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In Planungsbüros sind Mitarbeiter die wertvollste Ressource, zugleich aber auch der größte Kostenfaktor. Rund 80 % der anfallenden Bürokosten sind Personalkosten.
Eine effektive Kapazitätsplanung und -steuerung ist deshalb sowohl für den Projekterfolg als auch für den wirtschaftlichen Erfolg von Planungsunternehmen unverzichtbar.
In Büromanagement-Software eingebundene Ressourcenplanungs-Module rationalisieren den Planungsaufwand, sorgen für einen optimalen Einsatz von Mitarbeitern und Betriebsmitteln.
Da insbesondere Auslastungsanalysen bei den Mitarbeitern zu Missverständnissen führen können, sollte ihnen der Nutzen von Ressourcenplanern für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens vermittelt werden.
In Zeiten einer gut laufenden Baukonjunktur einerseits und Fachkräftemangel andererseits sind Mitarbeiter die wichtigste und zugleich kostenintensivste Ressource eines Planungsbüros. Ihre Kernkompetenzen, besonderen Fähigkeiten und Erfahrungen optimal einzusetzen, sollte deshalb oberste Priorität haben. Bei der Entscheidung, wer was wann machen soll, müssen Projekttermine, Budgets, Mitarbeiterfähigkeiten, Personalkosten, Urlaubszeiten und vieles mehr berücksichtigt werden.
Wird es zeitlich eng, hat das auch Konsequenzen für andere Projekte, wenn man Mitarbeiter abziehen muss. Wie sich das auswirkt, lässt sich nur schwer überblicken, vor allem mittel- und langfristig. Werden Mitarbeiterzeiten mithilfe digitaler Ressourcenplaner zentral geplant, lassen sich Projektlaufzeiten verkürzen und vereinbarte Budgets besser kontrollieren. Schnelle Projektabschlüsse sorgen für eine bessere Liquidität, Termine werden verlässlicher eingehalten und auf kurzfristige Änderungen kann das Unternehmen flexibler reagieren.
Bild: Weise Software
Bild: Kobold Management Systeme
Bild: UntermStrich Software
Engpässe schnell erkannt werden.
Von der analogen zur digitalen Planung
Analoge Plantafeln, auf denen man Ressourcen so lange hin- und herschiebt, bis es „passt“, berücksichtigen weder Fehlzeiten noch gegenseitige Abhängigkeiten. Tabellenkalkulationsprogramme sind nicht mit der im Büro eingesetzten Branchensoftware verknüpft, weshalb Daten mehrfach eingegeben werden müssen.
Mit digitalen Ressourcenplanern lassen sich Mitarbeiter, Geräte, Material, Fahrzeuge und andere Ressourcen mit Aufträgen, Aufgaben und Terminen verknüpfen und mit farbigen Balkengrafiken visualisieren. Sind digitale Ressourcenplaner modularer Bestandteil von Büro- und Projektmanagementprogrammen, kann man zusätzlich auf alle Projekt- und Mitarbeiterdaten zurückgreifen.
Werden diese mit Budgets und Terminen verknüpft, erhält man schnell Antworten auf wichtige Fragen: Welches Projekt ist zeitkritisch? Welcher Mitarbeiter ist wann wieder verfügbar? Wann kann / muss ein neues Projekt akquiriert werden?
Engpässe oder freie Kapazitäten werden schnell sichtbar, wenn die in den Stammdaten hinterlegten Stundenvorgaben mit den verplanten Stunden abgeglichen werden. Werden tatsächlich benötigte Zeiten aus der Zeiterfassung kontinuierlich eingepflegt, erhält man einen ständigen Überblick über Soll- und Ist-Stände, was ein korrigierendes Eingreifen ermöglicht.
Ressourcenplaner ermöglichen auch Planspiele, um aus mehreren Varianten die beste und kostengünstigste Lösung zu wählen. Wie sich neue Aufträge auf die Ressourcen auswirken, kann man ebenfalls anhand unterschiedlicher Szenarien simulieren. Werden mit den einzelnen Vorgängen auch Notizen, Dokumente, Protokolle, Pläne, Fotos etc. verknüpft, lassen sich auch Projekthistorien dokumentieren.
