“Große Benefits“

Kompakt informieren

• Bei der Einführung einer neuen Software für das Projektmanagement können die Softwareanbieter Daten aus Altsystemen mit überschaubarem Aufwand in die neue Lösung übertragen.
• Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Einführung einer (neuen) Lösung für das Projektmanagement ist, die Mitarbeiter rechtzeitig und in das Ziel einer besseren Unternehmenssteuerung einzubinden.
• Projektcontrolling sichert durch die höhere Eigenverantwortung und Sensibilität der Mitarbeiter den Unternehmenserfolg.
• Die wirtschaftlichen Vorteile einer professionellen Software für das Projektmanagement sind so groß, dass sich die Gesamtinvestitionen in wenigen Jahren bezahlt macht.

Das Ingenieurbüro REA, Reinhart Engert Albert, Beratende Ingenieure GmbH beschäftigt 70 Mitarbeiter. Etwa zehn Jahre nach Unternehmensgründung ging REA im Jahr 2003 den entscheidenden Schritt zur Anschaffung einer Projektmanagement-Lösung und vertraut seitdem dem wiko-Projektcontrolling und der wiko-Projektsteuerung. Um auch in Zukunft unter den sich verändernden gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen als leistungsfähiges und wirtschaftliches Planungsunternehmen erfolgreich bestehen zu können, wie es Karlheinz Albert, Geschäftsführer REA, damals formulierte. Das war der richtige Schritt, ist sich Albert heute sicher, denn alle definierten Ansprüche sind erfüllt worden.

Unproblematische Einführung

Der Entscheidung pro wiko vorausgegangen war die Überzeugung, dass man mit dem Altsystem langsam aber sicher, an die Grenzen der von REA geforderten Leistungsfähigkeit einer Projektmanagementlösung sowie der Steuerung – im Sinne eines Controlling – der etwa 120 laufenden Projekte stieß. Neben der reinen Angebots- und Abrechnungsthematik wollte man beispielsweise auch Statistiken erstellen, das Mahnwesen optimieren und die Zeiterfassung mit dem System abbilden, was mit der Anschaffung zusätzlicher Module des Altsystems verbunden gewesen wäre.

Nach einer Marktsondierung von etwa einem halben Jahr blieben zwei Lösungen übrig – eigentlich nur eine. „Beim zweiten System wären die Daten zudem extern gehostet worden, und das wollten wir nicht“, begründet Albert die Entscheidung für wiko. Aber auch was Handling, die dahinterstehende Idee einer durchgängigen Business-Lösung für projektorientierte Unternehmen und die daraus abgeleitete Programmstruktur anbetrifft, überzeugte wiko die REA-Ingenieure. Albert: „Die wiko-Lösung war und ist immer sehr nahe am Planer, am Gebäudetechnikplaner oder am Architekten dran, weil sie einfach aus der Sparte kommt und immer da geblieben ist. So sehen wir das noch heute.“

Dazu kam die wichtige Zusicherung des Anbieters, wiko Bausoftware, die Daten aus dem Altsystem schnell und fehlerfrei in die neue Lösung zu übernehmen. Eine Grundvoraussetzung für einen reibungslosen und aufwandsminimalen Systemwechsel. Albert: „Die Einführung ist damals einwandfrei über die Bühne gegangen. Die Datenübernahme, die Datenaufbereitung und auch die Umsetzung haben genauso funktioniert, wie wir es in der Vorbereitung besprochen haben.“ Parallel wurden die Mitarbeiter geschult und für die großen Vorteile des Unternehmens und damit auch der Mitarbeiter sensibilisiert, jetzt „plötzlich“ Stunden auf Projekte und Leistungsphasen abzubilden und zu buchen.

Hohe Akzeptanz durch die Mitarbeiter

Der Auftrag an wiko erging im September 2003. Im Oktober erfolgte die Datenübernahme, im November die Bewertung der Datenqualität und am 1. Dezember erfolgte der Echtstart. „Eine große Herausforderung“, fasst Albert die Implementierung zusammen, „war die Altdatenübernahme, die aber schließlich ohne Probleme vonstattenging.“ Die damals aktuellen Datenbestände mit mehr als 1100 Projekten (darunter Projekte mit einer Laufzeit von mehr als zehn Jahren), also die Projektstammdaten, Personalstammdaten, die Honorarermittlungen und Rechnungsstände sowie weitere Bewegungsdaten wie Leistungsstände und Stundenbuchungen wurden in nur einem Monat übernommen.

