Baustellen-Apps dokumentieren Baustellenaktivitäten und Mängel. Einige vereinfachen auch die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle oder das Management von Projekten oder Aufträgen. Wer bietet was?
Kompakt zusammengefasst
■ Kommt es bei der Bauausführung zu Mängeln, können Planer eventuellen Haftungsforderungen erfolgreich begegnen, wenn Baustellenaktivitäten möglichst lückenlos dokumentiert wurden.
■ Spezielle Apps minimieren den Dokumentationsaufwand. Einige sind auf Bautagebücher oder Bautagesberichte spezialisiert, andere unterstützen die Aufnahme und Nachverfolgung von Mängeln, manche vereinfachen auch die Kommunikation.
■ Keine App kann alles, deshalb sollte man sich vor der Kaufentscheidung prüfen, was man konkret braucht – und ob die eigene AVA-, BMSP- oder PKMS-Software eventuell entsprechende Funktionen (optional) bietet.
Baustellenaktivitäten zu dokumentieren, Mängel zu erfassen und zu verfolgen, Bautagebücher oder Bautagesberichte zu verfassen ist eine aus rechtlichen Gründen wichtige, aber auch lästige, weil zeitaufwendige Pflicht auf Baustellen. Wer statt Digitalkamera, Bleistift und Papier eine Smartphone- oder Tablett-App für die Dokumentation von Baustellen, Tätigkeiten, Mängeln oder des Baufortschritts einsetzt, kann seinen Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.
Foto machen, Notizen anfügen – fertig
Die herkömmliche Dokumentation von Baustellenaktivitäten und des Baufortschritts, von Mängeln, Schäden oder Behinderungen ist zeitaufwendig: Auch das Führen von Bautagebüchern oder Bautagesberichten ist sehr arbeitsintensiv. Vor-Ort-Daten müssen schriftlich notiert und anhand von Fotos dokumentiert werden.
Die Dokumentationen und Berichte werden dann später im Büro mit Office-Programmen erstellt und per E-Mail an Projektbeteiligte verschickt. Kopien werden in Ordnern abgelegt und zu Erledigendes auf Wiedervorlage gelegt.
Digital Documentation Systems
Kevox
123erfasst
Mit speziellen Baudokumentations-Apps lassen sich Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren. Mit dem Smartphone oder Tablett und einer App werden die Vor-Ort-Informationen per Text und Bild digital erfasst und sofort Projekten und Beteiligten zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Verorten und Zuordnen manuell notierter Daten.
Eingabemasken mit strukturierten Abfragen, Textbausteine oder eine Spracheingabe beschleunigen die Erfassung und sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Da bei der Mängelverfolgung oder Bautagesbericht-Erstellung auch rechtliche Aspekte und Fristen zu beachten sind, unterstützt die Software auch das Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder die Fristenverfolgung.
Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, häufig auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Fotos können in einfacher Form bearbeitet (Größe, Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden.
Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können Fotos auch verortet werden, sodass man auf Anhieb weiß, was auf welcher Baustelle fotografiert wurde. Aus den erfassten Daten lassen sich mit wenigen Mausklicks Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen im Firmenlayout generieren und per E-Mail versenden.
Was Baudokumentations-Apps können
Damit Abläufe, Bau- oder Montagearbeiten auf der Baustelle später nachvollzogen werden können, müssen wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten sowie die jeweiligen Bedingungen möglichst vor Ort dokumentiert werden.
Erfasst werden Wetterdaten, anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Besprechungen, Prüfungen und Aufmaße, besondere Vorkommnisse, persönliche Notizen und anderes mehr.
Daraus entstehen digitale Baudokumentationen, die bei Störungen des Bauablaufs, bei strittigen Fragen, Nachtragsforderungen oder bei der Ursachenforschung für Baumängel oder Terminverzögerungen wichtige Hinweise liefern können. Die Dokumentationen eignen sich auch für Nachweise bei der Rechnungsstellung oder als Grundlage für die Projektdokumentation.
PlanRadar
Cloudbasierte Lösungen bieten zusätzlich die Möglichkeit, auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem plattform-, zeit- und ortsunabhängig zugänglichen Webserver abzulegen. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte können damit für sie relevante und freigegebene Berichte jederzeit online einsehen, sich über den aktuellen Projektstand informieren und eigene Informationen beisteuern.
Über eine Benutzer- und Rechteverwaltung kann der Administrator steuern, wer, welche Anzeige-/Bearbeitungs- sowie Upload-/Downloadrechte erhält. Werden die Daten statistisch ausgewertet, können zudem wichtige Fragen beantwortet werden – beispielsweise zur Dauer einer Mängelbehebung, zur Mängelanfälligkeit von Bauteilen und Leistungen oder zur Zuverlässigkeit ausführender (Sub-) Unternehmen, was die Qualität der Bauausführung steigern hilft und Entscheidungen bei künftigen Projekten vereinfacht.
Welche Baustellen-Apps gibt es?
Inzwischen gibt es ein breites Angebot an mobilen Baustellenlösungen (siehe Tabelle und Info-Kasten). Da jede ihre Schwerpunkte und Stärken hat, sollte man sich vorher überlegen, welche Funktionen man benötigt. Einige Lösungen legen den Fokus auf die Erstellung von Bautagebüchern, andere auf die mobile Mängelerfassung und Verwaltung.
