Damit die Kosten nicht aus dem Ruder laufen

05.07.2012 | Veröffentlicht in Ausgabe 07-2012

Abb. 1 Die Einhaltung prognostizierter Baukosten wird immer wichtiger und setzt spezielle Software voraus. - © Softtech — © Softtech

Abb. 1 Die Einhaltung prognostizierter Baukosten wird immer wichtiger und setzt spezielle Software voraus.

Wer die Baukosten im gesamten Projektverlauf im Griff behalten will, kommt ohne Kontrollwerkzeuge nicht aus. Welche Vorteile bietet spezielle Baukostenmanagement-Software gegenüber der noch immer verbreiteten Tabellenkalkulation und welche Lösungen gibt es?

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Die novellierte HOAI 2009 misst Kostenberechnung und -management einen größeren Stellenwert zu – sowohl im Hinblick auf die Honorarermittlung als auch die Verantwortung des Planers.
Eine präzise Kostenvorhersage und die kontinuierliche Kontrolle der Baukosten werden darum immer wichtiger – nicht nur im Hinblick auf Haftungsrisiken, auch für das Renommee der Planer.
Baukostenmanagement-Software hilft Planern, diese und weitere Risiken zu verringern und die Kostensicherheit zu steigern.
Die einzelnen Lösungen unterscheiden sich deutlich bezüglich der erforderlichen Software-Kenntnisse des Anwenders und des Funktionsumfangs von Kostenverfolgungs- und -kontrollwerkzeugen.

Überschrittene Baukostenprognosen sorgen immer wieder für Kritik und bestätigen vermeintlich das öffentliche Bild vom zwar bau- und haustechnisch versierten, aber selten kostenbewussten Planer. Angesichts einer zunehmenden Technisierung von Gebäuden und eines steigenden Anteils der Haustechnik an den Gesamtbaukosten wächst auch die Kostenverantwortung von TGA-Planern.

Neben dem einhergehenden Renommee-Verlust für die Planer verursachen Kostenüberschreitungen regelmäßig Ärger: Private Bauherren kommen in Finanzierungsnöte, bei öffentlichen Projekten werden Kontrollstellen mit der Ursachenforschung beauftragt. Eine Konfrontation zwischen Auftraggeber und Planer ist vorprogrammiert und die Aussicht auf Folgeaufträge oder eine gute Mund-zu-Mund-Propaganda sinkt damit gegen Null Abb. 1.

Sowohl die Neuauflage der DIN 276 [1] als auch die novellierte HOAI 2009 [2] geben dem Kostenmanagement als Steuerungsmittel bei der Projektabwicklung einen größeren Stellenwert als bisher. So koppelt die aktuelle HOAI die Honorare von den tatsächlichen Baukosten ab und gibt als Ermittlungsgrundlage die Kostenberechnung vor, die eine Beschreibung der Aufgabenstellung, des Bauprojekts und der zu erbringenden Planungsleistungen voraussetzt.

Liegen bei der Beauftragung noch keine Planungen als Voraussetzung für eine Kostenberechnung oder alternativ eine Kostenschätzung vor, ist auch eine Baukostenvereinbarung (Kostenobergrenze, Kostengarantie) mit dem Bauherrn möglich. Diese belohnt Planer bei Baukostenunterschreitungen, bei Überschreitungen drohen allerdings empfindliche Schadenersatzansprüche. Haftungsrisiken entstehen aber auch schon bei einfachen Pflichtverletzungen – etwa der regelmäßigen Informationspflicht über die Kostenentwicklung oder die Hinweispflicht auf Unwägbarkeiten und Kostenrisiken. Um diese frühzeitig erkennen und bei Kostenüberschreitungen rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen zu können, müssen Planer die Baukosten während der gesamten Bauphase permanent überwachen. Das ist angesichts immer komplexerer Zusammenhänge und Abhängigkeiten nur noch mithilfe von rechnergestützten Kontrollwerkzeugen zu leisten, die einen kontinuierlichen Abgleich aktueller Soll- und Istwerte ermöglichen Abb. 2.

