Weise Software
Mit Weise-DMS 2023 unterstützt Weise Software Unternehmen bei der revisionskonformen Dokumenten-Ablage. Das Programm vereinheitlicht Arbeitsabläufe und schafft die technischen Voraussetzungen für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD, GDPdU und DSGVO. Mit Weise-DMS 2023 lassen sich Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Briefe, E-Mails, Fotos oder Pläne einfach erfassen und verwalten.
Die Software-Einrichtung und Bedienung sind laut Anbieter besonders intuitiv: Anwender müssen lediglich die Dokumenten-Quellen definieren – das können Scanner, digitale Ordner oder E-Mail-Konten sein. Diese werden anschließend Projekten, Kategorien, Akten oder individuell definierten Ordnungsstrukturen zugeordnet und klassifiziert. Anschließend können sie verteilt, geprüft, bearbeitet oder archiviert werden.
Für die Quellen oder Dokumentarten können individuelle Arbeitsabläufe oder Workflows festgelegt werden, um interne Durchläufe mit Rechten und Aufgaben abzubilden – beispielsweise die Dokumentprüfung, Freigabe, Kenntnisnahme, den Versand etc. Eine Vorschaufunktion vereinfacht die individuelle Definition von Arbeitsabläufen. Zudem können Dokumente Mitarbeitern zugewiesen und auf Wiedervorlage gesetzt werden.
Integriert sind auch eine automatische Verschlagwortung, eine Volltextsuche mit umfangreichen Suchfunktionen sowie eine OCR-Zeichenerkennung, die auch Textinhalte gescannter Dokumente erkennt. Damit können auch falsch benannte oder falsch abgelegte Dokumente schnell wiedergefunden werden. Dokumente können zudem mit selbst definierten Markern versehen und um eigene Zusatzdatenfelder erweitert werden.
Weise-DMS 2023 ermöglicht in der Nutzerverwaltung eine detaillierte Mitarbeiter-Rechtevergabe. So können neue Rechte und Berechtigungen für Nutzergruppen und Dokumentarten vergeben werden. Dabei sind sowohl eine Mehrfachauswahl in der Dokumentliste als auch Mehrfachzuweisen von Projekten möglich. www.weise-software.de
Ähnliche Fachartikel bündelt das TGA+E-Dossier TGA+E-Software
