Das mobile Büro

Kompakt informieren

• Smartphones können immer mehr und ermöglichen es, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und zu verbessern.
• Mehrere Betriebssysteme und die große Modellvielfalt erschweren die Auswahl.
• Außerdem haben Smartphones im geschäftlichen Einsatz ihre Schwächen: Displays sind zu klein und lichtschwach und die Geräte sind gegenüber Baustellen- und Umwelteinflüssen zu empfindlich, längere Texteingaben sind zu umständlich.
• Als Alternative bieten sich robuste Rugged-Modelle oder Tablet-PCs mit zusätzlicher Tastatur oder Transformer- bzw. Convertible-Notebooks an.

Smartphones haben den Markt für Mobiltelefone in kurzer Zeit komplett verändert: Waren sie noch vor wenigen Jahren nahezu unbekannt, so stehen sie inzwischen mit über einer Milliarde weltweit verkauften Exemplaren klar an der Spitze aller Mobilrechner. Entscheidend zum Erfolg beigetragen hat zunächst das iPhone von Apple, an dessen Erfolg später auch Konkurrenzmodelle von Samsung und anderen Herstellern anknüpfen konnten.

Das Hochrüsten ist jedoch noch nicht beendet: Aktuelle Smartphones können immer mehr, die Prozessoren werden immer leistungsfähiger, die Displays immer größer und schärfer, die eingebauten Kameras immer besser. Privat wie geschäftlich gehört das Smartphone heute für viele zum ständigen Begleiter. Es ist wie ein digitales Schweizer Taschenmesser – ein Alleskönner im Büro und auf der Baustelle. Außerdem ist es ein zentraler Baustein des „Mobile Computing“, der mobilen Nutzung von IT, Software und Dienstleistungen aus dem Netz. Welche Möglichkeiten bietet die Funktionsvielfalt, was davon ist sinnvoll und wo liegen die Grenzen?

Smartphones machen mobil

Die mobile Erfassung von Informationen und der Austausch digitaler Daten werden im Geschäftsalltag immer wichtiger. Denn mobile Hard- und Software kann Arbeitsabläufe rationalisieren, beschleunigen und qualitativ verbessern, weil Medienbrüche und dadurch bedingte Fehlerquellen entfallen: Daten werden an Ort und Stelle digital erfasst, sodass handgeschriebene Baustellennotizen später am Büro-PC nicht mehr eingegeben werden müssen.

Smartphones sind faktisch mobile Rechner mit Telefonfunktion, die sich im Hinblick auf die Leistungsdaten und das Einsatzspektrum kaum noch von anderen mobilen PCs unterscheiden. Was die „Rechenpower“ betrifft, stellen aktuelle Modelle mit Mehrkernprozessor sogar so manchen Büro-PC in den Schatten. Dank integrierter Mobilfunk-, WLAN- und Bluetooth-Funktion kann man mit Smartphones an jedem Ort und zu jeder Zeit auf Bürodaten oder Internet-Dienste zugreifen oder Daten mit anderen Geräten oder Rechnern kabellos austauschen.

Beispielsweise können mit einem Laserdistanzmesser erfasste Technikraum-Maße sofort in das Smartphone eingelesen, verarbeitet und wenn nötig per Mobilfunk an den CAD-Rechner im Büro zur Weiterbearbeitung übertragen werden (Messen mit K(n)öpfchen, TGA 12-2014,  Webcode  622425). Baustellen lassen sich einfacher dokumentieren (Bautagebuch: Software minimiert den Aufwand, TGA 03-2013,  Webcode  396867), Bauschäden oder Baumängel rationeller erfassen (Rügen mit System, TGA 03-2014,  Webcode  577853). Bewegungs-, Lage-, Licht- und Näherungssensoren sowie GPS-Empfänger erweitern in Verbindung mit anderen Software-Anwendungen die Funktions- und Einsatzpalette von Smartphones zusätzlich.