Capmo
123erfasst.de
Olmero
Mehrere Apps, zum Beispiel 123erfasst, BauMaster, CraftNote, Hero Software und MemoMeister, verfügen über eine integrierte Messenger-Funktion und ermöglichen damit zusätzlich eine schnelle, unkomplizierte und dokumentierte Kommunikation mit dem Baustellen-Team oder Projektbeteiligten. Einige Apps können auch Kunden, Aufträge und Ressourcen verwalten oder Mitarbeiterzeiten erfassen und anderes mehr.
Die Software-Konzepte sind unterschiedlich: Kaufprogramme bestehen aus einer lokal installierten PC-Software und einer Kombination mit einer mobilen Android- oder iOS-App für die Vor-Ort-Erfassung, was eine gelegentliche Datensynchronisation voraussetzt.
SaaS-Lösungen (Software as a Service), die im Webbrowser laufen, sind plattformunabhängig und müssen weder aktualisiert noch synchronisiert werden, da das Programm samt Daten stets aktuell von einem externen Cloud-Server abgerufen wird. Dafür werden monatliche Nutzungsgebühren fällig.
Alle Programme sind kostenpflichtig, einige Apps sind in der Basisversion kostenfrei (z. B. Bautagebuch Mobile App oder Hero Free App). Die Preise für Kaufprogramme reichen von ca. 100 bis 1000 Euro und mehr pro Lizenz und ca. 25 bis 90 Euro pro Benutzer und Monat und mehr für SaaS-Lösungen, je nach Leistungsumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls einmalige oder laufende Zusatzkosten für Wartungsverträge (Kaufsoftware), respektive die Einrichtung oder Server-Nutzung etc. (SaaS-Software). Bei SaaS-Verträgen sind Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen zu beachten.
Bautagebuch- oder Mängelmanagement-Funktionen offerieren auch einige Programme für die Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA), das Büro-/Projektmanagement (BMSP, TGA 10/2018: Büro, Budgets und Bauzeiten im Blick) oder das Projektkommunikationsmanagement (PKMS), beispielsweise AVA.Relax, BauProCheck, BIM 360, BuildUp, PoolarProject, ProjektPro oder ThinkProject. Vorteile dieser „Komplettlösungen“ sind die identische Bedienung und die Mehrfachnutzung von Projektdaten, nachteilig kann der geringere, weniger ins Detail gehende Funktionsumfang sein.
Worauf sollte man noch achten?
Nicht nur konzeptionell, auch funktional gibt es Unterschiede. So können nicht alle Apps Fotos im Plan verorten oder zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden. Auch die Erfassungsmasken lassen sich nicht bei allen Programmen modifizieren, um das Programm flexibel an individuelle Aufgaben anzupassen, etwa an das Wartungsmanagement von TGA-Anlagen.
Auch eine Spracheingabe, bei der Sprachnotizen beispielsweise per Google Docs oder andere Dienste bei vorhandener Mobilfunkverbindung direkt in Text umgewandelt werden, bieten nur einige Programme an.
Entscheidend ist aber, welche Funktionen und Automatismen für die an die Vor-Ort-Erfassung anschließenden Arbeitsschritte (Weiterbearbeitung, Verwaltung, Versand, Auswertung) bietet, denn hier kann die Software dem Anwender viel Arbeits- und Organisationsaufwand abnehmen. Sind auch Funktionen für das Büro- und Projektmanagement integriert, lassen sich auch Büroprozesse rationalisieren.
Wichtig bei mobilen App-, respektive Cloud-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer ausreichend schnellen und stabilen mobilen Internet-Verbindung nicht immer gewährleistet ist.
edr Software
Mit SaaS-Anbietern sollte man einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) abschließen. Für Anwender, die ihre vertraulichen Büro- und Projektdaten nicht auf externen Servern speichern wollen, bieten einige SaaS-Anbieter alternativ auch eine lokale Datenhaltung an. Wer bereits nach der BIM-Methode plant, sollte auf BIM-Schnittstellen und eine BIM-Modelleinbindung achten, die einige Apps, zum Beispiel DocuTools, PlanRadar oder Pro-Report, in unterschiedlichem Umfang anbieten. Damit können etwa Baumängel direkt im BIM-Modell verortet werden. Marian Behaneck
Fachberichte mit ähnlichen Themen bündelt das TGAdossier TGA-Software
Literatur
MemoMeister
[1] Aschenbrenner, H, Metzger, B., Hopfensperger, G., Onischke, S.: Baumängel und Bauschäden erkennen und erfolgreich reklamieren. Freiburg: Haufe-Lexware, 2015
[2] Schaufenster Digitales Bauen in den Bildungszentren des Baugewerbes e. V. (Hrsg.): Baudokumentation und Mängelmanagement (Webseminar). Krefeld: Eigenverlag, 2020, Download: www.bit.ly/tga1408
[3] Müller, K.: Dokumentation im Bauprojekt, Netzwerk Bau-Publikation Nr. 17-013. Graz: Eigenverlag, 2013, Download: www.bit.ly/tga1407
Weitere Produkte (Auswahl)
bau-mobil www.connect2mobile.de
BauButler www.baubutler.de
Bau-Printz www.bau-printz.de
BauProCheck Mängelverfolgung www.bauprocheck.de
ed Controls www.edcontrols.de
FirstAudit www.firstaudit.de
mms www.maengelmanagement-software.de
Olmero Mängelmanagement www.olmero.ch
Plaans www.mikavaa.com
pro-def www.pro-def.de
ProCapture www.procapture.de
Projektdocu www.projectdocu.com
ProjectNetworld www.projectnetworld.com
Sablono Plattform www.sablono.com
Sfirion.Journal www.sfirion.de
Sharesuite www.sharesuite.com
