Arbeiten im Homeoffice: Technik, Sicherheit und Recht

Wolfgang Bellwinkel / DGUV

Das Arbeiten vom Homeoffice aus ist derzeit für viele eine Notwendigkeit, hat aber auch außerhalb pandemiebedingter Einschränkungen Vorzüge. Wie lässt sich ein Telearbeitsplatz technisch realisieren und was muss man dabei beachten?

Kompakt zusammengefasst
■ Telearbeitsplätze setzen eine geeignete Hardware, einen schnellen Internetzugang und eine sichere Verbindung zum Firmen-Netzwerk voraus.
■ Die Hardware sollte aus Sicherheitsgründen der Arbeitgeber als vorkonfigurierten Laptop oder PC zur Verfügung stellen.
■ Die Verbindung zum Firmen-Netzwerk sollte über eine sichere VPN-Verbindung per Fernzugriff auf den Büroarbeitsplatz-Rechner, über einen Terminal-Server oder über Cloud-Dienste erfolgen.
■ Darüber hinaus müssen auch die ergonomische Gestaltung, IT- und Datensicherheit von Telearbeitsplätzen sowie arbeitsrechtliche Aspekte berücksichtigt werden.
 

Für die einen ist das Homeoffice ein pandemiebedingtes Übel, für die anderen eine zeit-, kosten- und ressourcensparende Alternative zum Büro-Arbeitsplatz. Aktuellen Umfragen zufolge arbeitet etwa jeder dritte Berufstätige zumindest zeitweise zuhause – Tendenz steigend, denn die Heimarbeit bietet Vorteile: Arbeitszeiten lassen sich flexibler gestalten, Beruf und Privatleben besser vereinbaren, zeitraubende Anfahrten vermeiden, Fahrtkosten und CO₂-Emissionen einsparen.

Aber welche Nachteile bringt sie für Unternehmen und Mitarbeiter, was sind die Herausforderungen und wo liegen die Grenzen? Welche technischen Voraussetzungen müssen geschaffen, welche Sicherheitsvorgaben und rechtlichen Aspekte beachtet werden? Fragen, die man vorher klären sollte, denn ein gut funktionierendes Homeoffice setzt eine gute Vorbereitung voraus.

Homeoffice, Telearbeit, mobiles oder hybrides Arbeiten?

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Unter dem Begriff „Homeoffice“ versteht man landläufig alle Bürotätigkeiten, die mithilfe von IT- und Kommunikationstechniken außerhalb des Arbeitgeber-Standorts an einem Arbeitsplatz in den Privaträumen des Beschäftigten erledigt werden können. Damit kommt das Homeoffice dem gesetzlich definierten Begriff „Telearbeit“ am nächsten. Darunter werden nach § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten verstanden, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und Dauer vereinbart hat.

Zudem müssen beide Parteien die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitstellen und installieren. Gebräuchlich sind auch die Begriffe „Mobiles Arbeiten“ oder „Hybrides Arbeiten“, die allgemeiner gefasst sind und auch das mobile Arbeiten von unterwegs sowie das alternierende Arbeiten vom Büro oder vom Homeoffice aus berücksichtigen. In Ingenieurbüros dürften alle Konstellation häufig vorkommen.

Welche Tätigkeiten können im Homeoffice erledigt werden?

Homeoffice-tauglich sind grundsätzlich alle Tätigkeiten, die keine persönliche Anwesenheit oder manuelle Arbeit voraussetzen. Das können die Planung und Berechnung von Projekten oder Tätigkeiten zur Erledigung interner Büro- und organisatorischer Baustellenabläufe sein: die Korrespondenz, das Büro- und Projektcontrolling, die Bauzeitenplanung, Besprechungen mit Eigentümern oder Bauherren, Fachingenieuren oder Handwerkern und so weiter. Andere Tätigkeiten, wie etwa Aufmaße, die Bauleitung oder Mängelerfassung etc. setzen eine persönliche Präsenz vor Ort voraus.