Checkliste: Darauf kommt es an …

Die Fingergesten-Bedienung hat Smartphones praktisch in allen Altersklassen populär und mobile Software-Anwendungen (Apps) haben sie privat wie geschäftlich vielfältig einsetzbar gemacht (Nützliche Helfer für Büro und Baustelle, TGA 04-2012,  Webcode  355573). Während jedoch bei Note- und Netbooks das Betriebssystem Microsoft Windows die Nutzung praktisch jeder im Büro verwendeter Software ermöglicht, muss man bei Smartphones und Tablet-PCs darauf achten, ob nicht austauschbare Apps für Google Android, Apple iOS oder andere mobile Betriebssysteme zur Verfügung stehen.

Je größer der Betriebssystem-Verbreitungsgrad, desto größer ist die verfügbare Bandbreite an allgemeiner und branchenspezifischer App-Software. Derzeit sind Android und iOS führend. Während Android-Modelle von vielen Smartphone-Herstellern offeriert werden, laufen unter iOS nur Apple-Geräte. Mit der Betriebssystem-Wahl legt man folglich das Smartphone-Auswahlspektrum fest.

Das nächste wichtige Auswahlkriterium ist die Displaygröße. Diese reicht von etwa 3 bis 5“, was einer Bildschirmdiagonale von etwa 8 bis 12 cm entspricht. Je größer das Display, desto bequemer ist die Bedienung, aber desto größer sind auch das Gehäuse und der Stromverbrauch. Das auf dem Display im Hoch- oder Querformat eingeblendete Tastaturfeld bietet im Hochformat die Möglichkeit einer einhändigen Bedienung, damit man die andere Hand frei hat – etwa für den Gliedermaßstab oder ein Laser-Distanzmessgerät.

Die einhändige Bedienung ist bei „Phablets“, einer Mischung aus Smartphone und Tablet-PC, aufgrund ihrer Gehäuseabmessungen nur eingeschränkt oder gar nicht möglich. Mit ihren 5 bis 8“ großen Displays passen sie gerade noch in eine Mantel- oder Jackentasche. Teilweise mit einem zusätzlichen Eingabestift ausgestattet, bieten sie ähnliche Anwendungsmöglichkeiten, wie Tablet-PCs im 10“-Standardformat. Lediglich beim Telefonieren stören die üppigen Abmessungen etwas.

Weitere Auswahlkriterien sind die Displayauflösung (zwischen 480 × 320 und 1920 × 1080 Pixel, was einer Full-HD-Auflösung entspricht), die Farbbrillanz und der Kontrast. Entscheidend ist die maximale Displayhelligkeit, denn der Bildschirminhalt sollte auf einer Baustelle auch bei Sonnenschein noch einigermaßen ablesbar sein.

Spezielle mobile Mehrkern-Prozessoren sparen Strom und sorgen für ein flüssiges Arbeiten. Insbesondere Dual-, Quad- und Octacore-Prozessoren, die in vielen aktuellen Smartphones und Phablets verbaut sind, ermöglichen auch rechenintensive Anwendungen.

Beim Speicher unterscheidet man zwischen dem flüchtigen Arbeitsspeicher (RAM), in den nur gerade verarbeitete Arbeitsdaten geladen werden, sowie dem internen Flash-Speicher, auf dem Anwendungs- und Programmdaten dauerhaft abgelegt werden. Aktuelle RAM-Speicher sind zwischen 256 MB und 3 GB groß, interne Speicher zwischen 256 MB und 128 GB. Hier gilt: je größer, desto besser. Bei vielen, aber nicht bei allen Modellen lässt sich der interne Speicher extern per MicroSD-Karte erweitern. Damit kann man zusätzlich Daten von bis zu 2 GB (Micro SD), 32 GB (Micro SDHC) bzw. 2 TB Größe (Micro SDXC) mitführen, sodass aus datentechnischer Sicht ein komplettes Büro bequem in eine Hosentasche passt.

