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- Die Unternehmensgruppe Obermeyer hat nach einer umfassenden Marktsondierung die Projektmanagement-Lösung wiko eingeführt.
- wiko bietet auf Basis der Einzelplanungen in den Projekten eine geschlossene Darstellung des Personaleinsatzes im Unternehmen.
- Nach einer Testphase wurden insgesamt 1435 Projekte übernommen, zum Teil mit Stunden auf diesen Projekten seit 1992. Die Datenübernahme mit etwa 10000 Datensätzen war gut vorbereitet an einem Tag erledigt.
1958 in München gegründet, gehört die Unternehmensgruppe Obermeyer heute zu den führenden unabhängigen Planungsgesellschaften in Deutschland. Mit mehr als 1200 Beschäftigten in zahlreichen Niederlassungen und Beteiligungen im In- und Ausland deckt Obermeyer in gesamtplanerischer Verantwortung alle Bereiche der Bauplanung in den Geschäftsbereichen Gebäude, Verkehr und Umwelt ab.
Komplexe Projekte, wie sie bei Obermeyer quasi an der Tagesordnung sind Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 können nur von entsprechend qualifiziertem Personal bearbeitet werden. So gehören dem Mitarbeiterstamm Fachkräfte aus der Architektur, dem Bauingenieurwesen, der Verkehrsplanung, der Tragwerksplanung, der Versorgungstechnik, der Elektro- und Informationstechnik, der Vermessung, aus den Naturwissenschaften, der IT sowie der Betriebswirtschaft an. Die Gesamtleistung der Unternehmensgruppe Obermeyer lag im Jahr 2009 bei über 100 Mio. Euro.
Um auch in Zukunft den Überblick über Projekte und Kosten zu behalten, entschied sich die Geschäftsführung für die Einführung der Projektmanagement-Lösung wiko der wiko Bausoftware GmbH. So bewältigen heute 850 Mitarbeiter – gemäß einem spezifischen Zugriffsberechtigungskonzept – deutschlandweit und international ihre täglichen Aufgaben in der Projektkalkulation, Projektsteuerung und Leistungserfassung mit wiko.
Marktsondierung
Dr. rer. nat. Robert Balder, Fachbereichsleiter Software-Entwicklung und -Betreuung bei Obermeyer Planen + Beraten, zur Situation vor der wiko-Einführung: „Wir hatten selbstverständlich eine Projektkostenrechnung, in der Zeiten und Projektkosten erfasst wurden. Im Intranet konnten die Projektleiter jederzeit eine Darstellung des Projekts im Ist-Zustand bekommen. Mittels der Zwischenkalkulation lagen uns aktuelle Informationen darüber vor, wie etwa das Personal in einem Projekt in der verbleibenden Projektzeit eingesetzt werden soll, welche Gesamtkosten für Fremdleistungen und welche Sachkosten anfallen.“
Um eine geeignete Software für die Ausgabe verlässlicher Planzahlen als Vorschau auf zukünftige Entwicklungen zu finden, wurde von der Geschäftsführung eine Marktsondierung in Auftrag gegeben. Nach einem strengen Auswahlverfahren entschied man sich neben einem ERP-System für die Projektmanagement-Lösung wiko. „Da die ERP-Software keine Branchenlösung für Projektsteuerung anzubieten hatte, haben wir uns für die Lösung des Projektmanagement-Spezialisten wiko entschieden. wiko war einer der wenigen Anbieter, dem wir unser Geschäft nicht erklären mussten, sondern der es im Wording und in den Funktionalitäten der Software beherrscht“, kommentiert Balder die Entscheidung pro wiko.
Konkret waren das die Obermeyer-Standardvorgaben, wie etwa Leistungserfassung, Personalplanung, Kalkulation und die Einrichtung von Projektstrukturen, ebenso Zusatz-Features wie die Freigabe von Stunden und die Rechnungsplanung. Balder: „Das waren in der Summe viele Einzelpositionen, wo wiko etwas vorzuzeigen hatte. wiko war die einzige Lösung mit dieser Bandbreite an Funktionalitäten.“ So wurde Ende 2008 in einem ersten Unternehmen der Unternehmensgruppe wiko implementiert. Das erste wiko-System lief angebunden über einen Terminalserver in der Zentrale München.
