Kompakt informieren
- Das breit aufgestellte TGA-Planungsbüro DTF Ingenieure nutzt seit über zwölf Jahren für das Projekt- und Unternehmenscontrolling die Software Kobold Control.
- Mit dem in vielen Bereichen individuell anpassbaren Programm hat DFT Ingenieure die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens und aller Pro-jekte quasi in Echtzeit im Blick, ebenso die Auslastung der Mitarbeiter über längere Zeiträume.
- Trotz sehr genauer Daten gibt es aber keine Stundenvorgaben für jeden einzelnen Mitarbeiter, um die Qualität der Leistungserbringung nicht zu belasten.
- Durch das stringente und zeitnahe Controlling und durch das rechtzeitige Gegensteuern erreicht DTF Ingenieure eine überdurchschnittliche Umsatzrendite.
Die DTF Ingenieure GmbH & Co KG aus Velbert designt und realisiert mit ca. 20 festangestellten und bis zu sieben freien Mitarbeitern technische Konzepte, die in die Gesamtarchitektur passen und technisch optimal funktionieren. Zu einem sehr hohen Anteil sind die TGA-Planer für Kommunen bei Sport- und Freizeitbädern sowie Sport- und Mehrzweckhallen erster Ansprechpartner für Sanierungen, Modernisierungen und Neuanlagen, angefangen von kleinen Schwimmbädern über öffentliche Badeanstalten bis hin zu freizeitorientierten Großprojekten. Auch in Kindertagesstätten und Ganztagsschulen sowie Universitäten sorgen die TGA-Ingenieure für ein gutes Klima und schaffen Voraussetzungen für optimales Lernen.
Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit mit Architekten und weiteren Fachplanern können die Ingenieure ihren Auftraggebern genau auf ihre Vorstellungen und Ziele abgestimmte Lösungen anbieten. Dabei deckt das Ingenieurbüro die gesamte TGA-Palette von Heizung, Lüftung, Sanitär, Klima, Elektro über MSR- und Gebäudeleittechnik bis hin zur Badewassertechnik ab.
Richtungsgebendes Instrument
Liquidität und Wirtschaftlichkeit stehen für die Geschäftsführung neben einer guten Projektabwicklung an oberster Stelle. Das Controlling-Programm Kobold Control ist für Dipl.-Ing. Robert Jöres, geschäftsführender Gesellschafter und verantwortlich für die gesamte Finanzstruktur sowie die wirtschaftliche Budgetierung sämtlicher Büroabläufe, das richtungsgebende Instrument dazu.
30 bis 40 Projekte mit einer Projektlaufzeit von drei bis sechs Jahren bearbeitet das TGA-Büro. Da gilt es, jederzeit eine aktuelle Übersicht über die Projekte zu haben, um diese im geplanten Rahmen durchführen zu können. So budgetiert Jöres bei Anlage eines neuen Projektes mit der Software den erforderlichen Rahmen mit Blick auf die zur Verfügung stehenden Budgets und Stundenvorgaben sowie das Eigen- und Fremdhonorar.
Programm ermittelt Stundensätze
Damit die Controlling-Software exakte Zeitvorgaben errechnen kann, sind korrekte Mitarbeiterdaten erforderlich. Das Programm ermittelt die Stundensätze auf Basis der Gehaltsdaten und Sollstunden. Daraus entsteht ein individueller Stundensatz für jeden Mitarbeiter, der mit dem Gemeinkostenfaktor beaufschlagt wird. Kobold Control ermittelt diesen automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten. Der Gemeinkostenfaktor ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten – Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten, aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge – nach dem Verursachungsprinzip.
Ohne Stundendruck arbeiten
Wird das TGA-Büro mit einem neuen Projekt beauftragt, bespricht der zuständige Projektleiter mit seinem Team detailliert Aufgabenstellung und Leistungsumfang. Aus dem Auftragsvolumen verteilt auf die Leistungsphasen errechnen sich für jeden einzelnen Mitarbeiter Stundenvorgaben, die aber nicht unbedingt an diese weitergegeben werden.