Ursachen und Kontrollmechanismen

Die Ursachen für Baukostenüberschreitungen sind vielfältig: Durch Bauherrenwünsche erforderliche Umplanungen, behördlich angeordnete Planungsänderungen, unerwartete Preissteigerungen, aber auch Fehleinschätzungen des Planers, fehlerhafte und/oder unvollständige Ausschreibungen, durch Ausführungsmängel bedingte Zusatzleistungen, auf schlechtes Wetter zurückzuführende Verzögerungen etc. können Gründe dafür sein, dass Soll- und Ist-Kosten mehr oder weniger auseinanderlaufen.

Ein wirksames Mittel, Baukosten im Griff zu behalten, ist das Kostenmanagement Abb. 3. Das ist die Summe aller im Rahmen der Kostenplanung und Kostenverfolgung erforderlichen Maßnahmen. Die Baukostenplanung entspricht dabei einer Vorausberechnung der zu erwartenden Kosten. Sie bildet die Basis jedes erfolgreichen Kostenmanagements und wird – entsprechend der einzelnen Planungsphasen und Detaillierungstiefen – in die Kostenschätzung, Kostenberechnung und den Kostenanschlag gegliedert. Mit zunehmendem Projektfortschritt nimmt die Genauigkeit der zugrunde liegenden Informationen zu, sodass auch die Präzision der Kostenplanung wächst.

Die Kostenverfolgung begleitet als durchgängiger Prozess die gesamte Projektplanung und -ausführung, bis zum Projektabschluss und setzt effiziente Werkzeuge zur Kontrolle, Steuerung und Prognose von Baukosten voraus [3]. Steuern kann jedoch nur, wer seine Zielvorgaben und seine aktuelle Position kennt. Im Rahmen der Baukostenkontrolle werden deshalb aktuelle Kostenstände (Istwerte) mit Sollwerten verglichen, die sich aus oben genannten Vorausberechnungen, Kostenvorgaben – dem Budget – sowie den Ausschreibungsunterlagen ergeben Abb. 4. Damit wird kontinuierlich überwacht, ob sich die tatsächlichen Kosten im geplanten Rahmen entwickeln, ob Verteuerungen auftreten und wenn ja, wo.

Die Baukostensteuerung sorgt mit Eingriffen in die Planung gezielt für den Abbau von Kostenüberschreitungen in einzelnen Bereichen, um so den Gesamt-Kostenrahmen einzuhalten Abb. 5. Einspareffekte lassen sich durch eine Reduktion von Qualitäten (z.B. preiswertere Bauprodukte), Quantitäten (z.B. Verringerung der Nutzfläche) sowie Funktionen (z.B. Verzicht auf bestimmte Funktionen einer Klimaanlage) erzielen. Werden Kostensparpotenziale ausgelotet, sollten jedoch – neben der Behaglichkeit der Bewohner – auch die späteren Nutzungskosten berücksichtigt werden, denn sie machen in Relation zu den Baukosten – über den gesamten Gebäude-Lebenszyklus betrachtet – den Großteil der für ein Gebäude aufzuwendenden Kosten aus (siehe auch TGA Fachplaner 5-2012 „LCC-Software – Auslegungskriterium Lebenszykluskosten“ oder Webcode 359383).

Kostenmanagement-Werkzeuge

Für die Kostenplanung und -steuerung stehen verschiedene Programme zur Verfügung. Da Tabellenkalkulationsprogramme Teil von Office-Paketen sind und damit ohne Zusatzinvestitionen zur Verfügung stehen, kommen Microsoft Excel & Co sehr häufig zum Einsatz. Das ist nicht nur kostengünstig, sondern auch flexibel, denn mithilfe von Formeln und Makros lassen sich Tabellenkalkulationsprogramme relativ einfach vom Anwender an individuelle Erfordernisse anpassen. Nachteilig sind – neben eben dieser Notwendigkeit zur individuellen Anpassung – vor allem mögliche Fehlerquellen, wie Rundungsfehler, Copy-&-Paste-Fehler, falsche oder fehlende Zellenverknüpfungen und anderes mehr.