1435 Projekte an einem Tag
Im Sommer 2009 fiel die Entscheidung, dass Obermeyer am Stammsitz in München Anfang Januar 2010 sowohl die ERP-Software als auch wiko einführt. Danach wurden die Schnittstellen zum ERP-System definiert und etwas später auch Vorbereitungen der Datenübernahme eingeleitet. „Die Umsetzung der Datenübernahme von Ende Dezember 2009 bis Anfang Januar 2010 verlief störungsfrei. Wir hatten im Vorfeld mit unserem IT-Team und Mitarbeitern von wiko – gerade im Bereich Projektstruktur – einiges investiert, um das Ganze gut vorzubereiten“, berichtet Balder. Insgesamt wurden 1435 Projekte übernommen – zum Teil mit Stunden auf diesen Projekten seit dem Jahr 1992. „Das waren zehntausend Datensätze. Und das lief alles im Rahmen der Datenübernahme an einem Tag ab“, fasst Balder den erfolgreichen Schritt zusammen.
Obermeyer hat mit der Implementierung von wiko ein System eingeführt, das eine geschlossene Darstellung des Personaleinsatzes im Unternehmen erlaubt – basierend auf den Einzelplanungen in den Projekten. „Unsere Geschäftsführung und die Projektleiter erhalten eine Vorschau über die Projekte, wer in den Projekten gebunden ist oder ab wann nicht mehr genügend Auslastung vorhanden ist“, so Balder zur Auslastungsplanung mittels wiko. Fehle die Auslastung ab einem bestimmten Zeitpunkt, könne man frühzeitig gegensteuern. „Und auch im Bereich Kalkulation der Plankosten lässt sich so ein nachvollziehbarer Zustand herstellen, indem Sachkosten und Fremdleistungen nicht als reine Zahl hinterlegt werden, sondern aufgegliedert und für jeden sichtbar.“
Schnittstellen zum ERP-System
An den Stellen, wo wiko in der Anwendung auf Daten aus dem ERP-System trifft, kann die Projektmanagement-Lösung ebenfalls punkten. Balder: „In wiko wird heute die komplette Projektstruktur sowie die Rechnungsplanung abgebildet. Die Schnittstellen zum ERP-System und die beiden Lösungen miteinander laufen reibungsfrei. So werden die Mitarbeiterstammdaten, Adressen und Projekte vom ERP-System in wiko übernommen, andersherum liefert wiko wichtige Planwerte wie Kosten, Personaleinsatz, Kalkulation, Subunternehmer und natürlich die erfassten Stunden an das ERP-System, hier speziell an die Personalabteilung und das Rechnungswesen.“
Auch das Reporting von wiko bringt einen großen Nutzen, berichtet Balder: „Die Reportingmöglichkeiten in wiko sind sehr gut; man kann sich schon nach kurzer Einarbeitungszeit viele aussagekräftige Reports ausgeben lassen.“ Eine weitere Komponente rund um die wiko-Einführung ist für den IT-Verantwortlichen Balder von ganz besonderer Bedeutung: „Das Unternehmen wiko bietet einen verlässlichen Service. Mit wiko haben wir einen kleinen aber kompetenten Software-Partner, wenn es beispielsweise um das Customizing geht. Fazit: bei wiko hat man einen direkten Kontakt zur Mannschaft, aber auch zur Entwicklung. Da kommt man schnell zu einer Lösung, wenn ein Problem auftaucht oder wenn es bei der Weiterentwicklung um neue Features aus der Praxis für die Praxis geht.“ •
Weitere Infos zum Thema bieten folgende Artikel Büro- und Management-Software für Planungsbüros – Digitale Büro- und Projektmanager, mit Marktübersicht, TGA 07-2011, Webcode 322242
Projekt-, Termin- und Ressourcenmanagement – Die Planung planen, TGA 04-2011, Webcode 313127
Tino Böhler
ist Fachjournalist und unterhält ein eigenes Redaktionsbüro in Dresden, tino.boehler@redaktionsbuerodresden.de
