Normalerweise müssen Planer die für eine Ausschreibung benötigt en Daten in vielen Einzelschritten zusammenstellen. Das LV ist als PDF-Datei zu erzeugen, GAEB-Dateien müssen erstellt, Pläne, Anschreiben, Mailadressen herausgesucht und gesammelt werden … Für das AVA- und Baukostenmanagementsystem California.pro bietet G&W Software nun einen Ausschreibungsassistenten, der die Zusammenstellung und Archivierung der für die Ausschreibung relevanten Daten weitgehend automatisiert. Nach dem Aufruf aus einem fertiggestellten Leistungsverzeichnis führt er den Anwender durch den Bereitstellungsprozess. Hier werden Schritt für Schritt die gewünschten Schnittstellenformate (GAEB, Offerte), die anzuschreibenden Unternehmer sowie das LV im PDF-Format ausgewählt und bei Bedarf externe Dokumente wie Pläne, Gutachten oder EXCEL-Tabellen hinzugefügt. Mit einem Klick bereitet das AVA-System dann personalisierte E-Mails mit der Zip-Datei als Anhang für einen Versand mittels Outlook vor. Für einen konventionellen Versand steht eine Serienbrieffunktion zur Verfügung. Alle versendeten Unterlagen werden direkt beim entsprechenden Gewerk gespeichert. Insbesondere öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich angehalten, automatisierte E-Vergabeprozesse digital umzusetzen. In diesen Fällen werden die Vergabeunterlagen nicht direkt zu den Bietern geschickt, sondern zum Download bereitgestellt. Zur Unterstützung digitaler Vergabeprozesse ergänzt der Ausschreibungsassistent das Modul EVC (E-Vergabe Connect) mit dem direkten Upload der zusammengestellten Unterlagen und Dateien auf die E-Vergabe-Plattform des AI Vergabemanagers.
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