Nutzte man früher Telefon und Fax, um Projektdetails mit anderen Planern, Handwerkern oder Bauherren zu klären, so sind es heute das Telefon und die E-Mail inklusive Anhang. Für die Besprechung relevante CAD-Pläne, Berechnungen oder Ausschreibungstexte sollten dem Gesprächspartner jedoch vorliegen, bevor man sie am Telefon bespricht. Kann der Gesprächspartner nicht unmittelbar sehen, welches Detail eines Dokuments gerade gemeint ist, sind Besprechungen über viele Kilometer hinweg umständlich und können zu Missverständnissen führen.
Eine neue Kommunikationsform, das Desktop-Sharing (auch „Netmeeting“ oder „Web-Conferencing“), erlaubt den interaktiven Austausch von Sprache, Text, Bildern und Daten über das Internet. An unterschiedlichen Standorten sitzende Planer können per „Fernsteuer“-Funktion sogar gemeinsam an einem CAD-Projekt arbeiten. Beflügelt wird diese moderne Kommunikationsform durch die zunehmende Verbreitung von Breitbandanschlüssen (DSL) und die Integration der Internet-Telefonie (VoIP, Voice over IP). Mithilfe eines im Monitor oder Notebook eingebauten Mikrofons/Lautsprechers oder Headsets können die Beteiligten parallel, wenn nötig über Kontinente hinweg kommunizieren, ohne zusätzlich Leitungskosten zu verursachen.
So funktioniert Desktop-Sharing
Eine Online-Besprechung lässt sich spontan einberufen: Der „Konferenzleiter“, der eine meist kostenpflichtige Lizenz des Programms besitzen muss, um Besprechungen mit Partnern in aller Welt abhalten zu können, lädt die Teilnehmer per Telefon oder E-Mail zur gemeinsamen Sitzung ein. Der oder die Teilnehmer müssen weder das Programm kaufen noch installieren. Vorkenntnisse sind auch nicht erforderlich. Über eine angegebene Web-Adresse müssen die Teilnehmer lediglich ein kostenloses Gastmodul starten, ihren Namen und eine für diese Sitzung generierte Identifikationsnummer eingeben – und die Verbindung steht.
Unterschiedliche Betriebssysteme erkennt die Software in der Regel automatisch. Wird zusätzlich die VoIP-Funktion genutzt, sollten PC bzw. eine vollduplexfähige Soundkarte, die gleichzeitiges Senden und Empfangen ermöglicht (ist heute Standard), und eine integrierte Mikrofon-/Lautsprecherkombination oder einen Headset-Steckplatz besitzen. Während der Besprechung kann der Konferenzleiter bestimmen, wer seinen Bildschirminhalt zeigen oder – sofern eine entsprechende Funktion vorhanden ist – wer auf seinen PC zugreifen darf. Auch umgekehrt müssen die Teilnehmer zuvor explizit einem externen Zugriff auf bestimmte Bereiche zustimmen. Per Mausklick oder Tastatur lässt sich die Fernsteuer-Funktion jederzeit beenden.
Was kann Desktop-Sharing?
Viele Anwender von (Bau-)Software kennen die Technik bereits, denn Softwareanbieter nutzen Desktop-Sharing schon seit geraumer Zeit für die Präsentation und Schulung sowie die Fernsteuer-Funktion für den Software-Support. Dass man die gleiche Technik auch für die Projektbesprechung und Teamarbeit nutzen kann, hat sich noch nicht überall herumgesprochen. Dabei verfügt Desktop Sharing über eine Vielzahl von Vorteilen und Möglichkeiten:
Online-Besprechung: Dank der Integration des Daten- und Telefonnetzes lassen sich am PC-Monitor angezeigte Dokumente, Zeichnungen oder Fotos interaktiv besprechen, fast so als wäre der Partner anwesend. Mithilfe eines für alle sichtbaren Zeigepfeils kommt man schnell auf den Punkt, weil alle am Monitor sehen, was gemeint ist. Ein umständliches Beschreiben der Stelle, um die es gerade geht – etwa anhand von Seitenzahlen/Absätzen, Spalten/Zeilen oder Planquadraten – ist nicht erforderlich. Mit der sogenannten Whiteboard-Funktion wird vom aktuellen Bildschirminhalt – etwa einem Planausschnitt – ein Screenshot erzeugt, auf dem man skizzieren, mit einem Marker wichtige Stellen markieren, korrigieren oder kurze Bemerkungen eintragen kann.
Da sich Online-Besprechungen schnell arrangieren lassen, sind Projektbesprechungen oder der wöchentliche Jour fixe mit mehreren Projektbeteiligten spontan durchführbar – vorausgesetzt diese sind zum vereinbarten Zeitpunkt „online“. Sogar die aktuelle Situation auf der Baustelle kann bei Bedarf per Web-Kamera eingeblendet werden. Für die teamorientierte Arbeit an Projekten über viele Kilometer hinweg ist die optionale Fernsteuerungs-Funktion (Remote Control) nützlich. Damit sind die Teilnehmer in der Lage, auf eine beliebige Software des jeweils anderen Partners zuzugreifen. So kann man beispielsweise gemeinsam an der 3D-Leitungsplanung feilen, CAD-Pläne korrigieren oder Ausschreibungstexte zusammenstellen.
