Der Gesetzgeber hat mit dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) vom 10. November 2006 neue formale Anforderungen für Geschäftsbriefe aufgestellt. Sie gelten seit Jahresbeginn. Bisher waren Kaufleute nur verpflichtet, auf gedruckten Briefen genaue Angaben zur Rechtsform, zur Handelsregistereintragung usw. zu machen. Jetzt gelten sie auch für elektronische Geschäftsbriefe (E-Mails) bzw. Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“.
Die neue Regelung gilt für alle Unternehmen, die im Handels- oder Genossenschaftsregister eingetragen sind. Nicht betroffen sind Freiberufler, Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmen, die keine Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB) sind. Anzugeben sind:
- der vollständige Firmenname in Übereinstimmung mit dem Handelsregister eingetragenen Wortlaut
- die Rechtsform der Gesellschaft
- der Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht sowie die Handelsregister-Nummer
- Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname aller Geschäftsführer und – falls die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet hat und dieser einen Vorsitzenden hat – vom Vorsitzenden des Aufsichtsrats
Die Angaben müssen deutlich lesbar sein. Angehängte „Visitenkarten“ entsprechen dieser Bedingung nicht, weil sie nicht in allen E-Mail-Programmen lesbar sind. Die Änderungen gelten für den gesamten externen Geschäftsverkehr mit E-Mails, insbesondere für Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.
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Bei Verstößen kann das Registergericht ein Zwangsgeld von bis zu 5000 Euro festsetzen. Da die Nichtbeachtung der Vorschrift auch einen Wettbewerbsverstoß darstellen kann, muss ebenfalls mit einer Abmahnung durch einen Wettbewerber oder so genannte Abmahnvereine gerechnet werden. ToR
