Projekt-, Termin- und Ressourcenmanagement

01.04.2011 | Veröffentlicht in Ausgabe 04-2011

Abb. 1 Mit manuell erstellten Termin- und Ressourcenplänen kann man nicht agieren, sondern nur reagieren. Läuft ein Bereich aus dem Ruder, muss der Projektverantwortliche wissen, wie er gegensteuern kann. Schon bei kleinen Projekten ist dies nur noch mit einer Softwarelösung möglich. - © Asta Development — © Asta Development

Abb. 1 Mit manuell erstellten Termin- und Ressourcenplänen kann man nicht agieren, sondern nur reagieren. Läuft ein Bereich aus dem Ruder, muss der Projektverantwortliche wissen, wie er gegensteuern kann. Schon bei kleinen Projekten ist dies nur noch mit einer Softwarelösung möglich.

Projekte in einem möglichst knappen Zeit- und Kostenrahmen abzuwickeln, wird angesichts steigender Baukosten immer wichtiger. Software für die Bauzeitenplanung kann Projektabläufe effizienter gestalten, Kosten sparen und die Terminsicherheit steigern.

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Neben den Kosten gehören Termine zu den neuralgischen Punkten, wenn es um die erfolgreiche Realisierung von Projekten in einem vorgegebenen Budget- und Zeitrahmen geht.
Angesichts des Termindrucks, komplexer Zusammenhänge und Wechselwirkungen, kann man mit den aus der Netzplantechnik stammenden, manuell aufgestellten Balkenplänen auf unvorhergesehene Entwicklungen nicht mehr angemessen reagieren.
Mit Programmen für die Bauzeitenplanung lässt sich per Mausklick durchrechnen, welche Auswirkungen eine Terminverschiebung auf die Folgetermine hat. Doch die Software unterscheidet sich teilweise erheblich voneinander.

Straffere Planungs- und Realisierungszeiten sind gleichbedeutend mit einer früheren Nutzung des Objekts und einer Einsparung an Zeit und Kapital. Doch mit der Kosten- und Terminsicherheit ist es bei so manchen Projekten nicht weit her… Ab einer Bausumme von 5 Mio. Euro aufwärts werden Projekte deshalb immer häufiger von einer vergleichsweise neuen Berufsgruppe, den Projektsteuerern, betreut. Dabei sind Ingenieure und Fachplaner aufgrund ihrer Fachkenntnisse, Praxiserfahrung und ihres detaillierten Projekt-Know-hows mindestens genauso prädestiniert, komplexe Haustechnik-Projekte termingerecht fertigzustellen. Software für die Bauzeitenplanung hilft dabei …

Termine, Ressourcen und Kosten

Projekte müssen in einem zeitlich, personell und finanziell eng umgrenzten Rahmen realisiert werden. Das Management von Terminen, Ressourcen und Kosten erfasst damit wesentliche Aspekte des Projektmanagements. Darunter wird die Gesamtheit aller Führungsaufgaben, -techniken und -mittel verstanden, die zur erfolgreichen Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Neben Werkzeugen zur Berechnung und Planung haustechnischer Projekte bietet die EDV auch moderne Terminplanungswerkzeuge.

Natürlich können Projektzeiten als Balkenpläne auch auf einem Stück Papier dargestellt werden. Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen sowie Terminverschiebungen und deren Auswirkungen sind so aber nur umständlich und wenig transparent darstellbar. Ein weiterer Nachteil: ein Soll-IstAbgleich ist zwar mit dickem Filzstift oder Marker möglich, gewerkübergreifende Terminverschiebungen können jedoch eher erahnt als exakt beziffert werden.

Da ein in früher Planungsphase erstellter Terminplan immer nur den theoretischen, idealen Projektablauf darstellt, sind Änderungen und Terminverschiebungen an der Tagesordnung. Deshalb muss der Terminplan kontinuierlich angepasst werden. Dafür sind „digitale Balkenpläne“ prädestiniert: Sind die einzelnen Vorgänge miteinander verknüpft und deren Abhängigkeiten definiert, lässt sich schnell berechnen, welche Folgen die Terminverschiebung eines oder mehrerer Gewerke auf die Folgetermine hat. Nur so wird die tatsächliche Terminsituation transparent und nur so kann eingegriffen werden, wenn der Beginn von Folgearbeiten oder gar der Fertigstellungstermin gefährdet ist.