Eine Digitalkamera-Funktion auf der Gehäuse-Rückseite ist nur ab einer Auflösung von 5 Megapixeln sinnvoll, darunter sind Fotos unbrauchbar. Eine zusätzliche Frontkamera kann man geschäftlich beispielsweise für die Videotelefonie nutzen.

Drahtlose Schnittstellen, wie WLAN oder Bluetooth, ermöglichen den Zugang zu lokalen Funknetzen, respektive den kabellosen Datentransfer mit anderen Geräten. Wichtig ist auch eine Micro-USB-Schnittstelle, die einen schnellen Anschluss an PCs, Notebooks oder Peripheriegeräte ermöglicht. Bei der Telefonfunktion sollte man auf die Tonqualität und auf die automatische Anpassung der Lautstärke an die Umgebungsgeräusche achten.

Grundlage der mobilen Sprach- und Datenkommunikation sind Mobilfunk-Standards. Zu den wichtigsten Standards zählen GSM, UMTS, HSDPA und der neue LTE-Standard. Während GSM mit einer Datenübertragungsrate von bis zu 55, 6 kBit/s nur die digitale Übertragung kleiner Datenmengen ermöglicht, erlauben UMTS-Netze mit bis zu 384 kBit/s auch die Übertragung multimedialer Daten. Mit HSDPA stehen einem schnellen DSL-Breitbandanschluss (16 MBit/s) entsprechende, allerdings nicht komplett flächendeckende Datenübertragungsverfahren zur Verfügung. LTE ermöglicht mit bis zu 300 bzw. 75 Mbit/s (Download / Upload) deutlich höhere Datentransferraten, die LTE-Netzstrukturen befinden sich allerdings erst im Aufbau.

Mit Vertrag: worauf achten?

Ein Smartphone ohne mobiles Internet ist wie ein Auto ohne Reifen. Wer unterwegs E-Mails abrufen, im Internet recherchieren oder Apps, die eine Online-Verbindung erfordern, nutzen will, kommt an einem Mobilfunkvertrag mit Internet-Zugang nicht vorbei. Hinzu kommt, dass hochwertige Smartphones ohne Vertrag zwischen 400 und 800 Euro kosten. Geräte inklusive Vertrag mit einem Mobilfunkbetreiber sind erheblich günstiger erhältlich – dabei sollte man aber unbedingt auf das Tarifmodell achten. Da das Surfen mit begrenzten Tarifen sehr kostspielig ist, sollte man sich bei geschäftlichen Anwendungen für eine mobile Internet-Flatrate als Prepaid- oder Postpaid-Variante entscheiden.

Während Prepaid nur für Gelegenheitsnutzer interessant ist, fahren Business-Anwender mit einem Postpaid-Vertrag günstiger. Allerdings muss man bei Vertragsabschluss darauf achten, dass es sich nicht um einen Volumen-, sondern um einen Pauschaltarif handelt, bei dem man für einen Pauschalbetrag (zwischen 10 und 50 Euro/Monat) zeit und volumenunabhängig ohne Zusatzkosten telefonieren und online surfen kann.

Wichtig ist, sich die Vertragsklauseln genau anzuschauen, denn sie bergen häufig Nutzungseinschränkungen und Kostenfallen: Einige Anbieter verbieten die Nutzung internetbasierter Messenger- oder Telefondienste wie Instant Messenger oder Skype, andere stellen für Zusatzdienste oder beim Überschreiten eines bestimmten Datenlimits zusätzliche Kosten in Rechnung.

Meist muss man sich für eine Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten binden. Vor dem Kauf ist deshalb das Studium von Testberichten einschlägiger Smartphone-, Handy- oder Computerzeitschriften hilfreich (siehe Linkliste). Eine gute Entscheidungsgrundlage bieten auch Adressen, wie www.guenstiger.de, www.handytarife, www.idealo.de, www.testberichte.de etc.

Wo liegen die Grenzen?