Zunehmend setzt sich in den Planungsbüros deshalb die Baukostenplanung Abb. 6 und -kontrolle mithilfe von AVA-Programmen durch. Basis für ein erfolgreiches Baukostenmanagement ist schließlich eine möglichst genaue und vollständige Leistungsbeschreibung samt Ausschreibung. Je präziser die Ausschreibung ist, desto sicherer ist man vor unerwarteten Zusatzkosten. Massen- und Mengendaten ermöglichen exakte Kostenprognosen, Rechnungen lassen sich auf der Grundlage der Leistungsverzeichnisse Position für Position prüfen, Nachträge verwalten etc.

Es ist deshalb schlüssig und logisch, AVA-Software auch für die Kostenverfolgung einzusetzen. Fast alle deutschsprachigen AVA-Programme bieten mittlerweile entsprechende Module. Allerdings ist der Funktionsumfang insbesondere im Zusammenhang mit der planungs- und ausführungsbegleitenden Kostenverfolgung und -kontrolle sehr unterschiedlich. Auch Büro- und Managementsoftware für Planungsbüros (BMSP, siehe TGA Fachplaner 7-2011, „Digitale Büro- und Projektmanager“ Webcode 322242) und Internet-basierende Projektmanagementlösungen bieten mehr oder weniger umfassende Werkzeuge für die Kostenverfolgung (z.B. https://www.wiko.de/ oder http://www.conject.com ).

Allgemeine Kostenmanagement-Software, meist Teil einer umfassenden Projektmanagement-Lösung, wie Blue Ant, Geniusproject, Projectron und andere, wird von Bau- und Anlagenplanern eher selten eingesetzt, da die Software meist zu umfangreich ist und branchenspezifische Bezüge fehlen. Im Zuge des aktuellen IT-Trends des Cloud-Computing, d.h. des orts- und plattformunabhängigen Online-Zugriffs auf Programme, Dienste, Daten, Speicher und Rechnerleistung, werden zunehmend auch Internet-basierende Kostenmanagementwerkzeuge diskutiert. Sie bieten den Vorteil eines zeit- und ortsunabhängigen Zugriffs berechtigter Projektbeteiligter auf eine gemeinsame, stets aktuelle Projektdaten-Basis. Entsprechende Lösungen befinden sich jedoch erst in der Entwicklungsphase.

Vorteile rechnergestützter Lösungen

Auch wenn Projektmanager ganz ohne Excel & Co in der Praxis kaum auskommen, weil die eine oder andere (Detail-)Auswertung damit schneller realisiert werden kann – spezielle Kostenmanagement-Funktionen insbesondere von AVA-Programmen bieten Vorteile: Dank durchgängiger Datennutzung, automatischer Berechnungen und Auswertungen, Plausibilitätskontrollen etc. lässt sich der gesamte Aufgabenbereich der Kostenplanung und -verfolgung in einem Bruchteil der sonst dafür notwendigen Zeit bewerkstelligen Abb. 7.

Ein gutes Beispiel dafür ist die im Laufe der Jahre immer besser gewordene CAD-AVA-Koppelung, zu der es unterschiedliche herstellerspezifische Ansätze gibt, die aber letztlich dem gleichen Prinzip folgt: Alle Bauteile des im Zuge der CAD-Planung erarbeiteten 3D-Modells werden wahlweise aus unterschiedlichen Quellen (Bauteildatenbanken, eigene Ausschreibungen, freie Definition etc.) mit Leistungsbeschreibungen und Einheitspreisen verknüpft. Diese erweiterten CAD-Daten fließen direkt in die Leistungsbeschreibung oder Kostenermittlung der AVA-Programme ein. Da die Mengen pro Position direkt aus der CAD-Geometrie ermittelt und für die Kostenberechnung genutzt werden, sind präzise Kostenvorhersagen parallel zum Planungsprozess möglich. Auch kurzfristige Änderungswünsche des Bauherren werden damit „kalkulierbar“.