Neben dem Terminaspekt sind solche „Wenn-Dann-Analysen“ wichtig für die Auslotung von Kostenalternativen. Sind die Kosten für Vorgänge im Programm hinterlegt, kann beispielsweise mit wenig Aufwand ermittelt werden, welche Variante am kostengünstigsten ist. Nicht zuletzt ermöglichen Projektplaner auch eine bessere Auslastung von Personal und Geräten. Gerade hier, in einem effizienteren Ressourceneinsatz, stecken beträchtliche Kosteneinsparungspotenziale.

So funktioniert die Planung der Planung

Zunächst werden sogenannte Meilensteine definiert, worin essenzielle Rahmendaten des Projekts (Grundlagenermittlung, Entwurfs-, Genehmigungs- und Werkplanung, Ausschreibung, Rohbaufertigstellung, Ausbauphase, Bezug) festgelegt werden. Während den folgenden Phasen werden die Meilensteine stufenweise detailliert. Dabei erhält jede Bauphase einen immer höheren Detaillierungsgrad, denn hinter jedem der Gewerke in der Ausbauphase (Elektro-, Heizungs- und Sanitärinstallation, Trockenbau-, Tischler-, Maler-, Fußbodenarbeiten etc.) steckt eine Vielzahl weiterer Vorgänge. Daher bieten alle Terminplanungs-Programme die Möglichkeit, ein Projekt in mehrere Detailpläne zu strukturieren.

Je detaillierter eine Projektplanung ist, desto aufwendiger ist sie. Der Aufwand lohnt sich aber: Schwierigkeiten und Terminverzögerungen können vermieden werden und das Projekt kann in der Realisierungsphase gezielter gesteuert werden. Der „kritische Weg“ wird an jenen Stellen markiert, an denen die Terminänderung eines Vorgangs die Gesamterstellungszeit eines Bauwerks beeinflussen kann. Ferner lassen sich Pufferzeiten oder der früheste/späteste Arbeitsbeginn für einzelne Gewerke ermitteln. Dabei werden für den gesamten Projektablauf die Vorlaufzeiten, die Koordination zwischen den Planern, Ausschreibungs- und Vergabezeiten sowie der Ablauf der Bauausführung mit der Dauer der einzelnen Vorgänge sowie der gegenseitigen Abhängigkeiten miteinander verknüpft.

Da der Fertigstellungstermin in der Regel feststeht, dient er als Basis für die terminliche Rückrechnung. Werden alle Vorgänge eingetragen und miteinander verknüpft, lässt sich schnell der Beginn der einzelnen Arbeiten, respektive der Bauausführung ermitteln.

Worauf muss man achten?

Software für die Bauzeitenplanung (teilweise auch als „Ressourcenverwaltung“, „Projektsteuerung“ oder „Baukoordination“ bezeichnet) unterscheidet sich teilweise erheblich, weshalb man auf folgende Merkmale achten sollte:

Komplexität: Bauzeitenplanungs-Programme unterscheiden sich hauptsächlich darin, wie komplex Projekte sein können. Messbar wird diese Größe durch die maximale Anzahl von „Vorgängen“, das sind alle im Rahmen eines Projektes geplanten Ereignisse oder Tätigkeiten. Üblich sind bei kleinen Projekten bis zu 1000, bei mittleren Projekten bis zu 10000 Vorgänge. Großbauvorhaben erfordern eine andere Programmkategorie mit bis zu 100000 verwaltbaren Vorgängen je Projekt. Ferner sollten Balkenpläne beliebig strukturierbar sein – von der Übersichts- bis zur Detailplanung (üblich sind 10 bis 24 Strukturierungsstufen).

Kalender: Ein integrierter Kalender sollte die Feiertagsregelungen der verschiedenen Bundesländer berücksichtigen. Daneben sollte der Kalender projektspezifisch definierbar sein, beispielsweise wenn aufgrund drängender Fertigstellungstermine mit den ausführenden Firmen besondere Arbeitszeiten vereinbart werden. Darum sollten sowohl Arbeitstage pro Woche als auch Arbeitszeiten pro Tag definiert werden können. Ferner muss der Arbeitswochenbeginn frei definierbar sein, ebenso die Eingabe freier Tage. Auch sollte die Dauer eines Vorgangs in Arbeitstagen oder Kalendertagen (z.B. für Trocknungszeiten) angegeben werden können.