„Zudem musste auch die Komplexität des Bereichs ‚Technische Ausrüstung‘ im HOAI-Umfeld nach der Datenübernahme in wiko 1:1 abgebildet werden“, erinnert sich Albert. Summa summarum dauerten die Einführung der Lösung selbst, die umfangreiche und fehlerfreie Datenübernahme, die Consulting-Tage, das Customizing, die Schulung sowie die Testphase knapp vier Monate. „Wir haben seit dem letzten Tag der Einführung sämtliche Angebote und sämtliche Rechnungen mit unserer neuen Lösung erstellt. Denn ohne Rechnung kann kein Unternehmen überleben. Und ohne Angebote kommen keine neuen Aufträge. Das war das wichtigste Thema.“

Für den Erfolg der Software-Einführung gab es aber noch ein weiteres Kriterium: „Die Akzeptanz der Mitarbeiter für das neue System war in jeder Phase der Implementierung sehr hoch, da alle Beteiligten von Anfang an in das Projekt und das damit verbundene Ziel einer besseren Unternehmenssteuerung eingebunden waren.“ Albert: „Wir sind im Vorfeld sehr detailliert auf die Vorteile der konkreten Anwendungen für die Mitarbeiter eingegangen, vor allem auf das Controlling als wichtiges Steuerungsinstrument, um schließlich die Zukunft des Unternehmens und damit auch die Arbeitsplätze der Mitarbeiter langfristig zu sichern.“ Zum Return-of-Investment (ROI) heute befragt, geht Albert davon aus, dass der ROI schon nach knapp zwei Jahre erreicht wurde.

Controlling- und Mahninstrument

Das ausgefeilte Berechtigungskonzept erlaubt personenbezogene Lese- und Schreibrechte: Genutzt wird die Software in vollem Umfang von der Geschäftsführung, und zwar in allen betriebswirtschaftlichen Bereichen des Unternehmens. Die Team- und Projektleiter haben Zugriff, um in erster Linie die Pflege des Leistungsstandes sowie das Controlling zu managen; zudem können alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten via Web schnell und einfach erfassen.

Albert zum täglichen Umgang: „Die Lösung kann alle von der HOAI – aufgrund der Komplexität des Segments ‚Technische Gebäudeausrüstung‘ – an uns herangetragenen Spezialitäten abbilden.“ Gearbeitet wird mit der Softwarelösung in der Zeit- und in der Nebenkostenerfassung, beim Auftragseingang und bei der Fakturierung und mit dem Branchenmodul ‚Bauplanung/HOAI‘ und der Unter­nehmensplanung. „Gerade für den in einem ­Unternehmen (überlebens-)wichtigen betriebswirtschaftlichen Part haben wir mit wiko ein starkes Controlling- und Mahninstrument an der Hand, wobei dem Mahnwesen in dieser ­immer noch wirtschaftlich angespannten Lage eine zentrale Bedeutung zukommt, mehr noch: es ist substanzieller Bestandteil des ­Unternehmens geworden“, bringt Albert eine der Top-Anwendungen von wiko auf den Punkt.

Sieben Jahre nach der Einführung resümiert Albert die großen Benefits: „Ein großer Vorteil ist, dass wir jetzt wirklich ein Instrument an der Hand haben, um die Projektstände objektiv zu bewerten. Früher hat man nur geahnt, ob ein Projekt gut oder schlecht läuft. Aber wie gut oder wie schlecht es in Euro und Cent oder in Stunden tatsächlich dasteht, hat man nie gewusst. Und das ist der ganz große Vorteil unserer neuen Software-Lösung.“

Mit diesem Wissen kann REA rechtzeitig gegensteuern und entsprechende Nachweise für Zusatzleistungen, Bauzeitverlängerung und andere wichtige Dokumente auf Knopfdruck produzieren. Albert: „Und ich kann meinem Auftraggeber auch mal eine Stundenauswertung auf den Tisch legen, um zu zeigen, was wir in einem bestimmten Zeitraum gemacht haben. Oder: Das ist eine besondere Leistung und kostet den und den Betrag.“

Weiter kann REA für die Bauleitung transparent nachweisen, wieso, weshalb und wie lange der verantwortliche Mitarbeiter tatsächlich an der Baustelle war. 2003 sah das anders aus. „Das war damals ein Stück weit Intention und sehr aufwendig, sauber nachzuweisen, dass man eine Leistung erbracht hat. Es ist ein weiterer großer Vorteil, dass wir die Projektstände per Knopfdruck detailliert einsehen, Nachweise führen und reagieren können.“ REA geht „so heute weit weniger Geld durch die Lappen“ (Albert).