Natürlich können in früher Projektphase Kosten statt nach der Element-, wahlweise auch nach der gröberen Flächen- oder Rauminhalt-Methode berechnet werden. Da die im CAD verwendeten Konstruktionen oder Bauteile mit Leistungen und Kosten in Form eines Element-, Raum- und Gebäudebuches beschrieben sind, sind auch für die Planung und Bauherrenberatung wichtige grafische Auswertungen möglich: Kosten pro Raum oder Baugruppe, Kosten nach DIN 276 oder Leistungsbereichen, Auflistung der teuersten Bauteile oder Positionen, Analyse nach der sogenannten ABC-Methode, wonach ca. 10 bis 20 % aller LV-Positionen ca. 70 bis 80 % der gesamten Bauleistung ausmachen (A-Positionen) etc.

All dies vereinfacht und beschleunigt im Rahmen von Kostensteuerungsmaßnahmen die gemeinsame Entscheidung mit dem Bauherren/Investor, an welcher Stelle qualitative oder quantitative Einsparungen vorgenommen werden können. Im Zusammenhang mit der Kostenkontrolle lassen sich die Kosten aus Schätzung, Berechnung, Anschlag und Feststellung einander gegenüberstellen, samt Anzeige der Veränderungen und deren Verursacher. Alternativ können die Kosten auf Basis der Vergabeeinheiten aus Berechnung, Vergabe und Abrechnung verglichen werden.

Auch im Zusammenhang mit Kostenprognosen werden die Vorteile des EDV-Einsatzes deutlich: Da im Rahmen der Rechnungsprüfung, Auftrags- und Nachtragsverwaltung, Änderungsverfolgung etc. alle Daten zeitnah zur Verfügung stehen, sind in jeder Ausführungsphase Kostenprognosen möglich Abb. 8. Damit hat der Planer eine laufend aktuelle Übersicht, in welchen Bereichen Kosten noch gesteuert werden können. Vom Bauherrn verursachte Abweichungen vom Kostenziel werden als solche erkannt und dokumentiert. Um den Datenkreislauf zu schließen, können schließlich im Rahmen der Kostenauswertung gewonnene Abrechnungsdaten immer wieder in eigene Datenbank eingepflegt werden, was künftige Kostenschätzungen zunehmend präziser macht Abb. 9.

Baukostenmanagement und HOAI

Auch im Hinblick auf die Honorierung von Planungsleistungen haben präzise Kostenvorhersagen mit der novellierten HOAI 2009 eine größere Bedeutung erhalten: Fallen die Baukosten höher als geplant aus, wirkt sich das nicht nur negativ auf das Image des Planers aus, sondern auch auf sein Honorar. Dieses bemisst es sich nach der Kostenberechnung und nicht den tatsächlichen Baukosten. Auch deshalb wird Planern von Baujuristen empfohlen: vom „worst case“ ausgehen und die zu erwartenden Kosten eher zu hoch, als zu niedrig ansetzen (Webcode 309692).

Natürlich generiert die kontinuierliche Kostenverfolgung einen Mehraufwand, der allerdings honoriert wird. Fordert der Auftraggeber etwa eine Kostenkontrolle und Kostensteuerung nach DIN 276:2006, handelt es sich entsprechend HOAI um eine „Besondere Leistung“, deren Honorierung vorher jedoch grundsätzlich schriftlich vereinbart werden muss.

Auch bei Änderungswünschen des Bauherrn, die das Projekt verteuern und planerischen Mehraufwand generieren, ist einiges zu beachten. Die novellierte HOAI 2009 ermöglicht zwar Honoraranpassungen bei durch den Auftraggeber veranlassten Änderungen. Gleich zu Projektbeginn muss die der Kostenberechnung zugrunde liegende Aufgabenstellung, Bau- und Leistungsbeschreibung jedoch schriftlich dokumentiert werden, gleiches gilt im Projektverlauf für alle wesentlichen Änderungen am Baukörper, der Konstruktion, des Ausstattungsumfangs und der Ausstattungsqualität. Zudem müssen eine Anpassung des Honorars an eine fortzuschreibende Kostenberechnung, ebenso wie Honorare für zusätzliche Leistungen schriftlich vereinbart werden. Für die Dokumentation von Änderungen und Erweiterungen ist der Einsatz eines Baukostencontrolling-Werkzeugs somit auch zur Wahrung der eigenen Honoraransprüche zu empfehlen [4].