Online-Präsentation: TGA-Projekte werden zunehmend dreidimensional am Computer entwickelt. Das hat neben der durchgängigen Datennutzung den Vorteil, dass Projekte sich plastisch am Bildschirm präsentieren lassen. So kann man dem viele Kilometer entfernten Architekt oder Bauherren an seinem eigenen PC schnell den Projektstand zeigen und erläutern. Änderungswünsche lassen sich unmittelbar umsetzen und besprechen, was die Konzeptions- und Entwurfsphase verkürzen kann. Per Web-Kamera eingeblendete Produktmuster oder Modelle können ebenfalls präsentiert und gemeinsam besprochen werden.
Kostenvorteile: Zwar können per Desktop-Sharing übertragene Bildschirminhalte parallel auch die integrierte Text-Chat-Funktion oder über das Festnetz-, respektive Mobiltelefon, kommentiert werden. Bequemer und preiswerter ist jedoch eine integrierte VoIP-Funktion. Damit bezeichnet man das Telefonieren über ein Computer-Netzwerk auf Grundlage des Internet-Protokolls. VoIP-Gespräche sind kostenlos (abgesehen von der Gebühr für die Internet-Nutzung). Dabei ist es unerheblich, ob gerade mit dem Bauunternehmer im Nachbarort oder mit der Niederlassung in China kommuniziert wird. In vielen Fällen lassen sich durch die Verwendung von Desktop-Sharing Reisekosten einsparen (siehe auch Beispielrechnung im Info-Kasten).
Was kann Desktop-Sharing nicht?
Die multimediale Internet-Kommunikation hilft, Zeit zu sparen, Missverständnisse zu vermeiden und Entscheidungsprozesse zu verkürzen. Besprechungen lassen sich aber nicht in allen Fällen durch Online-Sitzungen ersetzen. Immer dann, wenn eine Baustelle im Detail besichtigt werden muss, persönliche Präsenz vom Gesprächspartner erwartet wird oder Verhandlungsgeschick erforderlich ist, gerät DesktopSharing an seine Grenzen. Die Übermittlung nonverbaler Informationen durch Gestik oder Mimik spielt bei Besprechungen eine große Rolle. Im Bildschirmmonitor integrierte oder aufgesteckte Web-Kameras können diese Informationen auch aufgrund ihrer relativ geringen Bildauflösung (meist zwischen 320 × 240 und 640 × 480 Pixel) nicht befriedigend „rüberbringen“. Nehmen ferner mehrere Personen in einem Raum an einer Besprechung teil, sind die technisch aufwendigeren, aber auch teureren Videokonferenz-Systeme sinnvoller, da sie die Raumakustik besser im Griff haben und eine höhere technische Qualität bieten.
Technik und Sicherheit
Auch mit Partnern, die lediglich über eine Modem- oder ISDN-Verbindung verfügen, kann man Projekte online besprechen. Will man allerdings alle Funktionen (Desktop Sharing, Remote Control, VoIP, Video etc.) gleichzeitig nutzen, empfehlen Hersteller eine schnelle DSL-Verbindung (ab DSL 2000) für alle Teilnehmer. Andernfalls kann es zu Qualitätseinbußen bei der Bild- und Sprachübertragung kommen. Gründe für eine schlechte Bild/Sprachqualität, Aussetzer, Nebengeräusche oder Hall-Effekte sind meist eine schwankende Übertragungsgeschwindigkeit der Datenleitung. Im Hinblick auf Datensicherheit ist Desktop-Sharing nicht ganz unproblematisch, da vertrauliche Informationen über öffentlich zugängliche Leitungen transportiert werden. Passwörter, Sitzungs-Kennziffern oder Verschlüsselungen gewährleisten jedoch einen halbwegs guten Schutz vor Lauschangriffen und Datendiebstahl.
Checkliste: darauf sollte man achten
Nutzen die Kommunikationspartner unterschiedliche Betriebssysteme (Windows, Mac, Linux etc.), sollte die Software dies unterstützen. Damit Online-Besprechungen auch mit neuen Partnern spontan abgehalten werden können, sollte ein Internet-Anschluss die einzige Teilnahme-Voraussetzung sein. Desktop-SharingSysteme setzen in der Regel keine Installation und nur einige eine Anmeldung (im SitzungsFenster) voraus. Das Zeigen der eigenen Bildschirminhalte und das Sehen der Inhalte der Partner reichen für eine Projektbesprechung aus. Das „Fernsteuern“ ist nur dann sinnvoll, wenn ein Projektteam beispielsweise gemeinsam an einem CAD-Plan arbeiten soll. Kommunizieren lediglich z.B. Architekt und Fachingenieur miteinander, ist eine 1:1-Verbindung ausreichend. Projektbesprechungen mit mehreren Projektpartnern gleichzeitig erfordern 1:n-Lösungen.
