Mit FM-gerechten Projektdaten punkten

Kompakt informieren

• CAFM spielt in den Architektur- und Fachplanungsbüros kaum eine Rolle – obwohl hier Daten generiert werden, die auch über die Planungsphase hinaus gewinnbringend genutzt werden können.
• Da Facility Manager andere Anforderungen an Objektdaten als Bauplaner haben, müssen beim planungsbegleitenden Aufbau einer Gebäudedatenbank Regeln beachtet werden. Sonst besteht die Gefahr, dass der bei der Schlüsselübergabe überreichte Datensatz ungenutzt im Archiv landet.
• Angesichts aktueller Entwicklungen im Baubereich ist es abzusehen, dass Bauherren und Investoren künftig vermehrt eine FM-optimierte Planung und Dokumentation einfordern werden.

Etwa 15 % beträgt der Anteil der Planungs- und Erstellungskosten an den Gesamtkosten eines Gebäudes – der Rest sind Nutzungskosten (siehe auch TGA 05-2012: Auslegungskriterium Lebenszykluskosten, Webcode 359383). Noch ausgeprägter ist der zeitliche Unterschied: So macht die Planungs- und Bauzeit im Durchschnitt nur etwa 2 bis 3 % der Gesamtlebensdauer eines Gebäudes aus. Daraus ergibt sich fast zwangsläufig die Notwendigkeit, die Bewirtschaftung und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen schon während der Planung zu berücksichtigen und so effizient wie möglich zu organisieren.

Vom Scheuklappenprinzip …

Konventionell betriebene Gebäude und Anlagen wurden bisher nach dem „Scheuklappenprinzip“ verwaltet: So haben die Hausverwaltung oder andere Stellen meist nur den eigenen Aufgabenbereich betreffende Informationen in unterschiedlicher Form (Dokumente, Listen, Notizen, Karteien, Datensätze etc.) gesammelt und archiviert. Anderen Beteiligten wurden diese Informationen in der Regel nicht weitergegeben beziehungsweise verfügbar gemacht. Dadurch waren Daten redundant oder fehlten gänzlich, wodurch wichtige Entscheidungen verzögert oder auf einer unsicheren Informationsbasis getroffen wurden. Fehler bei der Um-, Aus- oder Änderungsplanung, verpasste Inspektions- und Wartungstermine, voranschreitende Gebäude- und Anlagenschäden, die entsprechende Kosten verursachten waren die Folge.

… zum Anlagen-Management

Die Ende der 1970er-Jahre entstandene Management-Methode des Anlagen-Managements (Facility Management, FM) hat es sich deshalb zur Aufgabe gemacht, Gebäude und Anlagen durch aufeinander abgestimmte Maßnahmen und Abläufe in optimaler Form bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und kontinuierlich an sich ändernde Rahmenbedingungen anzupassen, ferner unternehmerische Prozesse, Arbeitsbedingungen, sowie die Wirtschaftlichkeit zu optimieren.

Eine Sonderform, das Gebäudemanagement, beschränkt sich auf die Nutzungsphase von Gebäuden. Diese spezielle FM-Disziplin wird in DIN 32 736 [1] näher definiert und beinhaltet die Gesamtheit aller Leistungen zum Betreiben und Bewirtschaften von Gebäuden, einschließlich baulicher und technischer Anlagen. Das Gebäudemanagement gliedert sich in das kaufmännische, infrastrukturelle und technische Gebäudemanagement (KGM, IGM und TGM), wobei diese Kernbereiche durch das interne Flächenmanagement fachübergreifend ergänzt werden.

Während das KGM Funktionen für die Objektbuchhaltung, das Kosten-, Vertrags- und Qualitätsmanagement enthält, umfasst das IGM die Verwaltung von Dienstleistungsfirmen, wie Reinigungs- oder Sicherheitsdiensten etc., die Organisation von Logistik- und Umzugsdiensten oder das Fuhrparkmanagement. Zu den zentralen Aufgaben des TGM zählen die Verwaltung und Optimierung des Betriebs, der Instandhaltung und Modernisierung technischer Anlagen, deren Folgekosten sowie das Energiemanagement.

Realisiert werden all diese Ziele durch eine zentrale Ablage grafischer und alphanumerischer Daten in einem gemeinsamen „Datentopf“. Funktionsgruppen innerhalb eines Betriebs entnehmen daraus entsprechend ihrer Zugriffsberechtigung die Informationen, verarbeiten sie und stellen die Ergebnisse wieder zurück. Die Daten stehen anschließend allen Beteiligten zur Verfügung: der Geschäftsleitung, dem Sekretariat, der Logistikabteilung, den Technikern etc.