Jöres erläutert die Philosophie von DTF Ingenieure: „Unsere Mitarbeiter sollen in Ruhe ohne jeden Stundendruck ihren Tätigkeiten nachgehen können.“ Die Projektleiter überprüfen regelmäßig den Projektfortschritt entsprechend die für die einzelnen Phasen und auch für das gesamte Projekt aufgewandten Stunden und erstellen einen Soll-Ist-Vergleich. Durch dieses Instrument ist DTF Ingenieure in der Lage, frühzeitig eventuelle Kostenüberschreitungen zu eruieren um dann gemeinsam mit dem Projektleiter entsprechende Maßnahmen zu treffen.
Vielfältige Auswertungen
Sowohl Geschäftsführung als auch die Projektleiter können mit dem Programm übersichtliche Auswertungen über einzelne Leistungsphasen, Projekte, Projektgruppen und über das gesamte Büro abhängig von ihren Zugriffsrechten fahren. Soll-Ist-Vergleiche, Erstellung von Zeitnachweisen, Reisekosten- und Fremdkostenerfassung und eine Einnahmen-/Ausgaben-/Liquiditätsplanung sind nur einige Beispiele der wesentlichen Merkmale. Jöres: „Kobold Control bietet uns eine Vielzahl von Funktionen und über 100 verschiedene Auswertungen, ist aber trotz der Komplexität einfach zu bedienen.“
Am Jahresanfang lässt sich der Geschäftsführer die Honorarvorschau für die nächsten anderthalb Jahre erstellen. Diese listet auf, welche Aufträge für das kommende Jahr vorliegen oder ob und wann zu akquirieren ist. Aber auch Überkapazitäten sind ersichtlich. „In diesem Fall versuchen wir, externe Mitarbeiter hinzuziehen oder die Leistungen so zu verschieben, dass ein vernünftiges Endprodukt gewährleistet ist. Sofern der Bauherr damit einverstanden ist“, erläutert Jöres. Allerdings sei es schon mehrmals geschehen, dass wesentlich mehr Leistungen zu erbringen waren als Personal zur Verfügung stand. „Dann haben wir nach Absprache mit den Mitarbeitern die wöchentliche Arbeitszeit für mehrere Monate auf 48 Wochenstunden erhöht, um die Leistungen erbringen zu können“, erläutert der Ingenieur.
Aber auch die Übersicht über den Auftragsbestand ist eine wichtige Auswertung für den TGA-Ingenieur. Aus dieser leitet er ab, welche Leistungen in Rechnung zu stellen sind und welche Leistungen noch erbracht werden müssen. Dadurch ist DTF Ingenieure in der Lage, die Leistungen zeitnah abzurechnen, was für die Liquidität äußerst vorteilhaft ist. Der Bericht über den Kostenstundenvergleich des Projekts gibt tagesgenau Auskunft, ob sich dieses im grünen Bereich befindet oder ob Gegenmaßnahmen zu ergreifen sind.
Neben den Standardauswertungen nutzt Robert Jöres Auswertungen, die er genau auf seine Bedürfnisse angepasst hat. Dazu gehört die Übersicht über die Eingangs- und Ausgangsrechnungen entsprechend der Leistungsphasen. Diese listet ihm u. a. die von ihm budgetierten Kosten für die externen Planer für Elektrotechnik und Gebäudeleittechnik sowie Bauleiter und die dazugehörigen Eingangsrechnungen auf. Die Rechnungsbeträge legt er dann als Fremdleistungen im System an. Somit kontrolliert Jöres sowohl den Mittelabfluss- als auch den Mittelzufluss.
Programm mit strategischer Bedeutung
Der Einsatz von Kobold hat für den Geschäftsführer strategische Bedeutung, ist doch das Projekt- und Unternehmenscontrolling ein zentraler Bestandteil seines Unternehmenserfolgs. Durch das stringente und zeitnahe Controlling mittels detaillierter Berichte und durch das rechtzeitige Gegensteuern erreicht DTF Ingenieure eine überdurchschnittliche Umsatzrendite, „mit der wir äußerst zufrieden sind“, so Jöres. Heike Blödorn
Kontakt zum Anbieter
2 Auswertungen der Projekte mit Kostenvergleichen in Kobold Control.
3 Das BudgetCenter von Kobold Control hilft bei der Personal- und Projektplanung schon vor Projektbeginn.
4 Honorarermittlung mit Kobold Control.