Multifunktionalität hat viele Vor-, aber auch einige Nachteile: So macht sie, trotz intuitiver Multi-Touch-Bedienung per Fingergesten, die Smartphone-Nutzung nicht unbedingt einfacher. Ungeübte Anwender können sich durch die Vielzahl der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten schnell überfordert fühlen. Außerdem muss man gegenüber Einzelgeräten Kompromisse eingehen: Kein Smartphone bietet beispielsweise die Aufnahmequalität und die fotografischen Möglichkeiten einer guten Digitalkamera.

Winzige Bildschirm-Tastaturen eignen sich nur für die Eingabe kurzer Texte. Kleinformatige Displays erfordern häufiges Zoomen und Scrollen. Zudem sind sie meist nicht hell genug, um sie auch im Sonnenlicht gut ablesen zu können.

Ein weiterer Schwachpunkt ist die Akkulaufzeit. Zwar sind Smartphones im Bereitschaftsmodus und ausgeschaltetem Display mehrere Tage betriebsbereit. Bei intensiver Nutzung des energiehungrigen Displays, der Mobilfunk-, Bluetooth-, WLAN-, GPS- oder Fotoleuchten-Funktion etc. halten viele Akkus einen vollen Arbeitstag kaum durch. Je nach Modell, müssen Smartphones nach 4 bis 10 h Dauernutzung wieder ans Ladegerät. Davon abweichende Herstellerangaben sind irreführend, da sie von einem praxisfernen Nutzungsprofil ausgehen.

Hinzu kommt die teilweise mangelnde Verfügbarkeit, Qualität und Stabilität mobiler Netze: Zwar lassen sich mittlerweile auch große Datenmengen über Mobilfunknetze übertragen, jedoch nicht immer flächendeckend, unterbrechungsfrei und mit voller Geschwindigkeit, vor allem im ländlichen Raum. Bereitgestellt werden Mobilfunknetze von Betreibern, wie E-Plus, Telekom, O2, Vodafone etc., wobei die Qualität der Sprachverbindung, die Geschwindigkeit, Stabilität und Verfügbarkeit des mobilen Internet sehr unterschiedlich sind, siehe auch: www.connect.de/netztest

Last but not least ist die Hardware in der Regel nicht robust genug für den Baustellenalltag. Extreme Kälte (ab – 10 °C ist für Akkus und Displays problematisch. Auch Staub, Nässe, Stürze und Stöße können der filigranen Technik schnell den Garaus machen. Deshalb sollte man für den Baustelleinsatz beim Gehäuse auf „Outdoor-Tauglichkeit“ achten. Es sollte nach Möglichkeit der Schutzart IP54 entsprechen und damit staub- und spritzwassergeschützt sein. Robuste Rugged-Smartphones mit aktueller Technik (siehe Anbieterliste) sind etwas teurer, halten dafür aber auch Regen oder einen Absturz aus. Wählt man ein konventionelles Smart-phone, sollte man zusätzlich eine Schutz-hülle erwerben, die möglichst spritzwasser- und staubdicht ist.

Einsatzprofil bestimmt Gerätewahl

Smartphones sind zum gesellschaftlichen Statusobjekt geworden. Letztlich sollten ausschließlich das individuelle Nutzungsprofil und geschäftliche Anforderungen die Gerätewahl bestimmen und nicht etwa ein sozialer Zwang, immer das schickste und neueste Modell zu besitzen zu müssen. Dagegen spricht schon die Tatsache, dass ein Modellwechsel stets auch mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand verbunden ist (Einstellungen, Datenübernahme, App-Installation etc.).

Auch Smartphones haben ihre Grenzen und lassen sich sehr wohl durch andere Geräte ersetzen. Müssen etwa Daten in umfangreiche Eingabemasken eingetragen, Berichte oder Pläne präsentiert werden, sind Tablet-PCs mit ihrem größeren Display sinnvoller. Vielschreiber werden sich zusätzlich für ein Tastatur-Dock entscheiden oder gleich ein Notebook mit vollwertiger QWERTZ-Tastatur – oder einen Notebook-/Tablet-Zwitter, ein 2-in-1-Gerät, Transformer- oder Convertible-Notebook wählen. Diese mobilen Geräte bieten flexiblere Anwendungsmöglichkeiten und lassen sich auch als temporärer Büroarbeitsplatz nutzen.