Die Anwendungsbereiche von CAFM (Computer-Aided Facility Management) sind vielfältig: Sie reichen von der Ausweis-, Schlüssel- und Ressourcenverwaltung, bis hin zur Optimierung von Reinigung, Wartung, Instandhaltung oder von internen Umzügen. CAFM begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes, setzt bereits bei der Planung an, umfasst die Realisierung, Bewirtschaftung sowie das Controlling und reicht bis zum Um- beziehungsweise Rückbau.

Möglichkeiten von CAFM-Software

Immobilien stellen einen erheblichen volkswirtschaftlichen Wert dar. Andererseits bilden ihre Kosten neben den Personalkosten den größten Kostenblock innerhalb eines Unternehmens. Die Werterhaltung von Immobilien ist deshalb ein ebenso wichtiger Aspekt bei ihrer Bewirtschaftung wie die Kostensenkung. Und der allgemeine Kostendruck zwingt Unternehmen dazu, kontinuierlich Kostensenkungspotenziale auszuloten und umzusetzen.

CAFM-Systeme spielen in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle. Sie unterstützen Betreiber dabei, den Betrieb, die Wirtschaftlichkeit, die Nutzung, die Vermarktung und die Werterhaltung der Immobilien, Anlagen und Einrichtungen inklusive aller dafür erforderlichen Prozesse zu optimieren, Erträge zu steigern, Qualitäten zu sichern und Werte zu erhalten.

Ihren Nutzen spielen CAFM-Systeme vor allem durch fachübergreifende Synergien aus: So bilden beispielsweise Flächenmanagement-Daten die Grundlage für das Schlüssel- und Reinigungsmanagement, die Vermietung oder die Wartung und Instandhaltung. CAFM-Systeme schaffen Kostentransparenz, senken Betriebskosten und stellen Statistiken, respektive Auswertungen für Planungsentscheidungen bereit. Prozesse, zum Beispiel in der Instandhaltung oder der Verwaltung von Verträgen und Gewährleistungen, werden ebenso automatisiert, wie Abläufe bei plötzlich auftretenden Problemen und Störungen, was Reaktionszeiten deutlich verkürzt.

Das Internet eröffnet neue Anwendungsfelder: So lassen sich etwa Wartungsarbeiten technischer Anlagen in Teilbereichen automatisch online erledigen, ohne dass jemand an Ort und Stelle sein muss. Das gilt insbesondere für Tätigkeiten, die sich auf die Sichtkontrolle von Zuständen oder Messwerten oder das Monitoring beschränken. CAFM-Systeme sorgen außerdem dafür, dass das Wissen Einzelner im Unternehmen verbleibt, auch wenn diese krankheitsbedingt ausfallen oder das Unternehmen verlassen. Die Datenhaltung erfolgt zentral in einer Datenbank, die Datenpflege hingegen verteilt und organisatorisch abgestimmt über zuständige Abteilungen. Die Anwender müssen sich nur in ein System einarbeiten, die IT-Abteilung muss nur bei einem System für Aktualität sorgen und Mitarbeiter-Berechtigungen verwalten.

Ohne Daten kein CAFM

CAFM-Lösungen haben unterschiedliche historische Wurzeln. Je nach Herkunft wird zwischen CAD- und Datenbank-basierenden Systemen sowie speziell für den FM-Bereich entwickelten integrierten Lösungen mit gleichberechtigtem CAD- und Datenbankteil unterschieden. Jedes System hat dabei seine Stärken und Schwächen.

So wichtig die Wahl des richtigen CAFM-Systems auch ist – letztlich ist es nur ein Werkzeug. Das eigentliche Kapital sind die Gebäude- und Anlagendaten. Um ein CAFM-System überhaupt aufbauen zu können, muss zunächst eine digitale Datenbasis geschaffen werden. Etwa die Hälfte der Kosten für eine CAFM-Einführung entfallen auf die Erfassung und Aufbereitung der Bauwerks-, Personal- und Inventarinformationen. Ein Teil – etwa 10 bis 30 % dieser Daten – fällt bei der Gebäudeplanung ab. Ein anderer, umfangreicherer Teil, muss von verschiedenen Stellen (Buchhaltung, Personalwirtschaft, Haustechnik, Inventarverwaltung etc.) manuell erfasst werden.

Während sich beim Flächenmanagement, der Basis jedes Gebäudeverwaltungs-Systems, der Aufwand für die Eingabe und Pflege des Datenbestandes in Grenzen hält, müssen bei technischen Anlagen zusätzlich alle Geräte, Wartungsintervalle und sämtliche Abläufe dargestellt werden, um beispielsweise organisatorische Verbesserungen zu erzielen. Da mit der zunehmenden Technisierung von Gebäuden auch das FM-relevante Datenvolumen steigt, müssen Fachplaner, Immobilienbetreiber und technische Dienstleister immer mehr technische Dokumentationen, Wartungsanweisungen und Prüftermine berücksichtigen.