Auch die Mitarbeiterauslastung wird durch den Einsatz geeigneter Controlling-Instrumente transparenter. Entsprechende Übersichten zeigen, ob das Büro unter Volllast arbeitet oder ob noch Luft nach oben ist und vermehrt Akquise betrieben werden kann.
Ressourcenplanung per Mausklick?
Ressourcenpläne dienen der zeitabhängigen Ressourcenübersicht, der Ermittlung von Terminen, möglichen Engpässen und Leerlaufzeiten. Sie zeigen auf, wo Handlungsbedarf in Form von Terminoptimierungen, Kapazitätserhöhungen oder Ablaufänderungen besteht.
Als Ressourcen können Mitarbeiter, Geräte, Fahrzeuge, Räume, Subunternehmen und andere Betriebsmittel definiert werden, wobei unterschiedliche Faktoren und Abhängigkeiten zu berücksichtigen sind: Fähigkeiten, Weiterbildungs-, Urlaubs- oder Feiertage, Wartungstermine, Raumgrößen und anderes mehr.
Grundlage jeder Ressourcenplanung ist ein Kalender, in dem sowohl Feiertagsregelungen der verschiedenen Bundesländer als auch besondere Arbeitszeitregelungen flexibler Arbeitszeitmodelle integriert sind. Die einzelnen Tätigkeiten werden als verschiedenfarbige Balken in einem sogenannten Gantt-Diagramm (auch „Balkenplan“ genannt) angezeigt.
Um den Eingabeaufwand zu reduzieren, bieten digitale Ressourcen- und Kapazitätsplaner diverse Automatismen. Die Software übernimmt die im Honorarmodul hinterlegten Stundensätze und erkennt alle Ressourcenparameter, sodass beispielsweise unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Aus-/Weiterbildungszeiten, Teilzeitkräfte oder Fehlzeiten bei der Berechnung automatisch berücksichtigt werden.
Damit lässt sich schon mit wenigen Eingaben eine Grobplanung generieren: Projekt- und Zeitdaten werden per Mausklick direkt an die Kapazitätsplanung übergeben, worauf die Software automatisch einen Balkenplan erstellt, der anzeigt, wann wer an welchen Projektphasen beteiligt ist.
Verschiedene Balkenfarben signalisieren unterschiedliche Zustände: Grüne Balkenfelder zeigen beispielsweise eine optimale Tagesplanung, weiße zeigen noch verfügbare Kapazitäten, rote Bereiche warnen vor Engpässen. Daraufhin kann der Anwender reagieren, indem er Termine verschiebt, die Einsatzdauer ändert, die Belastung anpasst, Ressourcen hinzufügt oder entfernt etc.
Ermöglichen digitale Ressourcenplaner eine Vorwärts- oder Rückwärtsterminierung, kann man beispielsweise in der Angebotsphase einen frühestmöglichen Baueingabetermin, unter Berücksichtigung der aktuell verfügbaren Kapazitäten, nennen. Die Rückwärtsterminermittlung geht beispielsweise von einem Schlüsselübergabetermin aus.
Zusätzlich können Zwischentermine, etwa durch eine Weiterbildung vorgegebene Arbeitspausen etc. ergänzt werden. Um alle gegenseitigen Abhängigkeiten berücksichtigen zu können, werden neben den Mitarbeitern auch Dienstleister, der Gerätepark oder Fahrzeuge in einem Gesamtdiagramm zusammengeführt.
Bild: Kobold Management Systeme
Bild: Bauer Software
Bild: ib Data
Bild: UntermStrich Software
vorhanden sind.
Mitarbeiter- und Büroauslastung
Entscheidend bei der Ressourcenplanung ist eine Analyse, welche Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe am besten geeignet sind, insbesondere im Hinblick auf deren Zeitaufwand und den dafür anfallenden Stundensatz.
Bei der Mitarbeitereinteilung sollte man auf ein sinnvolles Verhältnis zwischen Kompetenzen, Stundensätzen und Zeitvolumen achten: Während Mitarbeiter mit hoher Kompetenz und hohem Stundensatz anspruchsvolle Aufgaben meist schneller erledigen können, sollten langwierige Aufgaben eher mit Mitarbeitern eines niedrigeren Stundensatzes besetzt werden.