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Grundsätzlich gilt: Je weiter fortgeschritten die Digitalisierung im eigenen Unternehmen schon ist, desto leichter fällt der digitale Umzug von Teilen des Unternehmens ins Homeoffice. Erfolgt beispielsweise der Planaustausch oder die Kommunikation mit Projektbeteiligten sowieso schon per Text- oder Video-Chat, entstehen weniger Medienbrüche und weniger Notwendigkeiten für direkte Kontakte oder Vor-Ort-Termine.

Wer sich schon weitgehend von papierbasierten Prozessen verabschiedet hat, kann medienbruchfrei und standortunabhängig, aber auch produktiver arbeiten. Mithilfe aktueller Technologien, zum Beispiel der Cloud, Messenger-Diensten, Videokonferenz-Tools (Online-Baubesprechung per Video-Konferenz, TGA 08-2021) oder Projekträumen (Einfacher verteilt zusammenarbeiten, TGA 12-2020), lassen sich Programme, Projektdaten und Dienste standortunabhängig nutzen, Informationen und Daten im Team oder mit Projektpartnern austauschen, Pläne oder Dokumente gemeinsam bearbeiten.

Wie verbindet man das Homeoffice mit dem Büro?

Grundsätzlich stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um Bürotätigkeiten im Homeoffice erledigen und dafür entsprechende Programme und Daten nutzen zu können: Per Fernzugriff auf den persönlichen Büroarbeitsplatz-Rechner, per VPN-Verbindung mit dem Firmenserver oder über die Nutzung von Cloud-Programmen und -Diensten.

Mit einer Remote Desktop- oder Fernbedienungs-Software, beispielsweise Deskshare, PCvisit oder TeamViewer, kann man vom Homeoffice-Rechner aus quasi per „Fernsteuerung“. Dabei wird jede Tastatur- und Mauseingabe vom Homeoffice an den Rechner im Büro übertragen, der jeweils die aktuelle Bildschirmanzeige zurücksendet.

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Das hat Vor- und Nachteile: Es wird nur die Fernzugriffs-Software zusätzlich benötigt, das Laden und Speichern von Daten ist so schnell wie im Büro und es ist keine besonders leistungsfähige Hardware erforderlich. Allerdings müssen der Bürorechner eingeschaltet und die RDP-Software aktiviert sein.

Nutzt ein Unternehmen die Terminal Server-Technik, können von einem zentralen Firmenrechner alle internen und externen PC-Arbeitsplätze verwaltet werden. Mitarbeiter können damit sowohl vom Unternehmen, von unterwegs oder von zu Hause aus arbeiten und auf Büro-Ressourcen zugreifen. Dabei stehen den externen Rechnern alle Daten und Dienste zur Verfügung, als ob diese direkt am internen Büro-Netzwerk angebunden wären.

Damit mehrere Anwender auf die Software des Servers zugreifen können, müssen allerdings für jeden Terminal-Server-Platz entsprechende Software- und Windows-Lizenzen vorhanden sein. Die Verbindung mit dem Terminalserver (und auch dem Remote Desktop) sollte stets nur per Virtual Private Network (VPN) erfolgen. Das VPN verbindet mehrere Rechner an unterschiedlichen Standorten verschlüsselt über das Internet und ermöglicht so einen direkten und sicheren Zugriff auf Bürodaten.

Grundsätzlich sollten alle externen Zugriffesmöglichkeiten auf die Bürohardware nur von IT-Experten eingerichtet und verwaltet werden. Eine Firewall sollte das Firmennetzwerk zusätzlich gegen äußere Angriffe schützen.

Welche Vorteile bieten SaaS-Lösungen?

