Bautagebuch: Software minimiert den Aufwand

27.02.2013 | Veröffentlicht in Ausgabe 03-2013

Abb. 1 Schluss mit der Zettelwirtschaft: Mobile Bautagebuch-Software verspricht Abhilfe bei der Erfassung und Zuordnung von Baustellendaten. - © Gripsware / Collage: Behaneck — © Gripsware / Collage: Behaneck

Abb. 1 Schluss mit der Zettelwirtschaft: Mobile Bautagebuch-Software verspricht Abhilfe bei der Erfassung und Zuordnung von Baustellendaten.

Bautagebücher sind Pflicht. Doch nur wenn es lückenlos geführt wird, kann es im Notfall als Beweismittel dienen. Bautagebuch-Software minimiert den Aufwand für die Baustellendokumentation.

Kompakt informieren

Für mit der Fachbauleitung betraute (TGA-)Planer wird das Führen eines Bautagebuchs immer wichtiger. Wird es nicht oder nicht zeitnah geführt, drohen sogar Honorarminderungen.
Bautagebuch-Software reduziert den Aufwand und ermöglicht eine multimediale Dokumentation von Baustellentätigkeiten, Baubegehungen, Abnahmen, Besprechungen, Mängeln und anderem mehr.
Durch das Hinzufügen weiterer Daten entsteht sukzessive ein umfassendes und langfristig nutzbares As-Built-Informationssystem.
Bei der Software-Auswahl sollte man klären, ob und wie sich das digitale Bautagebuch in eine bestehende Softwareumgebung einbinden lässt.

Wer Bautagebuch-Notizen auf Zetteln erfasst, braucht länger. Müssen auf der Baustelle erstellte Papier- oder Sprachaufzeichnungen später im Büro digital erfasst und Projekten manuell zugeordnet werden, hat man nicht nur mehr Arbeit. Man macht auch Fehler und generiert Mehraufwand – insbesondere dann, wenn man Informationen nicht zeitnah auswertet und zuordnet. Man vergisst das eine oder andere Detail, was Rückfragen generiert. Wichtige Vorgänge oder mündliche Absprachen werden nicht dokumentiert und anderes mehr. Mobile Bautagebuch-Software Abb. 1 verspricht Abhilfe. Sie unterstützt den Planer durch strukturierte Abfragen, Vorlagen und Automatismen sowie durch die gleichzeitige Erfassung und Zuordnung von Informationen.

Keiner mag sie, jeder braucht sie

Bautagebücher sind bei Planern unbeliebt, weil deren Erstellung zeitraubend und der Nutzen nicht unmittelbar erkennbar ist. Meist werden sie als lästige und stupide Pflicht empfunden, weil immer wiederkehrende Prozesse dokumentiert werden müssen. Vielen ist aber nicht bewusst, was ein nicht oder nur lückenhaft geführtes Bautagebuch haftungs- oder honorarrechtlich bedeutet. Laut HOAI gehört das Führen eines Bautagebuchs zum Leistungsbild der Objektüberwachung und ist gemäß HOAI₁₉₉₆ § 15 Abs. 2 LPh 8 bzw. § 73 Abs. 3 LPh 8 und HOAI₂₀₀₉ Anlage 11 zu § 33 und 38 Abs. 2 bzw. Anlage 14 zu § 53 Abs. 1 eine (Grund)Leistung und damit eine Hauptpflicht bauleitender Ingenieure. Das haben verschiedene Urteile, unter anderem des Bundesgerichtshofes (BGH NJW 2004, 2588 ff.), unmissverständlich klargestellt.

Trotzdem wird diese Pflicht aus Zeit- oder anderen Gründen häufig vernachlässigt oder nur unzulänglich wahrgenommen. Erleidet der Auftraggeber dadurch einen Nachteil, weil er beispielsweise im Streitfall Schadenersatzansprüche gegenüber einem Unternehmer nicht durchsetzen kann, ist der Planer unter Umständen gewährleistungspflichtig. Außerdem kann der Bauherr das Honorar mindern. Schließlich dient das Bautagebuch in erster Linie dem Bauherr als Dokumentation baulicher Aktivitäten Abb. 2.