Werden Mitarbeiter und deren Kompetenzen optimal eingesetzt, lassen sich ursprünglich kalkulierte Budgets unterschreiten und Projektlaufzeiten verkürzen. Mitarbeiterressourcen werden zunächst auf Monatsebene verplant und die geplanten Monatsstunden eingetragen. Über die im Mitarbeiterkalender hinterlegten Arbeitszeitmodelle lassen sich die Sollzeiten ermitteln und als Berechnungsgrundlage für die Kapazität der Ressourcen verwenden. Abwesenheitszeiten wie Krankheit, Urlaub, Aus- oder Weiterbildung werden in der Kapazitätsverwaltung aktualisiert und berücksichtigt.
Über eine Prozentangabe kann man wählen, wie intensiv Mitarbeiter in ein Projekt eingebunden werden. Bei 100 % widmet der Mitarbeiter seine volle Arbeitskraft einer bestimmten Leistung. Das entsprechende Stundenbudget wird dann automatisch über das in den Mitarbeiter-Stammdaten hinterlegte Arbeitszeitprofil (Sollzeiten) ausgerechnet. Anschließend lassen sich die verplanten Mitarbeiterstunden für ein oder mehrere Projekte individuell anpassen. Über den beim Mitarbeiter hinterlegten Stundensatz wird zudem das Kostenbudget ermittelt.
Über die Mitarbeiterauslastung werden im Kalender für alle Mitarbeiter und jeden einzelnen Tag die Stundenzahlen angezeigt, die sie laut Planung arbeiten müssen. Je nach Auslastung werden anhand einer projektbezogenen oder projektübergreifenden grafischen Übersicht die Arbeitsstunden analog zu den Balkendiagrammen mit unterschiedlichen Farben hinterlegt:
Grün steht meist für eine optimale Auslastung, Weiß oder eine andere Farbe zeigt verfügbare Kapazitäten, Rot warnt vor Überlastungen. Die Büroleitung sieht damit, welcher Mitarbeiter an welchen Tagen was bearbeitet und an welchen Tagen noch Kapazitäten zur Verfügung stehen. Neben der Mitarbeiterauslastung kann man auch eine prozentuale Anzeige der Gesamtauslastung eines Büros abbilden.
Bild: Loreg
Bild: Projekt Pro
Bild: IsyControl Software
Von der Grob- zur Feinplanung
Obwohl sie die Terminsicherheit und Wirtschaftlichkeit von Unternehmen entscheidend verbessern können, enthalten nicht alle bauspezifischen Büro- und Projektmanagementprogramme (BMSP) entsprechende Ressourcenplaner-Module (siehe Info-Kasten und TGA 10-2018: Büro, Budgets und Bauzeiten im Blick, Webcode 841590).
Außerdem ist deren Funktionsumfang sehr unterschiedlich: Während den meisten Büros die Möglichkeit ausreicht, Mitarbeiterzeiten im Kalender zu verplanen und die Auslastung der Mitarbeiter und des Unternehmens per Grob-Kapazitätsplanung zu ermitteln, benötigen andere Unternehmen eine Feinplanung. Diese gibt eine tages- und stundengenaue Auskunft über die Tätigkeiten oder die Auslastung von Mitarbeitern oder Betriebsmitteln.
Dazu müssen Tätigkeiten und Ressourcen im Detail betrachtet werden, was mehr Eingabeaufwand verursacht, aber auch die Möglichkeit bietet, Prozesse und Abläufe im Unternehmen zu optimieren. Dabei werden Tätigkeiten und Ressourcen in beliebige weitere Einzelschritte zerlegt und im Detail analysiert und geplant.
Digitale Ressourcenplaner erfüllen auch Management- und Controlling-Funktionen – jedoch nur dann, wenn Ist-Zeiten mit Soll-Zeiten kontinuierlich abgeglichen werden. Das kann entweder manuell oder digital über einen Datenabgleich mit in der Zeiterfassung erfassten Arbeitszeiten erfolgen. Nur so erkennt man rechtzeitig, ob ein Projekt zeitlich aus dem Ruder läuft.