Werden im Unternehmen Cloud-Lösungen (Software as a Service, SaaS) eingesetzt, können die Mitarbeiter – auch ganz ohne Expertenhilfe – zum Beispiel per Webbrowser plattform- und standortunabhängig auf alle Programme, Büro- und Auftragsdaten zugreifen, die auf externen Cloud-Servern gespeichert sind. Dann ist das Arbeiten mit der Software und den Projekten ebenso schnell wie im Büro – vorausgesetzt, die Qualität der Internet-Verbindung ist dieselbe.

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Allerdings sind bau- und TGA-spezifische SaaS-Lösungen noch dünn gesät, was zum einen am erforderlichen Programmier- und Umstellungsaufwand von einer Bürodesktop (On Premises) auf eine SaaS-Lösung liegt, zum anderen an Datensicherheitsbedenken seitens der Anwender in Planungsbüros.

Für die allgemeine digitale Kommunikation und Zusammenarbeit per Internet werden jedoch inzwischen zahlreiche Lösungen offeriert. Instant-Messaging-Software wie ICQ, Signal, Threema oder WhatsApp vereinfachen den Austausch von Informationen und Daten. Videokonferenz-Tools, wie Google Meet, GoToMeeting, Skype oder Zoom, ermöglichen einen multimedialen Austausch mit einem oder mehreren Kommunikationspartnern. Webmeeting-Tools, wie Slack, Microsoft Teams oder Wire, bieten eine Plattform für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Projekten.

Auch einige bauspezifische Lösungen für die interne Zusammenarbeit im Team, respektive mit externen Projektpartnern gibt es: PKMS-Systeme, wie conjectPM, Poolarserver, Thinkproject oder BIM Kollaborations-Plattformen, etwa die Autodesk Construction Cloud/BIM 360, die BIMcloud oder Trimble Connect (Einfacher verteilt zusammenarbeiten, TGA 12-2020, siehe oben).

Was ist rechtlich zu beachten?

Während die beruflich bedingte, gelegentliche mobile Arbeit, zum Beispiel mit dem Laptop unterwegs im Zug, keinen Vorgaben unterliegt, müssen bei der dauerhaften Einrichtung von Heimarbeitsplätzen rechtliche Vorgaben beachtet und beispielsweise bestehende Arbeitsverträge angepasst und ergänzt werden.

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Das betrifft unter anderem die Einrichtung eines heimischen Bildschirmarbeitsplatzes, die Arbeitszeit, die Arbeitsbedingungen, eine eventuelle Kostenbeteiligung des Arbeitgebers an den Betriebskosten etc. Haftungsrechtliche oder durch technische Defekte bedingte Störungen, der Versicherungsschutz, Datenschutz oder die Datensicherheit sind ebenso zu beachten.

Vereinbart der Arbeitgeber mit den Mitarbeitern eine wöchentliche Arbeitszeit am Telearbeitsplatz, ist er für dessen Ausstattung zuständig. Dies umfasst die Hardware, Software und Kommunikationstechnik sowie die Ausstattung mit Schreibtisch, Bürostuhl und Büromobiliar. Verfügt der Telearbeiter zuhause bereits über die notwendige Ausstattung, sollte eine Kostenbeteiligung des Arbeitgebers vereinbart werden.

Gemäß ArbStättV (und den eindringlichen Empfehlungen von IT-Experten) müssen allerdings aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes die notwendige Hard- und Software sowie Kommunikationseinrichtungen vom Unternehmen gestellt und eingerichtet werden.

Beachten sollte man auch die Arbeitsplatzgestaltung. Für Bildschirmarbeitsplätze im Homeoffice und im Büro gelten die gleichen Anforderungen. Idealerweise sollte ein belüftbarer und beheizbarer separater Arbeitsraum vorhanden sein, ausreichend Tageslicht erhalten, mindestens 8 bis 10 m² groß und akustisch von der Wohnung abtrennbar sein.

