Mail-Verwaltung, der Aufgaben- und Terminverwaltung, der Angebotsverwaltung und -verfolgung, der Honorar-Berechnung, der Buchhaltung, dem Rechnungs- und Mahnwesen, der Mitarbeiter-Einsatzplanung, dem Ressourcen-Management und anderem mehr. Teilweise lässt sich BMSP auch durch Dokumentenmanagement- oder Planverwaltungs-Funktionen ergänzen.

Auswertungen und Statistiken unterstützen Büroinhaber bei der Unternehmenskontrolle und -steuerung. Die gesamte projektrelevante Kommunikation über Telefon, E-Mail, Brief, Fax etc. sowie sämtliche Ein- und Ausgänge werden über eine einheitliche Benutzeroberfläche abgewickelt und gesteuert. Eingehende Anrufe oder E-Mails können identifiziert und automatisch Projekten oder Kontakten zugeordnet werden. Eine zentrale Termin-, Mitarbeiter- und Ressourcenplanung ermöglicht eine schnelle Übersicht und Koordination sowie einen effizienten Einsatz von Mitarbeitern, Geräten und Fahrzeugen.

Ressourcenpläne und -kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsübersicht sowie Auslastungspläne helfen, Mitarbeiter zeitlich, aber auch im Hinblick auf ihre Fähigkeiten optimal einzusetzen. BMSP unterstützt aber auch das interne Projektmanagement. Das sind alle bürointernen sowie die Projektplanung und -realisierung betreffenden Aktivitäten: Die Verwaltung und Organisation von Projekten, Projektbeteiligten, Dokumenten oder Terminen, die Kontrolle von Projektständen, Arbeitsfortschritten, Kosten usw.

Entscheidend für den Projekterfolg ist ein optimaler Informationsfluss intern und extern. Diesen verbessert BMSP durch mehr Transparenz, eine bessere Verteilung von Informationen und Dokumenten sowie durch optimierte Abläufe und kürzere Such- und Wegezeiten. Wer woran arbeitet und wo alle Projektdokumente abgelegt sind, ist genauso schnell ersichtlich wie die Zuordnung von Terminen zu einzelnen Tätigkeiten am Projekt. Wiedervorlage-Funktionen sorgen dafür, dass noch anstehende Arbeiten nicht vergessen werden. Fehler, die häufig aufgrund einer doppelten Datenhaltung entstehen, werden durch eine zentrale Datenablage vermieden.

Um den Aufwand erbrachter oder noch zu erbringender Planungsleistungen quantifizieren und neue Projekte zuverlässig kalkulieren zu können, werden Mitarbeiterzeiten projekt- und tätigkeitsorientiert erfasst. Dabei werden die tatsächlich angefallenen Mitarbeiterstunden mit den jeweiligen Stundensätzen multipliziert und mit dem erzielten Honorar verglichen. So lässt sich schnell prüfen, in welchen Bereichen Gewinne oder Verluste entstanden sind. Anhand der Nachkalkulationsdaten laufender und abgeschlossener Projekte lassen sich dann interne Abläufe und die Akquisition neuer Projekte optimieren.

Zu den weiteren Projektmanagement-Funktionen zählen bei einigen BMSP-Lösungen die Unterstützung der Bauleitung und Bauüberwachung, das Mängelmanagement, das Baukostencontrolling oder die Bauzeitenplanung. Damit entstehen teilweise aber auch Funktionsüberschneidungen mit AVA-Programmen (TGA 04-2014, Webcode 591910), digitalen Bauzeitenplanern (TGA 04-2011, Webcode 313127), Mängelmanagern (TGA 03-2014, Webcode 577853) oder internetbasierenden Projektmanagement-Lösungen (TGA 07-2013, Webcode 542180).

Das „mobile Büro“ liegt im Trend

Immer wichtiger wird der Abgleich mit auf mobil genutzten Notebooks, Smartphones oder Tablet-PCs erfassten Daten. So lassen sich auf der Baustelle oder unterwegs eingegebene Notizen, Adressen, Termine, Aufgaben oder Fotos per Mobilfunk in Echtzeit, respektive zeitversetzt via Bluetooth- oder USB-Schnittstelle mit dem Bürorechner synchronisieren.

Grundsätzlich ist natürlich jede BMSP-Lösung auch mobil einsetzbar. Auf allen aktuellen Note- oder Netbooks und auf allen unter Windows laufenden Tablet-PCs oder Smartphones ist eine mobile Nutzung praktisch jeder im Büro verwendeten Software möglich. Bei den Apps ist man allerdings bei der Auswahl auf das jeweilige mobile Betriebssystem beschränkt, unter der die App läuft. Bei Apple iOS-Apps ist man zudem auf die Geräte eines Herstellers festgelegt. Neben diesen nativen Apps werden deshalb auch Web-Apps offeriert, die man über einen beliebigen Web-Browser plattform- und geräteunabhängig nutzen kann. Wichtig ist, dass die App auch ohne Mobilfunkverbindung funktioniert.