Auch im Hinblick auf die Ausschreibung technischer Wartungsverträge oder die Dokumentationspflicht gegenüber dem Gebäudebetreiber spielt eine sorgfältige Datenverwaltung und -archivierung eine wichtige Rolle. Im Rahmen der Bauplanung, Inbetriebnahme, Prüfung, Instandhaltung, Wartung und Änderungen von TGA-Anlagen generierte Daten werden jedoch nicht immer konsequent aufbewahrt. Dokumentations- und Datenlücken entstehen auch beim Wechsel von Dienstleistern oder Eigentümern. Dann müssen Objektdaten häufig nachträglich erhoben, neu strukturiert und abgestimmt werden, was viel Aufwand generiert.

FM-taugliche Planungsdaten

Bei der Überführung von Planungsdaten in die Nutzungsphase sind fehlende Datenstrukturnormen und Datenschnittstellen das größte Problem. Planer strukturieren Bauwerksinformationen anders als Facility Manager, weshalb unterschiedliche Erfassungsstrukturen oder für das FM unvollständige Datensätze häufig Probleme bereiten.

In der Praxis müssen aufgrund individueller Vorgaben und Rahmenbedingungen Strukturen, Abläufe und Qualitäten in Zusammenarbeit mit dem Betreiber in der Regel immer wieder neu definiert werden. Dabei entwickeln CAFM-Anbieter oder -Berater Dokumentationsrichtlinien, die für mehr Einheitlichkeit und eine effizientere Datenübergabe sorgen sollen.

Dokumentationsrichtlinien umfassen alle Festlegungen für Gebäudeteile und Anlagensysteme in Bezug auf die Kennzeichnung und Strukturierung grafischer und alphanumerischer Daten. Sie bilden die Grundlage für die Erstellung einheitlich strukturierter Unterlagen. Dokumentationsrichtlinien beinhalten alle für die Betriebsphase des Gebäudes wesentlichen Informationen der installierten Anlagensysteme, Gebäudeteile und verwendeten Baustoffe. Sie sorgen damit dafür, dass alle betriebsrelevanten Daten bereits vor dem Beginn der Nutzungsphase in strukturierter geordneter Form digital zur Verfügung stehen und relativ nahtlos in ein bestimmtes CAFM-System eingepflegt werden können.

So werden beispielsweise in den Dokumentationsrichtlinien die Kennzeichnungssystematik für Räume, Anlagen-Komponenten etc. definiert sowie Festlegungen zur Datenqualität und Bestandsdokumentation (Inhalt und Struktur, sowie Datei- und Planbezeichnungen) getroffen. Auch für CAD-Systeme werden bis ins Detail Folien- und Layer-Strukturen definiert, damit sich entsprechende Objekte leichter zuordnen und finden lassen. Eine regelmäßige Datenprüfung, beispielsweise durch einen FM-Datenkoordinator, sorgt für die vereinbarte Datenqualität.

Auch neutrale, systemübergreifende Dokumentationsrichtlinien gibt es bereits. So hat kürzlich der TÜV SÜD zusammen mit dem CAFM-Ring eine Dokumentationsstruktur vorgestellt, die unabhängig von spezifischen Softwaresystemen für mehr Überblick und Einheitlichkeit sorgen soll. Mit dem „TÜV SÜD Objektbrief TGA“ wurde eine einheitliche Dokumentationssystematik zur Verfügung gestellt, die auf der offenen CAFM-Connect-Schnittstelle basiert. Die Anlagendaten können anschließend von gängigen CAFM- und AVA-Systemen verarbeitet werden (siehe auch TGA 03-2014: Mehr Klarheit bei Daten zur TGA Webcode 577563).

CAFM-Trends: CAIFM, Cloud und BIM

So umfassend CAFM-Systeme häufig auch sind – sie sind nur ein Teil der IT-Struktur eines Unternehmens. Mit dem Begriff CAIFM (Computer-Aided Integrated Facility Management; teilweise auch iCAFM für Integrated Computer-Aided Facility Management) wird dieser Tatsache Rechnung getragen. CAIFM-Lösungen verstehen sich als ein in die Informationstechnologie eines Unternehmens integrierter Bestandteil, der über Schnittstellen beispielsweise auch mit im Unternehmen oder im Gebäude eingesetzten ERP(Enterprise Resource Planning)- oder Gebäudeautomationssystemen kommuniziert.

Neben stationären Client-/Server-Lösungen werden zunehmend auch Web-basierte CAFM-Systeme offeriert. Damit können Datenbankinformationen über einen beliebigen Web-Browser online zeit- und ortsunabhängig eingegeben und abgerufen werden. Das ermöglicht beispielsweise einen gemeinsamen Datenbankaufbau und -zugriff aller FM-Beteiligten mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen (Planer, Nutzer, Wartungsfirmen etc.).