Im Bautagebuch werden im Wesentlichen Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten der verschiedenen Unternehmer sowie die jeweiligen Arbeitsbedingungen auf der Baustelle dokumentiert. Eingetragen werden beispielsweise anwesende Firmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Baubesprechungen, Prüfungen und Messungen, besondere Vorkommnisse, die Witterungsverhältnisse (Bewölkung, Niederschlag, Temperatur, Wind etc.) und anderes mehr.

Damit ist das Bautagebuch eine wichtige Informationsgrundlage bei Störungen des Bauablaufs oder bei eventuellen Streitigkeiten mit anderen Baubeteiligten, beispielsweise bei Nachtrags- oder Ersatzforderungen oder wenn Ursachen von Baumängeln oder Terminverzögerungen aufzuspüren sind etc. – die Daten erhalten für einen konkreten Vorfall oft erst nachträglich Relevanz.

Ein Bautagebuch unterstützt Planer aber auch in ihrer Funktion als Baustellen-Manager, bei der Projektabwicklung und der Rechnungsprüfung. Deshalb kann und sollte es auch persönliche Notizen als Gedächtnisstütze oder kommentierte Fotos enthalten. Wird das Bautagebuch kontinuierlich geführt und gepflegt, entsteht ein umfangreiches Protokoll der Bauausführung, das im Streitfall den Fachplaner entlasten kann.

Weist nämlich eine sein Gewerk betreffende Leistung Mängel auf, stellt sich schnell die Frage, ob den mit der Fachbauleitung beauftragten Planer ein Mitverschulden trifft. Kann dieser anhand eines Bautagebuches eine ordnungsgemäße Bauüberwachung nachweisen und Baustellenaktivitäten lückenlos dokumentieren, hat er bei gerichtlichen Auseinandersetzungen stets die besseren Karten. Das Bautagebuch ist deshalb eine wichtige Unterlage, die sorgfältig und unbefristet aufbewahrt werden sollte Abb. 3.

Schluss mit der Zettelwirtschaft

Wie das Bautagebuch geführt wird, ob mit Schreibblock, respektive Formular und Stift oder digital, spielt aus rechtlicher Sicht keine Rolle. Das ist eher eine Frage persönlicher Vorlieben, allerdings ist die konventionelle Bautagebuch-Erstellung eindeutig aufwendiger und ineffizienter. Deshalb bietet die Softwarebranche mittlerweile eine Vielzahl an Alternativen. So enthalten einige Programme für das Büro- und Projektmanagement (BMSP), das internetbasierende Projektmanagement (IBPM), teilweise auch AVA-Software, integrierte oder optionale Bautagebuch-Module.

Damit lassen sich Baustellenaktivitäten in Anlehnung an konventionelle Bautagebuch-Formulare, entweder am Büro-PC oder unmittelbar an der Baustelle am Notebook digital erfassen. Der Vorteil liegt in der Integration: Projektdaten wie beteiligte Firmen und Personen, Leistungen, Termine etc. müssen nicht mehrfach eingegeben werden – sie werden einfach per Mausklick vom jeweiligen Hauptprogramm übernommen. Umgekehrt können Bautagebuchinformationen durchgängig in den anderen Modulen weiterverarbeitet werden, etwa bei der Mängelverfolgung oder der Bauzeitenplanung (Die Planung planen, TGA 4-2011, Webcode 313127). Bautagebuchdaten können ferner helfen, Fehlentwicklungen während der Ausführungsphase frühzeitig zu erkennen, sodass im Rahmen des Projektcontrollings darauf reagiert werden kann.