Auch mit dem Smartphone verbundene Risiken, insbesondere im Zusammenhang mit der geschäftlichen Nutzung, sollte man nicht ausblenden. Dazu gehören etwa ein Geräteverlust: Smartphones sind klein und gehen deshalb auch schnell verloren oder werden gestohlen. Sind der Zugang und die Daten nicht verschlüsselt, können sensible Büro-, Projekt- oder Personendaten schnell in falsche Hände geraten. Ein zunehmendes Sicherheitsproblem sind auch Viren, die man sich beim App-Download oder über die App selbst einhandeln kann. Dagegen gibt es aber Abhilfe in Form von Antiviren- oder Verschlüsselungsprogrammen für Smartphones (siehe auch: www.handytarife.de/index.php?aid=1685-2 ).

Übergang zum Wearable Computer

Smartphones sind eine vergleichsweise junge Gerätekategorie und verfügen damit noch über viel Entwicklungspotenzial. Aber auch sie sind nur eine Übergangstechnologie. Wie die mobile IT-Zukunft aussehen könnte, zeigen Entwicklungen in Richtung „Wearable Computing“. Darunter wird der Einsatz von unmittelbar am Körper tragbaren Datenverarbeitungs- und Kommunikationssystemen verstanden. Dazu gehört die Google-Datenbrille (Google Glass) ebenso wie die kürzlich vorgestellte Smartwatch „Apple Watch“.

Die Google-Datenbrille kann nicht nur telefonieren oder Videos filmen, sondern beispielsweise passend zum aktuellen Sichtfeld des Brillenträgers Zusatzinformationen einblenden – etwa Bedienhinweise zu einem technischen Gerät oder Wartungshinweise zu einer Anlage. Eine Smartwatch kann Zeiten erfassen, Anrufer oder E-Mails anzeigen und anderes mehr. Der wesentliche Vorteil von direkt am Körper getragener IT-Technik ist, dass man beide Hände für andere Tätigkeiten frei hat.

Ob neue Geräte und Technologien allerdings auch angenommen werden, hängt nicht nur von technischen Details wie etwa der Praxistauglichkeit einer Sprachsteuerung ab, sondern auch – siehe Google Glass – von der gesellschaftlichen Akzeptanz und der Frage, wie weit direkt am Körper getragene Technik in die eigene Privatsphäre und die Privatsphäre anderer eindringen darf.Marian Behaneck

Literatur

[1] BMWi, NEG, MÜKE (Hrsg.): Mit Hammer, Säge und Smartphone. Mobiles Arbeiten im Handwerk. Münster, Eigenverlag, 2011, Download auf www.mittelstand-digital.de

[2] Magazine / Portale / Blogs: www.mobil-am-bau.blogspot.de www.androidmag.de www.chip.de www.connect.de www.heise.de/ct www.insidehandy.de www.mittelstand-digital.de www.notebookcheck.com www.notebookinfo.de www.phone-magazine.de www.ruggedpcreview.com

www.alcatelonetouch.com

www.apple.com/de

www.asus.de

www.blackberry.de

www.caterpillar.com^**)

www.ecom-ex.com^**)

www.getac.de^**)

www.htc.com/de

www.huawei.com

www.isafe-mobile.com^**)

www.lg.com/de

www.motorola.de^**)

www.nokia.com/de-de

www.business.panasonic.de^**)

www.ruggear-europe.com^**)

www.samsung.de^**)

www.simvalley-mobile.de^**)

www.sonymobile.com/de^**)

www.t-mobile.de

**) Auswahl

**) Anbieter von Rugged-Modellen