Zeitbomben im elektronischen Postfach

Rechnungsversand per Internet ist schnell, quasi kostenlos und schont die Umwelt. Es spricht somit nahezu alles dafür, auf den Postweg zu verzichten. Mit als erste haben dies die Telekommunikationsunternehmen erkannt. Sie bieten durchweg die „Rechnung online“ – einloggen, downloaden, abspeichern, ausdrucken. Viele Unternehmen wollen es ihnen gleichtun, verzichten allerdings auf das technisch aufwendigere Einlogg-System: Sie verschicken die Rechnung gleich per E-Mail. Und locken damit den gewerblich tätigen Empfänger in eine Steuerfalle. Denn zunächst ist eine per E-Mail zugestellte Rechnung nur dann hundertprozentig finanzamtssicher, wenn der Absender diese mit einer „elektronischen Signatur“ versieht, was in den seltensten Fällen vorkommen dürfte. Die E-Mail-Rechnung entpuppt sich deshalb allein schon dadurch als Zeitbombe – bei einer Betriebsprüfung könnte sie als „nicht abzugsfähig“ eingestuft werden, warnt die Becker von Buch Unternehmensberatung. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der wohl den meisten Unternehmern nicht klar sein dürfte: Liegt diese Rechnung nur als Ausdruck und nicht im originalen E-Mail-Format vor, könnte der Betriebsprüfer dies als Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht werten. Denn Rechnungen müssen zehn Jahre aufgehoben werden, für andere Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigungen oder Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Die Becker von Buch Unter­nehmensberatung rät, steuerlich relevante E-Mails grundsätzlich nach dem Ausdruck nicht zu löschen, sondern im E-Mail-Programm in spezielle Ordner einzusortieren und zu archivieren. http://www.beckervonbuch.de