Termine: Die Ablauf- und Terminplanung bildet den Kern integrierter Projektmanagement-Software. Dazu bieten Bauzeitenplaner eine Vielzahl von Funktionen. Während beispielsweise die Berechnung des „kritischen Wegs“ zu den Standardfunktionen gehört, ist es kein Standard, dass Projekte, Vorgänge und Ressourcen jeweils eigene Kalender erhalten. Das ist etwa dann wichtig, wenn die Arbeit über das Wochenende zwar ruht, aber beispielsweise Trocknungszeiten kontinuierlich weiterlaufen. Weitere, relevante Funktionen aufzulisten, würde hier zu weit führen. Im Wesentlichen sollte die Terminplanung aber folgende Fragen beantworten: Wie lange dauert das Projekt? Welche Risiken können auftreten? Welche kritischen Aktivitäten können das Projekt verzögern? Ist das Projekt im Zeitplan? Wird es früher oder später fertig? Wie kann man es kostengünstig beschleunigen? Weitere (optionale) Berechnungsfunktionen betreffen die Ressourcen sowie die den Vorgängen zugeordneten Kosten.

Ressourcen und Kosten: Werden Mitarbeiter, Geräte, Ausrüstung oder Material den zu erledigenden Aufgaben zugeordnet, zeigen Diagramme die Über- oder Unterbelegung einer Ressource an und helfen, die Arbeitslast optimal zu verteilen. Die Zuordnung von Ressourcen und Vorgängen sollte in früher Projektphase auch auf der Qualifikationsebene möglich sein und erst später durch konkrete Personen ersetzt werden. Zeigt die Kapazitätsüberprüfung, dass eine Ressource überlastet ist, sollten alle zur Überlastung beitragenden Vorgänge angezeigt werden, um schneller Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Im Rahmen des Multiprojekt-Managements ist ferner eine Abstimmungsmöglichkeit von in mehreren Projekten gemeinsam genutzten Ressourcen wichtig. Auch als internes Kostencontrolling-Instrument eignen sich Bauzeitenplaner. Sind die Kosten für Vorgänge im Programm hinterlegt, lassen sich Varianten auch unter dem Kostenaspekt bewerten. Werden Zahlungsein- und -ausgänge sowie -termine berücksichtigt, ist auch eine Liquiditätsplanung möglich.

Soll-Ist-Abgleich: Terminverschiebungen während der Bauzeit gegenüber dem Bauzeitenplan werden nur dann rechtzeitig erkannt, wenn der tatsächliche Baufortschritt regelmäßig im Programm erfasst wird. Werkzeuge zur Fortschrittsverfolgung und dynamische Statusberichte halten Teammitglieder auf dem Laufenden. Ein Soll-Ist-Abgleich stellt – in der Regel grafisch – die Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Projektverlauf dar. Dabei sollten zeitlich befristete Verzögerungen (z.B. Schlechtwetter) ebenso berücksichtigt werden, wie Verzögerungen, die sich kontinuierlich auf die Gesamtdauer eines Vorgangs auswirken (z.B. Krankheitsfall). Auf dieser Basis ermitteln die Programme Prognosen über den weiteren Verlauf der Arbeiten.

4D-Simulation: Kommt zur dritten Dimension des CAD-Bauwerksmodells die vierte Dimension „Zeit“ hinzu, kann der geplante Bauablauf simuliert werden. Dazu werden Objekte des CAD-Modells mit Vorgängen im Terminplan verknüpft. Während der 4D-Simulation werden über einen bestimmten Projektzeitraum Vorgänge durch eine Änderung der Darstellung der verknüpften CAD-Objekte (Ein-/Ausblenden, Farbänderung etc.) visualisiert. Damit lassen sich unter anderem gewerkeübergreifend geometrische Konflikte oder bautechnische Probleme aufdecken. Bei einer 5D-Simulation wird neben dem 3D-Gebäudemodell und der Zeit auch die Baukostenentwicklung berücksichtigt. Beispiele für 4D/5D-Simulationen sind Asta4D und Ribitwo. Möglichkeiten und Chancen der Verknüpfung von Bauwerksinformationsmodellen (BIM, siehe auch: „Mit 3D-Modellen besser planen“, TGA 11-2010, Webcode 298078) mit der Terminplanung zeigt eine aktuelle Dissertation auf [1].

Weg-Zeit-Diagramme: Eine Besonderheit sind Linienbaustellen wie Straßen-, Gleis-, Tunnel-, Pipeline- oder Brückenbaustellen: Zur Vielzahl von Terminen und Abhängigkeiten kommt hier die Abhängigkeit der Vorgänge mit dem räumlichen Voranschreiten der Baustelle. Das lässt sich übersichtlich in sogenannten Weg-Zeit-Diagrammen darstellen (z.B.: Tilos, Pro-Via). Sie verknüpfen bei linienbezogenen Projektstrukturen die Terminplanung des Bauablaufs mit dem Lageplan des Bauprojekts und stellen eine Ergänzung zu den konventionellen Balken- und Netzplänen dar.