Laptops, Notebooks oder Tablets sind für den Homeoffice-Arbeitsplatz nur bedingt geeignet. Da sie in der Regel eine mit dem Bildschirm fest verbundene Tastatur haben, kann man keine ergonomisch korrekte Arbeitshaltung einnehmen (Bildschirm-Höhe und -Abstand etc). Wird Mobilhardware längerfristig genutzt, sollte sie unbedingt mit einer externen Tastatur, Maus und mit einer höhenverstellbaren Docking-Station oder einem zusätzlichen LCD-Monitor zu einem Dauer-Arbeitsplatz aufgerüstet werden.

Telearbeit? Aber sicher!

Telearbeit ist extrem sicherheitsrelevant, denn sie kann zu einem Einfallstor für Schadsoftware werden. Deshalb sollte der Arbeitgeber allen Homeoffice-Arbeitern Sicherheitsregeln vorgeben und eine entsprechend vorbereitete Hardware zur Verfügung stellen. Auf dieser sollten nur aktuelle Programme und Antivirenprogramme, die regelmäßig aktualisiert werden, installiert sein. So lassen sich über Webseiten oder E-Mails eingeschleuste Schadprogramme rechtzeitig erkennen und blockieren.

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Wird keine Cloud-basierte Software genutzt, sollte man nur über eine vom Arbeitgeber einzurichtende VPN-Verbindung auf die Büro-IT zugreifen. Darüber hinaus muss der Online-Datenverkehr verschlüsselt werden, sodass kein Dritter Einblick nehmen kann. Sowohl für das Entsperren des Rechners als auch für Online-Dienste sollten komplexe Passwörter benutzt werden, möglichst auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung:

Dabei wird neben dem Passwort zum Beispiel noch ein Code eingegeben, der nur auf dem eigenen Smartphone von einer App generiert oder per SMS zugeschickt wird (siehe auch: www.bsi.bund.de, Suche: Sichere Passwörter erstellen). Arbeitgeber sollten Mitarbeitern zusätzlich Homeoffice-Leitlinien mit Hinweisen für ein sicheres und datenschutzkonformes Arbeiten bereitstellen.

Wird cloudbasierte Software eingesetzt, sollte man mit dem Anbieter einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Darin verpflichtet er sich zu einem sorgsamen Umgang mit den Anwenderdaten, der den Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht (DSGVO: Darauf sollten Sie achten, TGA 06-2018).

Fazit: Telearbeit ist anspruchsvoll

Die aktuellen pandemiebedingten Einschränkungen haben die Digitalisierung befördert und die Nachfrage nach Telearbeitsplätzen erheblich gesteigert. Allerdings verfügen Unternehmen und deren Mitarbeiter über unterschiedliche Wissensstände, technische und räumliche Voraussetzungen.

Nicht immer sind vor allem ein geeigneter Raum in der Wohnung, eine ausreichende Hardware-Ausstattung, passende Software-Lizenzen und ein schneller Internetanschluss vorhanden. Durchsetzen kann sich Telearbeit als Ergänzung zur Büroarbeit allerdings nur, wenn alle Rahmenbedingungen stimmen.

Außerdem müssen von Unternehmen und Mitarbeitern Sicherheits-Vorgaben und arbeitsrechtliche Leitlinien beachtet werden. Dazu gehören neben IT- und Datensicherheitsregeln beispielsweise auch Vereinbarungen über Zeiten der Erreichbarkeit von Homeoffice-Mitarbeitern. Marian Behaneck

Literatur

[1] Bitkom (Hrsg.): Mobiles und hybrides Arbeiten – Arbeiten in und nach der Corona-Pandemie, Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. Berlin: 2021

[2] BSI (Hrsg.): Empfehlungen zum sicheren mobilen Arbeiten im Home-Office, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Berlin, 2020

[3] DGUV (Hrsg.): Checkup Homeoffice, Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung. Berlin, 2021

[4] VBG (Hrsg.): Telearbeit. Gesundheit, Gestaltung und Recht, Verwaltungs-Berufsgenossenschaft. Hamburg: 2017