Darüber hinaus wurde zwischenzeitlich das Modul Unternehmensplanung ergänzt, mit dem die Stundensatzkalkulation im Ist-Zustand festgestellt und für die Zukunft geplant werden kann. Auch werden damit Kennzahlen wie Umsatz pro Mitarbeiter oder statistisch Beschäftigte ermittelt. Albert: „Auch der Einsatz der Personalplanung innerhalb von wiko hat stark zugenommen; dazu wurden in der Lösung gemäß unserer Vorgaben individuelle Anpassungen vorgenommen.“

Unternehmenssteuerung

wiko ist für REA zu einem Unternehmensteuerungsinstrument geworden: „Heute, viel mehr noch als damals. Steuerungsmechanismen gibt es natürlich viele, auch fremdbestimmte, aber im Rahmen dessen, was man steuern kann, steht uns das Werkzeug wiko wirklich zur Verfügung und wir setzen es erfolgreich ein“, erläutert Albert den Stellenwert für das Projektcontrolling. Dazu kommt noch ein weiterer wichtiger Aspekt, der den Unternehmenserfolg ebenfalls nachhaltig sichert: Die gestiegene Eigenverantwortung und Sensibilität der Mitarbeiter durch den täglichen Umgang mit den wiko-Modulen.

Albert: „Viele unserer Mitarbeiter sind wie kleine Unternehmer, die ihr Projekt betrachten und darunter auch einen finanziellen Erfolg sehen möchten – dann aber eventuell merken, dass es Randbedingungen gibt, die es schwer machen, das Projekt positiv abzuschließen. So wissen sie ganz genau, was den finanziellen Erfolg gesichert, geschmälert oder eben ganz zunichte gemacht hat, sodass heute das ganze Unternehmen von diesem Zuwachs an Sensibilität profitiert.“ Insgesamt hat die Disziplin, Stunden und Zeiten konsequent zu buchen und zu führen, durch den einfachen Umgang mit der Software deutlich zugenommen.

Projektcontrolling sichert die Existenz

Ganz wichtig beim Handling des Systems war und ist für das Würzburger Planungsbüro immer die Frage: „Wo brauche ich das System in der Tiefe, im Detail? – Nice-to-have oder must be?“ Einen großen Vorteil sieht Albert heute mehr den je in der Fülle von wichtigen, betriebswirtschaftlichen Informationen, die das System der Geschäftführung auf Knopfdruck umfassend und schnell zur Verfügung stellt. „Wir wollten unbedingt eine Software, die es uns erlaubt, Auswertungen auch individuell zu gestalten, und genau das können wir jetzt seit Jahren bestens.“

Das erfordert ein betriebswirtschaftliches Denken über den Tellerrand des täglichen Geschäfts hinaus, sagt Albert: „Planungsunternehmen ab einer Größe von mehr als zehn Mitarbeitern können heute ohne Projektcontrolling und -management langfristig nicht überleben. Schon allein für das Thema Bilanzerstellung, teilfertige Leistungen, Stundensatzkalkulation und ähnliche Dinge bedarf es einer professionellen Software, um beispielsweise dem Steuerberater entsprechende Zahlen für die Bilanz zu liefern. Dazu kommen betriebswirtschaftliche Auswertungen für die Banken. Egal wozu, es ist einfach wichtig, dass man Zahlen auch mit der entsprechenden Datenerfassung belegen kann. Das sind alles Dinge, die man sonst über verschiedene Excel-Listen mühsam zu erstellen versucht. Und man wird so nie aktuelle Daten bekommen. Wir haben uns davon befreit. Es ist eindeutig ein Vorteil, wenn über ein verlässliches Werkzeug alle Informationen vorhanden und einfach abrufbar sind. Nur so kann man schnell und verlässlich stimmige, aktuelle Zahlen und Informationen zusammenbringen.“

Fazit

wiko-Projektcontrolling nimmt im Bereich Betriebswirtschaft seit 2003 die zentrale Rolle beim Würzburger Ingenieurbüro REA ein. Neben der kompletten Projektabrechnung erfüllt die Lösung alle von dem TGA-Planungsbüro gestellten Forderungen an ein modernes IT-System und deckt – quasi als Business-Modell – das komplette Geschäft ab und liefert als MIS (Management Information System) die entsprechenden Kennzahlen an die Unternehmensführung.