Anzeige/Ausgabe: Vorgänge sollten als Balkendiagramm, Netzplan oder Balkennetzplan darstellbar sein. Die grafische Anzeige von Verknüpfungen ist ebenso selbstverständlich, wie ein Soll/Ist-Vergleich. Eine History-Funktion dokumentiert Planungsstände und ermöglicht Vergleiche mit der aktuellen Planung. Balkenpläne größerer Projekte neigen zur Unübersichtlichkeit, weshalb die Software mehrere Anzeigevarianten bieten sollte (mehrere Balken pro Zeile, Vorgangsfilter etc.). Im Hinblick auf die Druckausgabe sollten die Balken alternativ mit unterschiedlichen Mustern (S/W-Ausgabe) oder Farben (Farbausgabe) dargestellt werden können. Farbfähige A0-Großformatdrucker sind ideale Ausgabegeräte, da neben Farbflächen auch Format-Überlängen möglich sind. Eine Druckvorschau mit Zoomfunktion spart Papier und Zeit.

Sonstiges: Bauzeitenplanung ist Chefsache (Projekt- oder Bauleiter). Dieser muss das Werkzeug ohne großen Schulungsaufwand produktiv nutzen können. Eine einfache Bedienung im Windows-Standard ist dabei ebenso Voraussetzung wie eine gute Online-Hilfe. Das Bedienungskonzept sollte so flexibel sein, dass sich sowohl Einsteiger als auch erfahrene Projektmanager zurechtfinden. Ein gedrucktes Handbuch mit Tutorial, ein Video oder Lernprogramm mit einem praktischen Übungsprojekt ist von Vorteil. Zu den Kostenaspekten zählen auch die Schulung, der Support (Erreichbarkeit, Kosten) und Upgrades auf neue Versionen. Software für die Bauzeitenplanung ist als separate Software erhältlich oder als Teil einer modularen Projekt-/Büromanagement- oder einer AVA-Lösung. Allgemeine Projektplanungs-Programme berücksichtigen spezielle Belange des Bauwesens in der Regel nicht. Beispielsweise werden Begriffe verwendet, die nicht dem Baubereich, sondern dem Projektcontrolling entlehnt sind. Die Preisspanne für Bauzeiten-Planungs-Software liegt zwischen 50 (Excel-Tool), 500 und mehreren Tausend Euro, je nach Leistungsumfang.

Ohne Erfahrung geht es nicht

Die Zusammenhänge und Abhängigkeiten werden bei der Projektplanung und -ausführung immer komplexer. Hinzu kommt, dass TGA-Fachplaner in der Regel mehrere Projekte parallel bearbeiten müssen. Deshalb ist ein zielgerichtetes Termin- und Ressourcenmanagement ohne Software heute nicht mehr möglich. Doch auch die beste Software kann Probleme während der Ausführung nicht vorhersehen oder gar verhindern. Es liegt in der Verantwortung des Anwenders, dass Termine, Zeitspannen, Abhängigkeiten, Witterungseinflüsse, örtliche Besonderheiten und viele weitere Faktoren korrekt eingegeben und angemessen berücksichtigt werden. Ohne bauspezifisches Fachwissen und eine mehrjährige praktische Erfahrung des Anwenders als Projektleiter oder -steuerer geht es nicht! Marian Behaneck

Literatur/Quellen

[1] Tulke, J.: Kollaborative Terminplanung auf der Basis von Bauwerksinformationsmodellen. Weimar: Verlag der Bauhaus-Universität Weimar, 2010

[2] Bielefeld, B.: Basics Terminplanung. Basel, Boston, Berlin: Birkhäuser, 2009

[3] Kochendörfer, B./Liebchen, J.H./Viering, M.G.: Bau-Projektmanagement, Grundlagen und Vorgehensweisen. Wiesbaden: Vieweg+Teubner, 2010, Buchvorschau: http://books.google.de

[4] Volkmann, W.: Projektabwicklung für Architekten und Ingenieure, Handbuch für die planerische und baupraktische Umsetzung. Essen: Verlag für Wirtschaft und Verwaltung Hubert Wingen, 2003

[5] Literaturtipps: http://www.bauzeitenplaner.de/bauzeitenplanung-fachliteratur.php