Fazit

Abweichungen von Baukostenprognosen sind untrennbar mit jeder Bautätigkeit verbunden, wobei Kostenüberschreitungen heute zur Regel gehören – die Einhaltung oder gar Unterschreitung von Kosten dagegen eher Ausnahmen sind. Das liegt auch daran, weil häufig baubegleitend geplant werden muss, sodass auch noch während der Bauzeit kostenrelevante Planänderungen stattfinden. Trotz einiger praktischer Probleme bei der Nutzung aktueller Planungssoftware (im CAD nicht erfasste Bauteile, CAD/AVA-Schnittstelle, Planungsänderungen etc.), aber auch planungs-/bürobedingter Hürden (parallele Planungsabläufe, personelle Arbeitsteilung etc.), haben sich AVA-, respektive spezielle ControllingProgramme als „digitale Kostenmanager“ bewährt. Voraussetzung ist, dass im Büro konsequent bauteilorientiert geplant und die Software von einem erfahrenen Projekt-/Kostenmanager bedient wird. Marian Behaneck

Überschreitung der Baukosten

Ansprüche aufgrund von Schäden aus der Überschreitung von Kostenanschlägen und -voranschlägen waren lange Zeit generell nicht versichert. Aufgrund des Wettbewerbs haben einige Versicherer in Verträgen der neueren Generation Überschreitungen aber wieder eingeschlossen. Die von Versicherer zu Versicherer unterschiedlich ausformulierten Bedingungswerke ihrer Berufshaftpflichtpolicen prägen Einschluss- und Ausschlussklauseln. Jedoch wirken beide nicht allumfassend, besonders bei Schäden aus der Überschreitung von Kostenanschlägen und -voranschlägen. In TGA Fachplaner 08-2011 bietet der Fachartikel „Wann ist Regress versichert?“ (Webcode 325260) einen Einblick in die Hintergründe der von den Versicherungsgesellschaften gewählten Klauseln und vermittelt auch Nichtjuristen ein generelles Verständnis dafür, welche Faktoren bei Regressfragen von entscheidender Bedeutung sind.

Literatur / Quellen

[1] DIN 276 Kosten im Bauwesen – Teil 1: Kosten im Hochbau. Berlin: Beuth Verlag: Neuauflage November 2006, zuletzt aktualisiert im Dezember 2008

[2] HOAI 2009, Verordnung über die Honorare für Architekten und Ingenieurleistungen (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure – HOAI), vom 11. August 2009 (BGBl I S. 2732)

[3] Mathoi, Th. in Oberndorfer, W. (Hrsg.): Organisation und Kostencontrolling von Bauprojekten. Wien: Manz, Kostenplanung und Kostenverfolgung im Hochbau 2007

[4] Trendelenburg, R.: Die 6. Novelle der HOAI: Einfluss auf Baukosten-Controlling und Wirtschaftlichkeit, aus: computer spezial. Gütersloh: Bauverlag, 1-2010

[5] Oberndorfer, W. (Hrsg.): Organisation und Kostencontrolling von Bauprojekten. Wien: Manz, 2007

[6] Seifert, W., Preussner, M.: Baukostenplanung. Kostenermittlung, Kostenkontrolle, Kostensteuerung, Haftung bei der Kostenplanung. Neuwied: Werner, 2009

[7] Siemon, K.D.: Baukosten bei Neu- und Umbauten. Praxis, Planung und Steuerung. Wiesbaden: Vieweg+Teubner, 2009

Weitere Infos (Auswahl)

http://www.aec-office.de Marktübersicht BMSP-Software

http://www.ava-bau.info Marktübersicht AVA-Software

http://www.bpm-blog.at Bau-Projektmanagement-Blog

http://www.emcb.info Portal für Controlling im Bauwesen

http://www.pm-aktuell.org Projektmanagement-Magazin

http://www.pm-software.info Marktübersicht PM-Software

http://www.projektmagazin.de Projektmanagement-Magazin