Inzwischen wird auch eine beachtliche Anzahl spezieller Bautagebuch-Lösungen für stationäre oder mobile Hardware offeriert. Auch kostenlose oder kostenpflichtige Apps für Smartphones oder Tablet-PCs kann man inzwischen herunterladen (siehe Info-Kasten). Alle Bautagebuch-Lösungen bieten die Vorteile einer digitalen Datenerfassung: Immer wiederkehrende Formulierungen und Texte lassen sich über Textbausteine oder per Auto-Vervollständigungsfunktion einfacher eintragen: Einmal eingegebene Texte werden bei erneuter Eingabe vorgeschlagen, was die Schreibarbeit minimiert. Teilweise können über eine mehr oder weniger gut funktionierende Spracherkennung längere Texte durch einfaches Diktieren erfasst werden.

Strukturierte Abfragen und Eingabemasken vermeiden, dass Wichtiges vergessen wird. Unternehmens- oder projektspezifisch erweiterbare Stammdaten für Wetter, Arbeitskräfte, Abwesenheit, Materialeinsatz, Ereignistypen etc. beschleunigen die Eingabe. Auch das zeitraubende Suchen nach Einträgen gehört der Vergangenheit an. Wann von welcher Firma in welchem Bauabschnitt welche Arbeiten ausgeführt wurden etc. lässt sich per Suchfunktion schnell klären.

Teilweise ermöglicht eine integrierte Bildbearbeitung die Ergänzung von Baustellenfotos durch Hinweispfeile und Bildkommentare oder Bildkorrekturen, ohne dass das Original verändert wird.

Neben der Fotoverwaltung ermöglichen die meisten Programme auch das Hinzufügen digitaler Baupläne, respektive gescannter Lieferprotokolle, Verpackungs- oder Produktaufkleber zum aktuellen Bautagesbericht. Somit kann später einfacher nachvollzogen werden, welche Planstände wem zu welchem Zeitpunkt vorlagen, welche Bauprodukte wann von wem verbaut wurden und anderes mehr. Werden Baustellendaten zusätzlich mit Plänen Abb. 4 oder Baustellenfotos verortet und in einer Datenbank abgelegt Abb. 5, entsteht sukzessive ein umfassendes Informationssystem Abb. 6, das über die Bauausführung hinaus später auch für die Gebäudebewirtschaftung und Wartungsarbeiten genutzt werden kann.

Bautagebuch 2 go

Mit zunehmender Verbreitung von Smartphones und Tablet-PCs wird das Bautagebuch immer häufiger auf portablen Geräten geführt Abb. 7. Das ermöglicht eine gleichzeitige digitale Vor-Ort-Erfassung und sofortige Zuordnung von Informationen. Das ist ein entscheidender Vorteil, denn die eigentliche Erfassung und Dokumentation der Baustellensituation generiert weniger Aufwand, als das nachträgliche Zusammenführen der Informationen im Büro in einem zweiten Arbeitsschritt. Außerdem ist das spätere Zuordnen von Notizen, Dokumenten oder Fotos zu Projekten, Gewerken, Aufträgen etc. fehlerträchtig, weil man Zusammenhänge schnell vergisst.

Mobile Bautagebuchlösungen ordnen die Informationen deshalb unmittelbar bei deren Erfassung auf der Baustelle zu. Möglich wird dies durch mobile Soft- und Hardware. Dabei sind Smartphones oder Tablet-PCs im Vorteil, weil man damit auch Fotos machen kann. Dafür verfügen Note- oder Netbooks über eine echte Tastatur und sie lassen sich nahtlos auch als Büroarbeitsplatz nutzen.

Mobile Erfassungsgeräte sollten allerdings robust sein oder es durch eine Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gerätehülle etc. Abb. 8) werden, damit sie auch staubige und feuchte Baustellen überstehen. Sie sollten über ein mattes, möglichst helles Display verfügen, lange ohne Batteriewechsel/Akku-Aufladung auskommen und auch Minustemperaturen trotzen. Insbesondere Letzteres kann zum Problem werden, denn die meisten Gerätedisplays und -akkus sind kälteempfindlich. Steht auch ein mobiler Internet-Zugang zur Verfügung, kann man auf fehlende Büro- und Projektdaten zugreifen oder mobil erfasste Daten mit den Bürodaten abgleichen. Bautagebuchinhalte können per E-Mail an einen zuvor definierten Verteiler allen Projektbeteiligten zur Kenntnis versandt oder diesen über einen Server online zugänglich gemacht werden.