Einen Schritt weiter in Richtung „mobiles Büro“ gehen Anbieter wie Abacus Business Solutions, Wiko Bausoftware oder untermStrich Software. Sie bieten ihre Lösung als Webapplikation an, auf die man von jedem Rechner mit Internetverbindung zugreifen kann. Dabei werden einige wichtige oder alle BMSP-Programmfunktionen sowie Unternehmens- und Projektdaten auch mobil zur Verfügung gestellt. Dadurch lassen sich Aufgaben, Termine, Zeiten, Ressourcen, Dokumente, Kosten und Projekte praktisch genauso mobil managen, wie vom Büro-PC aus.

Schnittstellen zu mobilen Aufmaß-, Bautagebuch- oder Baumängelerfassungs-Lösungen schöpfen weitere Rationalisierungspotenziale aus. Grenzen setzen dem „mobilen Büro“ allerdings die mobile Hardware (kleine, virtuelle Tastaturen, lichtschwache Displays, Akku-Betriebszeiten, mangelnde Baustellentauglichkeit etc.) sowie eine nicht immer und überall zuverlässig funktionierende und schnelle Mobilfunkverbindung.

BMSP-Lösungen im Vergleich

Rund 40 deutschsprachige Büro-/Projektmanagement-Programme für den Bausektor bietet der Markt derzeit. Hinzu kommen noch allgemeine Lösungen ohne Baubezug. Rund um die Kernbereiche wurden im Laufe der Jahre sukzessive neue Funktionen hinzuprogrammiert. Deshalb ist der Funktionsumfang von BMSP-Lösungen meist sehr groß und man sollte bei der „Bedarfsplanung bzw. Grundlagenermittlung“ genau überlegen, für welche Aufgaben und Bereiche man eine Unterstützung braucht und welche bereits durch etablierte Software-Anwendungen (etwa durch das im Büro vorhandene AVA-Programm) abgedeckt sind. Zur Eingrenzung passender Lösungen sind zudem mehrere Merkmale (siehe auch Tabelle) hilfreich:

Da man mit dem Anbieter eine längere Beziehung im Hinblick auf Schulungen, Software-Anpassungen, Updates / Upgrades etc. eingeht, sollte man auch diesen unter die Lupe nehmen. Seit wann ist er auf dem Markt? Ist er zugleich auch der Hersteller? Wie viele Kunden hat er etc.?

Das Softwarekonzept gibt an, ob es sich um eine ein-, mehrplatz-, respektive netzwerkfähige Lösung handelt und ob ein mobiler Datenzugriff möglich ist. Für eine vorhandene IT-Infrastruktur Die meisten Programme sind unter den aktuellen Windows-Betriebssystemen 7 und 8 lauffähig, nur wenige unter Linux oder Mac OS (beispielsweise ProjektPro, UntermStrich und Workflow Manager).

Die Einsatzbereiche geben an, ob man die Software neben dem Büro-, Projekt- und / oder Terminmanagement auch Funktionen für das Dokumentmanagement (DMS), das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), das betriebliche Controlling oder die Honorarabrechnung einsetzen kann.

Zu den typischen Bürofunktionen zählen die Adressenverwaltung, die Korrespondenz, das E-Mail-Management, eine Volltextsuche sowie Erinnerungs- und Wiedervorlage-Funktionen. Wichtig ist eine MS-Outlook-Anbindung, optional auch eine TAPI-Unterstützung für die Rufnummernerkennung und Projektzuordnung eingehender Anrufe. Zu den Projektfunktionen gehören die Aufgaben-, Termin- und Ressourcenverwaltung sowie die Überwachung von Bauzeiten und des Projektstatus.

Das Bürocontrolling überwacht Zeiten, Soll-Ist-Daten, Projekt- und Bürokennzahlen. Sechs Produkte sind bisher nach dem PeP-7-Standard zertifiziert (Cycot OM, IsyControl, ProjektPro, untermStrich, Visuplus und VVW Control, siehe auch: www.pep7.de ). Die PeP-7-Kennzahlen – dazu zählen die Umsatzrendite, das Umsatzziel, die Arbeitskostenquote, der Projektstundenanteil, der mittlere Bürostundensatz, der Gemeinkostenfaktor sowie der Stundenaufwand pro Einheit – sollen die wirtschaftliche Bürosituation transparent und untereinander vergleichbar machen. Allerdings spielen auch andere Parameter, wie der Auftragsbestand, die Liquidität oder die Ressourcen eine zunehmend wichtige Rolle, weil sie aussagekräftiger sein können, als die Arbeitskostenquote, die sich oft parallel zum Projektstundenanteil entwickelt. Für kleinere Büros noch spannender sind andere Fragen, etwa: „Wie viele Monate kann ich mit meinem durchschnittlichen Auftragsbestand noch kostendeckend arbeiten?“

Die Grundlage für alle Controlling-Funktionen bildet die Zeiterfassung. Sie dient dem Nachweis und der Abrechnung von Projektleistungen und sollte stationär am Büro-PC und mobil per App oder Web-App möglich sein.