Besonders wertvoll sind dabei die Projektzeiterfassung, die auch Aussagen über die Auslastung des einzelnen Mitarbeiters erlaubt, die zeitnahen Leistungsstände in Verbindung mit der entsprechenden Rechnungsstellung sowie der systematische Ausbau des Mahnwesens. Albert: „Für die Funktionalitäten, die wir von einem Controlling-Tool erwarten, ist wiko voll umfänglich einsetzbar und stellt alle Merkmale zur Verfügung. In der Komplettheit der Software ist wiko am Markt sicher mit am weitesten vorne.“

Ingenieurbüro REA

Das Ingenieurbüro REA, Reinhart Engert Albert, Beratende Ingenieure GmbH, Würzburg, wurde 1992 als Planungsbüro für Technische Gebäudeausrüstung gegründet. Das Leistungsspektrum des heute 70 Mitarbeiter starken Unternehmens umfasst die Planung und Objektüberwachung auf den Gebieten Sanitär, Wärme, Klima, Kälte, Elektro- und Datentechnik, Mess-, Steuer- und Regeltechnik, Schwimmbad- und Fördertechnik, medizinische Gasversorgung, Kühlraum-, Großküchen- sowie Labortechnik. Zu den Kunden zählen öffentliche Einrichtungen und die freie Wirtschaft.

https://www.rea-ingenieure.de/

ist Fachjournalist und unterhält ein eigenes Redaktionsbüro in Dresden, tino.boehler@redaktionsbuerodresden.de

wiko Bausoftware

wiko steht für 25 Jahre Erfahrung in der Entwicklung betriebswirtschaftlicher Software für die Baubranche. Zentrale Module sind das wiko-Projektcontrolling und die wiko-Projektsteuerung. Diese können um Module für Baukosten- und Investitionscontrolling, Immobilien-Portfoliomanagement, HOAI, Dokumentation, Termin- und Ressourcenplanung, Leistungserfassung, Büroorganisation und Unternehmensplanung zur voll integrierten Geschäftslösung ausgebaut werden. Schnittstellen zu Finanz- und Office-Lösungen ermöglichen die Einbindung in bestehende Systemlandschaften. Mit wiko lassen sich Projekte in Architektur- und Ingenieurgesellschaften sowie in Immobilienunternehmen und Bauabteilungen der öffentlichen Hand, aus Industrie, Handel und Finanzwesen wirtschaftlich und effizient planen und steuern. Die Produkte werden von über 650 Unternehmen und 28000 Anwender genutzt.

https://www.wiko.de/

Wer ein Ingenieurbüro ohne professionelle Lösung für das Projektmanagement leitet, wird über den geschäftlichen Erfolg entscheidende Fragen häufig nicht sicher und auf Fakten abgestützt beantworten können. Eine entsprechende Software findet im Rahmen der Auftragsverfolgung sowie Projektplanung und -steuerung auf folgende Fragen die richtigen Antworten nahezu auf Knopfdruck.

Auftragsverfolgung

• Wie hoch ist das (bewertete) Akquisitions­volumen?
• Mit wem gibt es Auftragsmöglichkeiten?
• Wie hoch ist der (Rest)Auftragsbestand?
• Wo steht das Projekt bzw. wo stehen die Projekte?
• Wie hoch ist der Fremdleistungsaufwand?
• Mit welchem Kunden haben wir welchen ­Honorarumsatz und welches Ergebnis?
• Rentieren sich die kleinen Projekte?
• In welchen Phasen machen wir Gewinn?
• Welche Abteilung hat welche Honorare, Kosten, Ergebnisse?
• Wie viel abrechenbares Honorar steht zur Verfügung (Vorleistung)?
• Wie hoch sind die Außenstände?
• Wie war die Produktivität, wie war die Auslastung?
• Pro Kopf-Umsatz, durchschnittlicher ­Stundenerlös…

Projektplanung und -steuerung

• Wann werden wir welchen Umsatz machen?
• Wann werden welche Ergebnisse erreicht?
• Wie wird die Auslastung (Niederlassungen, ­Abteilungen, Teams, Mitarbeiter…) sein?
• Welche Ressourcen, Fremdleister werden wir benötigen?
• Welche terminlichen Engpässe bestehen?
• Sind die Projekttermine eingehalten?
• Wer hat was bis wann zu tun (auch Team-, ­Abteilungs- und Projekt -übergreifend)?
• Welche Informationen- Dokumente bestehen zum Projekt?
• Wie wird sich unser Liquiditätsbedarf / Cash Flow entwickeln?