Cloud-Applikationen (Mehr als wolkige Versprechungen, TGA 9-2012, Webcode 373997) gehört wohl die Zukunft, denn auf der Baustelle erfasste Daten können direkt auf einem per Passwort zugänglichen SQL-Server gespeichert werden. Dadurch haben Projektbeteiligte die Möglichkeit, Bautagebuchinhalte jederzeit online einzusehen und gegebenenfalls eigene Informationen beizusteuern.

Auswahl: Worauf sollte man achten?

Angesichts der Vielzahl an Lösungen, fällt die Auswahl der richtigen Bautagebuch-Software nicht leicht. Auch wenn sich ein Teil des Angebots eher an Bauunternehmen und Handwerker richtet, die Bautagesberichte speziell für ihr eigenes Gewerk und keine projektbezogenen Bautagebücher schreiben müssen, ist die Auswahl immer noch groß.

Achten sollte man vor allem auf eine intuitive Bedienung, einfache Strukturierung, aber auch auf praxisorientierte Details. Dazu gehört etwa die Möglichkeit einer projektübergreifenden Zusammenstellung von Bautagebuch-Daten, um beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein und derselben Ausführungsfirma herausfiltern zu können. Ein in eine BMSP-, IBPM- oder AVA-Lösung eingebundenes BautagebuchModul bietet den Vorteil einer durchgängigen Datennutzung Abb. 9, sodass einmal eingetragene Werte von den verschiedenen Programmbestandteilen mehrfach genutzt werden. Eine Einbindung in die bestehende Büro-Softwareumgebung, zumindest aber funktionierende Schnittstellen für eine Datenübernahme/-übergabe, einen Datenabgleich etc. ist wichtig.

Bei mobilen App-Lösungen sollte man darauf achten, dass die Software auch offline funktioniert, weil die Verfügbarkeit einer (ausreichend schnellen) Online-Datenverbindung auf der Baustelle nicht immer gewährleistet ist – etwa wenn man gerade im Technikkeller Mängel erfasst. Ein Pflichtenheft leistet bei der Auswahl gute Dienste. Damit lässt sich das inzwischen große Angebot eingrenzen. Bleiben nach dieser Vorauswahl zwei bis drei Produkte übrig, fällt es leichter, über eine (Online)-Vorführung und/oder Testversion die passende Lösung zu finden.

Marian Behaneck, Walter Riemenschneider

Literatur / weitere Informationen

[1] Binder, F.: Entwicklung eines webbasierten Informationssystems für die Zwecke der Bauprozesssteuerung (Diplomarbeit). München: GRIN-Verlag München, 2009

[2] Engel, R., Korte, B.: Bautagebuch. Projektübersicht, Liste „Restarbeiten/Mängelverfolgung“, Planliste, Bauleitungs-Checklisten, Bautagebuchberichte, Abnahmeprotokolle, Bauzeitenplan. Düsseldorf: Werner Verlag Düsseldorf, 2001 (vergriffen)

[3] Sangenstedt, H.R.: Auch ein Beweismittel. Berlin: Schiele & Schön, Deutsches Ingenieurblatt 11-2006

[4] Würfele, F., Bielefeld, B., Gralla, M.: Bauobjektüberwachung: Kosten, Qualitäten, Termine, Organisation, Leistungsinhalt, Rechtsgrundlagen, Haftung, Vergütung. Wiesbaden: Springer Vieweg, 2012

[5] http://www.erwin-ruff.de/bautagebuch.html Infos rund ums Bautagebuch

[6] http://www.de.wikipedia.org/wiki/Bautagebuch Bautagebuch-Basisinfos