Neben diesem IT-Trend zu Cloud-Lösungen strahlt zunehmend auch ein Bautrend auf den CAFM-Bereich aus: Building Information Modeling (BIM) verändert neben der Bauplanung sukzessive auch alle daran angegliederten Prozesse (siehe auch TGA 08-2014: 3D oder 7D, Little oder Big, Closed oder Open? Webcode 600067). Ergebnis dieser neuen Planungsmethode sind Gebäudedatenmodelle, die weitaus mehr nutzungsrelevante Informationen liefern, als die bisherigen DXF-Pläne. Das nach Abschluss der Planungsphase generierte Dokumentationsmodell, das die verschiedenen BIM-Fachmodelle (Raum-, Ausbau-, Haustechnikmodell) enthält, bildet mit den darin enthaltenen Objekt- und Attributinformationen eine ideale Basis für das kaufmännische, infrastrukturelle und technische Gebäudemanagement.

Ausgetauscht werden die Daten über Schnittstellen, wie etwa CAFM-Connect des Branchenverbands CAFM Ring. Über diese, auf dem IFC-Standard (Industrial Foundation Classes) basierende Standardschnittstelle, lassen sich Gebäudedaten mit allen Inhalten und Strukturen übergeben. Neben den Raumnummern, Nutzungsarten und DIN-Raumflächen können auch Anlagen und Ausstattungen ausgetauscht werden (Lüftungsanlagen, Aufzugsanlagen, Brandschutzklappen etc.), sicherheitstechnische Elemente (Feuerlöscher, Wandhydranten etc.) oder Infrastruktur-Daten (Möbel, IT-Ausstattung etc.). Allerdings werden BIM und entsprechende Austausch-Standards von der CAFM-Branche aus unterschiedlichen Gründen noch kaum unterstützt (siehe auch: ulfkrause.wordpress.com).

FM-gerechte Daten werden Standard

Kurz nach der Schlüsselübergabe verschwinden verschwinden nutzungsrelevante Planungsinformationen in den Akten- und Planschränken oder auf digitalen Datenspeichern. Dass Objektdaten für das Facility Management nicht ohne Weiteres aus der Planungs- in die Nutzungsphase übernommen werden, liegt auch an fehlender Aktualität: Unmittelbar auf der Baustelle getroffene Entscheidungen werden selten konsequent in die CAD-Modelle oder -Pläne eingepflegt, die Übergabe einer „Wie gebaut“-Dokumentation auf aktuellem Stand im Rahmen der Leistungsphase „Objektbetreuung und Dokumentation“ ist eher die Ausnahme.

Aktuelle Entwicklungen, wie die zunehmende Gebäudetechnisierung, eine am Lebenszyklus von Gebäuden und Anlagen ausgerichtete Planung sowie das Building Information Modeling werden allerdings dazu beitragen, dass eine FM-optimierte Planung und Dokumentation künftig vermehrt von Bauherren und Investoren eingefordert werden. Dann wird auch die FM-gerechte Projektdatenaufbereitung zum Standard-Leistungsbild von Fachplanern gehören.Marian Behaneck

Literatur und Infos

[1] DIN 32 736 Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen. Berlin: Beuth Verlag, August 2000

[2] DIN EN 15 221-1 Facility Management – Teil 1: Begriffe. Berlin: Beuth Verlag, Januar 2007

[3] GEFMA 100-1 Facility Management; Grundlagen. Bonn: GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e. V., Juli 2007

[4] GEFMA 100-2 Facility Management; Leistungsspektrum. Bonn: GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e. V., Juli 2007

[5] GEFMA 130 Flächenmanagement; Leistungsbild. Bonn: GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e. V., Juni 1999 (wird zurzeit überarbeitet)

[6] GEFMA 400 CAFM; Begriffsbestimmungen, Leistungsmerkmale. Bonn: GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e. V., März 2013

[7] GEFMA 410 Schnittstellen zur IT-Integration von CAFM-Software. Bonn: GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e. V., Juli 2014

[8] GEFMA 910 Normen und Richtlinien im FM. Bonn: GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e. V., Januar 2014

[9] GEFMA 940 Marktübersicht CAFM-Software 2014. Bonn: GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e. V., 2014

[10] May, Michael (Hrsg.): CAFM-Handbuch, IT im Facility Management erfolgreich einsetzen. Heidelberg: Springer Vieweg, 3. Aufl. 2013. Korr. Nachdruck 2013

[11] Lobinger, B.; Potreck, H.: Qualitätsmanagement für FM-Daten aus Bauprojekten. Gütersloh: Bauverlag BV, Facility Management 02-2002

[12] Lobinger, B.; Potreck, H.: Neutrales Austauschformat für das Facility Management. Gütersloh: Bauverlag BV, Facility Management 01-2009

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*) Auswahl, Stand August 2014