Nicht in allen Systemen ist eine VoIP-Funktion integriert. Dann muss man parallel per Text-Chat, Festnetz, Handy oder VoIP-Anbieter kommunizieren. Eine zusätzliche Video-Funktion erlaubt nicht nur, die Mimik und Gestik des Gesprächspartners je nach Kameraauflösung mehr oder weniger gut zu erkennen, sondern auch Arbeitsmodelle oder Materialmuster zu präsentieren. Mit der Blickrichtung definiert der Konferenzleiter, ob er seinen Bildschirm zeigt oder den vom Konferenzpartner sieht. Da man nicht alles zeigen will, sollte man bestimmen können, welche Applikation (Anwendungssoftware) bzw. welcher Bildschirmausschnitt gerade angezeigt wird.
Mit einem auffällig gefärbten und blinkenden Pfeil (Pointer) können die Teilnehmer zeigen, wovon sie gerade sprechen. Neben dieser Grundfunktion sind Marker oder Stifte sinnvoll, mit denen Textstellen markiert oder kleine Skizzen gezeichnet werden können. Mit einer Notizfunktion lassen sich beispielsweise im Plan Kommentare einfügen. Kurze Textpassagen oder Zeichnungsinhalte können per Drag und Drop ausgetauscht werden. Auch Dateien müssen nicht separat per E-Mail versandt, sondern können parallel zur Besprechung ausgetauscht werden.
Die Vergabe von Passwörtern, sitzungsabhängigen Identifikations-Nummern, die Verschlüsselung der Bild-/Sprachinformation und andere Sicherheitseinrichtungen sorgen für Sicherheit.
Die Preismodelle der einzelnen Anbieter sind unterschiedlich. Modulare Produkte haben den Vorteil, dass man seine Lösung individuell zusammenstellen kann (z.B. 1:1, nur Zeigen/Sehen etc.), was sich auch im Preis bemerkbar macht. Alternativ kann man die Software auch mieten. Die meisten Anbieter offerieren kostenlose Testzugänge im Internet. Einige Angebote sind für die private Nutzung, respektive für maximal drei Teilnehmer kostenlos (z.B. Netviewer, TeamViewer, Spreed). Stichwort Kostenlos: Google Text & Tabellen (Google docs) ermöglicht in eingeschränkter Form auch eine Art von „Desktop-Sharing“. Dieser von Google kostenfrei angebotene Online-Dienst zur kooperativen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation ermöglicht die gemeinsame Erstellung und Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen in Echtzeit. Weitere Infos: http://www.google.com/google-d-s/intl/de/tour1.html
Desktop-Sharing: Schnell bezahlt
Zeit ist Geld – wer zur Besprechung und Klärung wichtiger Fragen nicht erst eine zeitraubende Dienstreise antreten muss, sondern alles vom eigenen PC aus erledigen kann, ist im Vorteil. Desktop-Sharing ist im Gegensatz zu Videokonferenz-Lösungen zudem sehr preiswert, denn für die Teilnehmer fallen, außer für die Internet-Verbindung, keine Kosten an. Lediglich der Organisator – in der Regel ist das der projektleitende Planer – muss Lizenzkosten für die Software entrichten. Eine Desktop Sharing-Lizenz kostet als 1:1-Lösung (ein Konferenzleiter, ein Teilnehmer) zwischen 300 und 1700 Euro, je nach Funktionalität. Die Mietkosten liegen bei 25 bis 30 Euro/Monat. Werden Online-Besprechungen häufiger abgehalten und finden die Besprechungen in geräuschvoller Umgebung statt, empfiehlt sich der Kauf eines Headsets und – sofern nicht im Monitor integriert – einer externen Web-Kamera (jeweils ab ca. 30 Euro). Marian Behaneck, Jockgrim
Weitere Infos (Auswahl)
http://vcc.zih.tu-dresden.de Test Videokonferenzdienste
http://www.florianmessner.com/voip VoIP-Grundlagen und Praxistipps
http://www.onlinemeeting.biz Online-Meeting-Tools im Test
https://www.realtime-collaboration.de/ Blog zum Thema Webkonferenzen
http://www.voip-info.de VoIP-Portal
Weitere Lösungen und Anbieter (Auswahl)
Desktop-Sharing: BestConference (http://www.bestsella.com), Citrix GoToMeeting (http://www.citrix.de), Comfidence Audience (http://www.streamcraft.de), Easy-PC-Gate (http://www.easy-pc-gate.de), EasyAudio/BusinessAudio (http://www.meetyoo.de), LogMeIn (http://www.logmein.de), Ilinc (http://www.netucate.com), NTR meeting (http://www.ntrglobal.com), Net-Conference (http://www.utomi.de), Webex Meeting (http://www.webex.de)
Videokonferenz: Cisco TelePresence (http://www.cisco.de), LifeSize Room (https://www.enghousevideo.com/lifesize), Polycom HDX 9004 (https://www.poly.com/us/en), Sony PCS-TL30P/ PCS-TL50P (http://www.sonybiz.net), Tandberg Experia (http://www.tandberg.de)