Die meisten Programme verfügen über eine Honorar-Berechnung, unterschiedlich ist jedoch die Unterstützung der Berechnungsgrundlagen: HOAI, HOAI-Leistungsbild TGA, AHO, EnEV, SiGeKo oder Brandschutz. Schnittstellen, wie ASCII, DOC, PDF, XLS, HTML und XML, ermöglichen die Weiterbearbeitung und den internen digitalen Austausch von Büro- und Projektdaten.

Angesichts der hard- und softwaretechnischen Entwicklung und möglicher gesetzlicher Änderungen sind Updates ein wichtiger Faktor. Die Software sollte mindestens einmal pro Jahr aktualisiert, respektive erweitert und verbessert werden. Die Update-Kosten sollten im Wartungsvertrag enthalten sein und etwa 10 bis 15 % des Software-Listenpreises pro Jahr kosten.

Der Support sollte per Telefon, Fax, E-Mail oder Fernwartung möglich sein und nach Möglichkeit auch einen Zugriff auf häufig gestellte Fragen (FAQ) sowie ein Anwender-Forum bieten.

Die Preise variieren zwischen 500 und 5000 Euro – je nach Produktkonzeption und Ausbaustufe. Wichtig für Leistungs- und Preisvergleiche ist die Frage, welche Funktionen bereits im Basisprogramm enthalten sind und welche Module zusätzlich hinzugekauft werden müssen.

Da nahezu alle Lösungen modular strukturiert sind, lässt sich die Software an die jeweilige Bürostruktur, individuelle Anforderungen und spezifische Aufgabenschwerpunkte jederzeit anpassen. Deshalb sollten zunächst nur für jene Bereiche Module gekauft werden, die einer dringenden Optimierung bedürfen, etwa die Projektzeiterfassung oder die Bürokostenkontrolle. Nicht vergessen werden sollten die einmaligen Schulungskosten und die jährlichen Wartungsvertrags-Kosten.

Eine erste Orientierung für die Programm-Auswahl bieten, neben diesem tabellarischen Produktvergleich, auch die BMSP-Marktübersicht auf www.aec-office.de und Der große Bürosoftware-Check 2015 auf www.ib-kunick.de.

Einstieg erfordert Zeit und Mitarbeit

Sobald sie reibungsfrei läuft, kann BMSP die Wirtschaftlichkeit von Büros optimieren, Prozesse beschleunigen, die Planungssicherheit steigern und Freiräume für die eigentliche planerische Tätigkeit schaffen. Bis es aber so weit ist, können einige Wochen vergehen, weshalb man die Einführungsphase nicht unterschätzen sollte.

Neben der Software-Einarbeitung, die selbst schon mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann, muss die Software individuell an die Büroanforderungen angepasst und in vorhandene Büroabläufe integriert werden. Außerdem müssen Stammdaten eingegeben, Kalkulationen, Berichte oder Auswertungen, Formulare und Begrifflichkeiten angepasst, Büroprozesse synchronisiert werden etc. Eine weitere Voraussetzung für einen erfolgreichen BMSP-Einstieg ist Konsequenz. Ist die Software einmal installiert, müssen alle im Büro mitarbeiten und sich an die Spielregeln halten.Marian Behaneck

Literatur / Zusatzinfos

[1] Goldammer, D.: Betriebswirtschaft für Architekten und Bauingenieure: Erfolgreiche Unternehmensführung im Planungsbüro. Heidelberg: Springer Verlag, 2012

[2] Kochendörfer, B./Liebchen, J. H./Viering, M. G.: Bau-Projektmanagement, Grundlagen und Vorgehens-weisen. Wiesbaden: Vieweg+Teubner, 2010

[3] Kunick, D.: Büromanagement-Software für Planer am Bau: Der Anbieter-Check 2015, aus: Planungsbüro professionell, PBP Planungsbüro professionell, Sonderheft 2015, IWW-Institut, Würzburg, Download auf www.ib-kunick.de

[4] www.aec-office.de BMSP-Checklisten und Marktübersicht, Stand: 03/2015

[5] www.dvpev.de Dt. Verband Projektmanager Bau- und Immobilienwirtschaft

[6] www.gpm-ipma.de Gesellschaft für Projektmanagement

[7] www.pep-7.de PeP-7-Praxisinitiative und -Kennzahlen

[8] www.pm-software.info Marktübersicht Projektmanagement-Software

[9] www.pmaktuell.org Projektmanagement-Fachmagazin