Über einen grafischen Soll-Ist-Abgleich werden sowohl kurzzeitige Störungen (z. B. Fahrzeug-/Geräteausfall) erfasst, als auch kontinuierlich sich auf die Gesamtdauer eines Vorgangs auswirkende Verzögerungen (z. B. Krankheit). Auf dieser Grundlage sind dann Prognosen über den weiteren Verlauf der Arbeiten möglich. Der Aktualisierungs- und Pflegeaufwand steigt allerdings mit den angelegten Projekten und Ressourcen.
Worauf sollte man achten?
Wichtig ist, dass die Software modular in eine Büromanagement-Software integriert ist und bei der Erstellung und Aktualisierung von Ressourcen- und Kapazitätsplänen auf alle Mitarbeiter-, Projekt- oder Honorardaten zugreifen kann.
Ferner sollte sie flexibel sein – etwa wenn Mitarbeiter kurzfristig einspringen und stundenweise verschiedenen Projekten zugewiesen oder bestimmte Leistungen an externe Dienstleister vergeben werden, zum Beispiel Laserscanner-Aufmaße oder Thermografie-Analysen. Diese werden gesondert berücksichtigt und erscheinen zwar im Gannt-Diagramm, verbrauchen aber keine eigenen Ressourcen.
Da jedes Büro unterschiedlich groß ist, andere Tätigkeitsschwerpunkte und dadurch individuelle Anforderungen hat, sollte die Software zum Büro passen. Ressourcenplaner lohnen sich in der Regel erst ab etwa fünf Mitarbeitern und mehreren parallelen Aufträgen. Kleine und mittlere Büros mit fünf bis 20 Mitarbeitern sollten sich in der Software ebenso wiederfinden, wie größere Unternehmen mit zahlreichen Mitarbeitern in mehreren Abteilungen und Niederlassungen und zahlreichen Projekten unterschiedlicher Größe.
Bei Mitarbeitern sollten individuelle Arbeitszeitmodelle ebenso berücksichtigt werden, wie Wartungsintervalle bei Fahrzeugen oder teure Geräte, die mit Partnerbüros gemeinsam genutzt werden.
Last but not least haben Ressourcenprogramme auch einen psychologischen Aspekt: Bürointern gilt es deshalb zu vermitteln, dass Kapazitäts- und Auslastungsanalysen nicht dazu dienen, Mitarbeiter zu kontrollieren oder gar „auszubeuten“, sondern im Gegenteil, Lasten zu verteilen, Überlastungen zu vermeiden sowie Fähigkeiten und Begabungen der Mitarbeiter optimal einzusetzen und damit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken, was wiederum der Sicherheit jedes einzelnen Arbeitsplatzes zugute kommt.
Marian Behaneck
Literatur
[1] Junge, L.: Mit einer aktiven Mitarbeiterverplanung steigern Sie kurzfristig Ihre Produktivität. Würzburg: IWW Institut, PbP Planungsbüro Professionell, 8-2015
[2] Kunick, D.: Büromanagement-Software für Planer
am Bau: Der Anbieter-Check 2017. Würzburg: IWW-
Institut, PBP Planungsbüro professionell, Sonderheft 2017, Download über www.planer-am-bau.de bzw. www.bit.ly/tga1151
Produkte und Anbieter (Auswahl)
ABACUS allprojects www.abacus-solutions.de
ABK www.abk.at
Acclaro www.acclaro.de
Buildup www.bauer-software.de
isyControl www.isycontrol.de
Kobold-Control www.kbld.de
Merlin Project www.projectwizards.net
Okapi4all www.okapi4all.de
Powerproject www.elecosoft.de
Pre2 Visual Management www.pre2.de
ProjektPro www.projektpro.com
RP-PRO www.loreg.de
StaWare www.staware.de
untermStrich www.untermstrich.com
Visuplus www.visuplus.com
VVW Control www.weise-software.de
wiko www.wiko.de
Auswahl-Tipps und Funktionen
geplante Krankheitszeiten, Besprechungen) ermöglichen.
